Checklist pour organiser un salon bio sans rien oublier

Un salon bio repose sur une préparation précise : exposants, visiteurs, conférences, stands et restauration doivent avancer dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis verrouille rapidement les inscriptions, les intervenants et les besoins alimentaires. Les dernières semaines servent surtout à finaliser le plan du salon, les badges, la signalétique et le matériel. Cette checklist t’aide à suivre les 79 tâches du projet, de la première réservation à l’installation sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du salon en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le programme des conférences
2 personnes
Confirmer les intervenants
Faire des réservations pour le lieu
Réserver le catering
Vérifier les autorisations et les déclarations
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Envoyer les informations du stand
Planifier les bénévoles
2 personnes
Préparer l’inscription des visiteurs
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer la promotion des conférences
Faire réaliser les imprimés
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la salle de conférence
3 personnes
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration et la signalisation
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Distribuer le matériel des exposants
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Informer les visiteurs
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Animer la conférence sur l’agriculture biologique
2 personnes
Animer la conférence sur l’alimentation durable
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Passer le micro
Immortaliser les moments photo
Premiers secours pour les petits incidents
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Évacuer la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Assurer le suivi des informations visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de stand d’expositionqté 24
Chaises pliantesqté 80
Bureau d’information
Tables de conférenceqté 4
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Panneaux de standqté 16
Cintresqté 80

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Bannières de foire biologiquesqté 4
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 28
Panneaux en ardoiseqté 10
Plantesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Carafesqté 8
Couverts de serviceqté 16
Plaques de refroidissementqté 8
Conteneurs alimentairesqté 16
Balances de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Inscription

Badges visiteursqté 250
Badges des exposantsqté 50
Porte-badgesqté 300
Braceletsqté 250
Formulaires d’inscriptionqté 300
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 10
Caisse à espèces
Terminal de paiementqté 2

Imprimés

Brochures du programmeqté 300
Plansqté 300
Cartes de conférenceqté 250
Cartes des exposantsqté 50
Cartes d’évaluationqté 200
Panneaux d’information A4qté 40

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets réfléchissantsqté 8
Lampes de pocheqté 4
Gants en nitrileqté 4
Panneaux d'avertissementqté 6

Outils

Perceuses-visseuses sans filqté 2
Marteauxqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Mètres rubansqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Cadenas à maillonsqté 6
Chariots de transportqté 3

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de lancer les invitations : garde au moins 8 à 12 semaines pour traiter les inscriptions, confirmer les exposants et publier les informations pratiques.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le récapitulatif au traiteur au plus tard 10 jours avant le salon. Les régimes particuliers sont souvent oubliés lorsqu’ils sont collectés séparément.
Prépare le plan du salon dès que la liste des exposants est suffisamment stable. Attribue les numéros de stand et envoie à chaque exposant son emplacement, ses horaires d’arrivée et les consignes d’accès au moins 7 jours avant.
Teste le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges la veille. Prévois une multiprise et une station de recharge par zone technique plutôt que de chercher des prises au moment de l’ouverture.
Ne réserve pas uniquement les tables et les chaises : compte aussi les panneaux de stand, les panneaux directionnels, les verres réutilisables, les tasses, les machines à café et les glacières. Fais l’inventaire des courses 3 à 5 jours avant, puis achemine le matériel selon un ordre d’installation défini.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon bio ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu et le traiteur, inviter les exposants, traiter les inscriptions et confirmer le programme des conférences.
Quand envoyer les informations de stand aux exposants ?: Envoie-les au moins 7 jours avant le salon, dès que le plan et les numéros de stand sont définitifs. Indique l’emplacement, les horaires d’installation, le matériel fourni et la personne à contacter sur place.
Combien de temps avant faut-il confirmer les intervenants ?: Confirme les intervenants 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu peux alors finaliser le programme, préparer la promotion des conférences et vérifier les besoins techniques, notamment les microphones et la projection.
Quand préparer les badges des visiteurs ?: Prépare les badges 2 à 3 jours avant l’ouverture, après une dernière vérification de la liste des inscrits. Garde une petite réserve de badges vierges pour les inscriptions ou modifications de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.