Organiser un festival de fanfare sans rien oublier

Un festival de fanfare demande de coordonner les associations musicales, les horaires de passage, la circulation et toute la logistique sur place. Commence par fixer la date et le programme, puis confirme les groupes avant d’envoyer les invitations. Les autorisations, l’assurance et le plan du site doivent être réglés assez tôt pour éviter les blocages de dernière minute. Cette checklist rassemble les 94 tâches et les 63 éléments à prévoir, de la première réservation au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Inviter les associations musicales
2 personnes
Confirmer les associations participantes
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les coordonnées des participants
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le plan du site
2 personnes
Communiquer les horaires de passage
Partager les informations sur la circulation
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
Installer les stands de musique
2 personnes
Imprimer les programmes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Prévoir la monnaie de caisse
Tester le terminal de paiement
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Marquer les emplacements des tentes
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Préparer l'espace scène
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
Afficher le programme
Vérifier le son
2 personnes
Vérifier l’éclairage de scène
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les spectacles
2 personnes
Échanger les stands de musique
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Chronométrer les spectacles
Assurer le service traiteur
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Faire des rondes sur le terrain
2 personnes
Tenir le point de contact des premiers secours
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Prendre des photos
Clore la dernière performance
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes
Rassembler les instruments
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Essuyer les tables
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 6
Portantsqté 3
Tabouretsqté 12
Éléments de podiumqté 12
Tables de micros de scèneqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 80

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Pieds de microqté 80
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6
Dollyqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 20
Tapis rafraîchissantsqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de festivalqté 20
Nappesqté 16
Badges nominatifsqté 100
Brochures du programmeqté 250
Panneaux d’orientationqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Plots de balisageqté 12
Passages de câblesqté 6
Extincteursqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme au moins 3 à 6 mois avant le festival. Demande rapidement aux associations leurs disponibilités, leurs besoins alimentaires et les coordonnées d’un responsable.
Confirme les groupes avant de communiquer les horaires définitifs. Envoie les passages, les informations de circulation et le plan d’accès au moins 2 semaines à l’avance.
Vérifie les autorisations et l’assurance avant toute installation. Fais valider le plan du site au plus tard 1 mois avant l’événement, surtout si des tentes, une scène ou des stands sont prévus.
Prépare les quantités de catering à partir des inscriptions confirmées. Refroidis les boissons la veille et prévois la préparation des sandwichs, des en-cas, du café et du thé le jour même.
Teste la sonorisation et l’alimentation électrique avant l’arrivée des musiciens. Vérifie les microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, rallonges, multiprises et talkies-walkies au moins 2 heures avant le premier passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de fanfare ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour coordonner les associations, le programme, les réservations et les autorisations. Garde les 2 dernières semaines pour confirmer les participants, les horaires, les bénévoles et les besoins alimentaires.
Quand faut-il confirmer les fanfares participantes ?: Essaie d’obtenir les confirmations 8 à 12 semaines avant le festival. Tu peux alors établir les spectacles, traiter les inscriptions et envoyer un programme fiable aux participants.
Quand préparer le matériel de scène et la sonorisation ?: Fais l’inventaire des instruments et du matériel au moins 1 semaine avant. Installe et teste la scène, les microphones, les haut-parleurs et les câbles 2 heures avant le début des spectacles.
Combien de boissons prévoir pour un festival de fanfare ?: Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la météo. Refroidis les boissons la veille et garde des glacières disponibles pendant toute la journée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.