Checklist para organizar un festival de música de viento

Organizar un festival de música de viento requiere coordinar bandas, asociaciones, actuaciones y servicios en un mismo horario. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha y comprobar permisos hasta preparar el recinto, el sonido y el catering. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como los datos de contacto, las preferencias dietéticas, los horarios de tráfico y la lista de instrumentos. Usa el plan para repartir responsabilidades y llegar al día del festival con cada tarea asignada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Invitar a las bandas de música
2 personas
Confirmar las asociaciones participantes
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar los datos de contacto de los participantes
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Hacer el plano del lugar
2 personas
Compartir los horarios de actuación
Compartir información de tráfico
Asignar voluntarios
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar la bebida
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
Montar los soportes de música
2 personas
Imprimir folletos del programa
Hacer carteles de ruta
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar el cambio de caja
Probar la terminal de pago
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Marcar los emplazamientos de las carpas
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar tiendas
5 personas
Preparar la zona del escenario
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de catering
3 personas
Montar el mostrador de caja
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el punto de información
2 personas
Colocar los instrumentos de forma segura
3 personas
Colgar el programa
Comprobar el sonido
2 personas
Comprobar la iluminación del escenario
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar las actuaciones
2 personas
Cambiar los puestos de música
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Cronometrar las actuaciones
Servir el catering
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recorrer el recinto
2 personas
Atender el punto de primeros auxilios
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Tomar fotos
Cerrar la última actuación
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas
Reunir los instrumentos
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar las mesas
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Apilar mesas y sillas
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 180
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 6
Percheroscant. 3
Taburetescant. 12
Piezas de escenariocant. 12
Mesas con micrófonos de escenariocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas para servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Cucharillas de cafécant. 80

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 8
Atrilescant. 80
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Terminales de pagocant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Linternas de manocant. 6
Dollycant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Abrebotellascant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del festivalcant. 20
Mantelescant. 16
Credencialescant. 100
Folletos del programacant. 250
Carteles de rutacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Conos de señalizacióncant. 12
Puentes de cablecant. 6
Extintorescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las actuaciones antes de enviar las invitaciones. Así las bandas pueden confirmar su participación con horarios concretos y reduces cambios de última hora.
Pide las inscripciones, los datos de contacto y las preferencias dietéticas con una fecha límite de al menos 10 días antes. Necesitarás esas cifras para calcular el catering y preparar las compras.
Comprueba los permisos, el seguro y el plano del lugar antes de montar nada. Marca en el plano el escenario, las mesas, las carpas, los accesos, los cables y la zona de público.
Comparte los horarios de actuación y la información de tráfico entre 3 y 5 días antes. Asigna también voluntarios por turnos y entrega walkie-talkies a las personas que coordinen escenario, recepción y catering.
Revisa el sonido y los instrumentos el día anterior: micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, atriles, alargadores y regletas. Enfría las bebidas y prepara café, té, aperitivos y sándwiches con un margen de 2 horas antes de la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música de viento?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar la fecha, invitar a las bandas y comprobar permisos y seguro. Deja las confirmaciones finales, el plano y los horarios cerrados al menos 10 días antes.
¿Cuánta bebida necesito para un festival de música?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Añade agua y reserva bebidas suficientes para músicos, voluntarios y personal, no solo para el público.
¿Cuándo debo confirmar las bandas y las actuaciones?: Pide una confirmación inicial al enviar la invitación y cierra la lista de bandas como mínimo 4 semanas antes. Comparte el horario definitivo entre 3 y 5 días antes del festival.
¿Qué material de sonido hace falta para un festival de música de viento?: Comprueba micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, cables alargadores, regletas y canaletas para cables. Haz una prueba completa al menos 1 día antes y lleva una lista de instrumentos y atriles por actuación.

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