Checklist para organizar una feria ecológica

Una feria ecológica necesita más que expositores y mesas: hay que coordinar inscripciones, permisos, charlas, catering y circulación de visitantes. Empieza fijando la fecha y el lugar, y deja cerrados los expositores con varias semanas de margen. Después organiza el plano, asigna los stands y comunica a cada participante qué debe llevar y dónde colocarse. Esta checklist reúne el trabajo de preparación, montaje y atención al público para que no dependas de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la información de la feria en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear programa de charlas
2 personas
Confirmar ponentes
Hacer reservas para la ubicación
Reservar el catering
Comprobar permisos y notificaciones
Crear el plano de la feria
2 personas
Asignar números de stand
Enviar información del stand
Programar voluntarios
2 personas
Preparar el registro de visitantes
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Distribuir promoción de conferencias
Encargar material impreso
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar el catering
3 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Montar mesas y sillas
5 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la sala de conferencias
3 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración y la señalización
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Repartir material para expositores
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Separar residuos
2 personas
Coordinar la charla sobre agricultura ecológica
2 personas
Guiar la charla sobre alimentación sostenible
2 personas
Moderación del panel de debate
2 personas
Pasar el micrófono
Capturar los momentos fotográficos
Primeros auxilios para incidentes menores
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

Retirar la comida y la bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Dar seguimiento a la información de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas del stand ferialcant. 24
Sillas plegablescant. 80
Punto de información
Mesas para la charlacant. 4
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8
Paredes para standscant. 16
Perchascant. 80

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12
Cucharillas de cafécant. 100

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6
Bateríascant. 24

Decoración

Banners ecológicos para feriacant. 4
Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 28
Pizarrascant. 10
Plantascant. 24
Guirnaldascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Jarrascant. 8
Cubiertos de serviciocant. 16
Placas refrigerantescant. 8
Contenedores de alimentoscant. 16
Básculas de cocinacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 6
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Catering

Compras

Registro

Credenciales para visitantescant. 250
Credenciales de expositorcant. 50
Portabadgescant. 300
Pulserascant. 250
Formularios de registrocant. 300
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 10
Cajita para efectivo
Terminal de pagocant. 2

Impresos

Folletos del programacant. 300
Planoscant. 300
Tarjetas de la conferenciacant. 250
Tarjetas de expositorcant. 50
Tarjetas de evaluacióncant. 200
Paneles informativos A4cant. 40

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Linternascant. 4
Guantes de nitrilocant. 4
Señales de advertenciacant. 6

Herramientas

Taladros de bateríacant. 2
Martilloscant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Cintas métricascant. 2
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8
Candados de cadenacant. 6
Carros de transportecant. 3

Consejos

Cierra la lista de expositores antes de preparar el plano. Cuando conozcas el número definitivo, asigna los números de stand y envía a cada participante la información de acceso, horario y montaje.
Consulta permisos y notificaciones al principio, no durante la semana del evento. Reserva también el espacio y el catering cuando la fecha y la previsión de visitantes estén confirmadas.
Programa las charlas con horarios concretos y confirma a cada ponente por escrito. Reserva proyector, pantalla, micrófonos, altavoces y cables alargadores para evitar buscar equipo el mismo día.
Calcula el registro y la atención al público con antelación: prepara tarjetas de identificación, un punto de información y suficientes voluntarios para cubrir la entrada, las charlas y las pausas.
Revisa el montaje como un recorrido de visitante. Además de mesas, sillas y paredes para stands, comprueba señales de ruta, iluminación, estaciones de carga, vasos reutilizables y todo el material del catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria ecológica?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y ubicación, contactar con expositores y revisar permisos. Deja cerrados el plano, las charlas y el catering como mínimo 2 semanas antes.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores de una feria ecológica?: Envía las invitaciones entre 6 y 8 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción. Confirma la lista definitiva unas 3 semanas antes para poder asignar stands y preparar el plano.
¿Qué equipo necesito para las charlas de una feria ecológica?: Prepara un proyector, una pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa entre 1 y 2 horas antes de la primera charla.
¿Cuándo hay que preparar el catering de la feria?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma las cantidades al menos 7 días antes. La preparación y el transporte deben quedar asignados para el mismo día, antes de abrir el registro de visitantes.

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