Zo organiseer je een biologische beurs

Begin niet met de aankleding, maar met de beursdatum, locatie en het aantal exposanten dat je verwacht. Daarna bouw je de organisatie in vaste stappen op: deelnemers werven, het programma maken, bezoekers informeren en de logistiek uitwerken. Bij een biologische beurs lopen stands, lezingen en catering door elkaar, waardoor stroom, geluid, looproutes en dieetwensen vroeg geregeld moeten zijn. De laatste week draait vooral om bevestigen, printen, inkopen en materialen naar de locatie brengen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
3
Exposanten uitnodigen
2 personen
4
Inschrijfformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Beursinformatie online plaatsen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma voor lezingen maken
2 personen
10
Sprekers bevestigen
11
Reserveringen voor locatie maken
12
Catering reserveren
13
Vergunningen en meldingen controleren
14
Plattegrond van beurs maken
2 personen
15
Standnummers toewijzen
16
Standinformatie versturen
17
Vrijwilligers inplannen
2 personen
18
Bezoekersregistratie voorbereiden
19
Naambadges maken
2 personen
20
Lezingenpromotie verspreiden
21
Drukwerk laten maken
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Materialen naar locatie brengen
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
28
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
29
Standwanden plaatsen
4 personen
30
Standnummers ophangen
2 personen
31
Informatiebalie inrichten
2 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Lezingenruimte inrichten
3 personen
34
Projector en scherm testen
2 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Verlichting controleren
2 personen
37
Decoratie en bewegwijzering ophangen
3 personen
38
Exposanten ontvangen
3 personen
39
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
40
Exposantenmateriaal uitdelen
2 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
42
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Toiletten controleren
45
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

46
Deuren openen
2 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Programma toelichten
49
Bezoekers informeren
2 personen
50
Exposanten ondersteunen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet bijvullen
2 personen
55
Servies ophalen
2 personen
56
Afval scheiden
2 personen
57
Lezing over biologische landbouw begeleiden
2 personen
58
Lezing over duurzame voeding begeleiden
2 personen
59
Panelgesprek begeleiden
2 personen
60
Microfoon doorgeven
61
Fotomomenten vastleggen
62
Eerste hulp bij kleine incidenten
2 personen
63
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
64
Exposanten uitchecken
2 personen
65
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

66
Eten en drinken afvoeren
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Standmaterialen demonteren
4 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Apparatuur inpakken
2 personen
75
Materialen retourneren
3 personen
76
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Bedankbericht aan exposanten sturen
79
Bezoekersinformatie opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandtafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Informatiebalie
Lezingstafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Standwandenaantal 16
Kledinghangersaantal 80

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Biologische beursbannersaantal 4
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 28
Krijtbordenaantal 10
Plantenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Kannenaantal 8
Serveerbestekaantal 16
Koelplatenaantal 8
Voedselcontainersaantal 16
Keukenweegschalenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectiehoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 250
Exposantenbadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 300
Polsbandjesaantal 250
Registratieformulierenaantal 300
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 10
Contantgeldkistje
Betaalterminalaantal 2

Drukwerk

Programmafoldersaantal 300
Plattegrondenaantal 300
Lezingkaartenaantal 250
Exposantenkaartenaantal 50
Evaluatiekaartenaantal 200
A4-informatiebordenaantal 40

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4
Nitrilhandschoenenaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 6

Gereedschap

Accuboormachinesaantal 2
Hamersaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Meetlintenaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Schakelslotenaantal 6
Transportkarrenaantal 3

Tips

Leg de locatie vast voordat je exposanten uitnodigt. Controleer meteen hoeveel beurstandtafels, standwanden en stoelen passen, waar de informatiebalie komt en of er aparte ruimte is voor lezingen.
Werk met één exposantenlijst en sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld drie weken voor de beurs. Vraag bij het aanmelden direct standbehoefte, contactgegevens en eventuele dieetwensen uit.
Maak de plattegrond zodra de deelnemers grotendeels bekend zijn. Nummer de stands, plan een duidelijke route naar de informatiebalie en voorkom dat bezoekersstromen voor de lezingen door stands of catering lopen.
Bevestig sprekers en catering uiterlijk twee weken vooraf. Controleer voor presentaties projector, projectiescherm, draadloze microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen; die blijken op de dag zelf vaak niet compleet.
Plan de opbouw met tijden en personen, niet alleen met spullen. Laat materialen zoals tafels, banners, routeborden, koffiezetapparaten en koelboxen minstens één dag eerder verzamelen of op locatie klaarzetten en test vóór opening de registratie, het geluid en de verlichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een biologische beurs organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposantenwerving. Plan programma, catering en vergunningen uiterlijk 4 weken vooraf en rond standindeling, drukwerk en bezoekersregistratie in de laatste 2 weken af.
Hoeveel exposanten passen op een biologische beurs?: Dat hangt af van de beschikbare beursvloer en de afmetingen van de stands. Houd naast elke stand ruimte voor looproutes, lezingen, catering en een informatiebalie; maak de plattegrond daarom voordat je het definitieve aantal toezegt.
Wanneer moet je de catering voor een biologische beurs regelen?: Reserveer catering minimaal 3 tot 4 weken vooraf en verzamel dieetwensen zodra bezoekers of exposanten zich aanmelden. Controleer een week voor de beurs de aantallen, serveerschalen, besteksets, drinkglazen en koelruimte.
Wat moet je op de dag van een biologische beurs als eerste controleren?: Begin 2 tot 3 uur voor opening met de locatiecontrole. Test registratie en naambadges, loop de routeborden na, controleer stroom en geluid voor lezingen en zet koffie, water en catering klaar voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.