Blasmusikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Blasmusikfestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Vereine müssen rechtzeitig zusagen, Auftritte sinnvoll verteilt und Genehmigungen geprüft werden. Plane Technik, Sitzplätze und Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag, sondern in festen Etappen. Besonders häufig fehlen am Ende Notenständer, gekühlte Getränke, Verlängerungskabel oder aktuelle Kontaktdaten. Die Checkliste bündelt 94 Aufgaben und 63 benötigte Gegenstände – von der ersten Einladung bis zum bereitgestellten Kaffee.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Musikvereine einladen
2 Personen
Auftrittsvereine bestätigen
2 Personen
Auftritte einplanen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten der Teilnehmer sammeln
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Location-Aufteilung erstellen
2 Personen
Auftrittszeiten teilen
Verkehrsinformationen teilen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Brötchen vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Instrumentenliste prüfen
2 Personen
Musikständer aufstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
Wegweiser erstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wechselgeld für die Kasse bereitstellen
Bezahlterminal testen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Wettervorhersage prüfen
Zeltstandorte markieren
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Zelte aufbauen
5 Personen
Bühnenfläche vorbereiten
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Cateringtheke einrichten
3 Personen
Kassenbereich einrichten
2 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Infopunkt einrichten
2 Personen
Instrumente sicher platzieren
3 Personen
Programm aufhängen
Ton prüfen
2 Personen
Bühnenbeleuchtung kontrollieren
2 Personen

Event

Künstler empfangen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Auftritte ankündigen
Auftritte betreuen
2 Personen
Musikstände wechseln
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Auftritte timen
Catering servieren
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Geländerunden gehen
2 Personen
Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Fotos machen
Letzten Auftritt abschließen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Instrumente zusammentragen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Tische abwischen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Zelte abbauen
5 Personen
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
StühleAnz. 180
BiertischeAnz. 8
KlappischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 12
BühnenelementeAnz. 12
BühnmikrofontischeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierplattenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 80

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 8
NotenständerAnz. 80
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KartenterminalsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
HandlampenAnz. 6
TransportwagenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KühlmattenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
FestivalflaggenAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
NamensschilderAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 250
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrkegelAnz. 12
KabelbrückenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm möglichst früh fest und verschicke die Einladungen erst, wenn Auftrittszeiten und Rückmeldefrist klar sind. Plane für die Bearbeitung der Anmeldungen mindestens 2 feste Termine ein.
Bestätige jeden teilnehmenden Musikverein schriftlich und sammle Kontaktdaten, Ernährungswünsche sowie Verkehrsinformationen zentral. Eine vollständige Teilnehmerliste sollte spätestens 14 Tage vor dem Festival vorliegen.
Teile den Veranstaltungsort in Bühne, Musikerbereich, Publikum, Catering und Garderobe auf. Prüfe mindestens 7 Tage vorher, ob Bühnenelemente, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Notenständer an den richtigen Plätzen stehen.
Berechne Catering und Getränke anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und plane eine Reserve von etwa 10 Prozent ein. Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden; Kaffee, Tee, Snacks und Brötchen brauchen getrennte Vorbereitungszeiten.
Weise Freiwillige mit konkreten Uhrzeiten und Bereichen ein, statt nur Namen zu verteilen. Für Technik, Einlass, Catering und Bühnenwechsel sollte jeweils eine verantwortliche Person erreichbar sein; Funkgeräte erleichtern die Abstimmung auf dem Gelände.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Blasmusikfestival planen?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Programm und den ersten Einladungen an Musikvereine. Genehmigungen, Versicherung und Reservierungen sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival geprüft sein.
Wann sollten Musikvereine für ein Blasmusikfestival eingeladen werden?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Monate vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist von 3 bis 4 Wochen und bestätige die Auftrittsvereine danach schriftlich.
Wie viel Verpflegung braucht man bei einem Blasmusikfestival?: Rechne die Mengen mit der bestätigten Teilnehmerzahl und plane rund 10 Prozent Reserve ein. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du bei Getränken mit 2 bis 3 Portionen pro Person kalkulieren; besondere Ernährungswünsche sollten spätestens 14 Tage vorher erfasst sein.
Wann muss die Veranstaltungstechnik aufgebaut werden?: Stelle Bühne, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult und Kabel möglichst am Vortag auf. Führe am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem ersten Auftritt einen vollständigen Soundcheck durch und prüfe dabei auch Verlängerungskabel und Kabelkanäle.

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