Bigbandconcert organiseren: checklist en planning

Een bigbandconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en muzikanten boeken. De zaalcapaciteit, podiumindeling, technische wensen en speeltijden moeten op elkaar aansluiten. Begin met datum, locatie en contracten; werk daarna toe naar bezoekersregistratie, catering en de technische opbouw. Deze checklist helpt je om 90 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op de concertdag worden ontdekt, zoals lessenaarverlichting, stroompunten en vervoer voor de band.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Optreden met bigband bevestigen
2 personen
Reservering van de zaal maken
Vergunningen en zaalregels controleren
Capaciteit en publieksindeling bepalen
2 personen
Concertprogramma vastleggen
2 personen
Repertoire en speeltijden bevestigen
2 personen
Technische wensen opvragen
Artiestencontract controleren
Artiëntenvervoer afstemmen
Catering voor muzikanten reserveren
Fotograaf of registratie regelen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldbevestigingen versturen
Definitieve bezoekerslijst maken
Programma en route delen
Stoelen en tafels reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Verlichting reserveren
Muzikantenlijst ontvangen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Technische plattegrond maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Teamindeling maken
Contactlijst voor team maken
Parkeerinformatie voorbereiden
Naambadges voorbereiden
Consumptiebonnen voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Muzikanteninformatie versturen
Zaal openen
2 personen
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
Podium en speelruimte vrijmaken
3 personen
Podiumelementen opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Muzikantenstoelen plaatsen
3 personen
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Artiëntenruimte inrichten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Briefing voor ontvangstteam geven
2 personen
Toiletten controleren
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Muzikanten naar kleedruimte begeleiden
Optreden aankondigen
Eerste concertblok begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze verzorgen
3 personen
Tweede concertblok begeleiden
2 personen
Artiëntenmaaltijd serveren
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondconcert begeleiden
2 personen
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Artiënten afscheid laten nemen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bar sluiten
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
Artiëntenruimte schoonmaken
2 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven drank opslaan
2 personen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bezoekersstoelenaantal 170
Muzikantenstoelenaantal 22
Tafelsaantal 12
Biertafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Versterkersaantal 2
DI-boxenaantal 4
Muziekstandaardsaantal 24
Lessenaarverlichtingaantal 12
Audiokabelsaantal 16
Stroomkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Statief voor verlichtingaantal 2
Sfeerlampenaantal 8
Lichtfiltersaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveerschalen voor artiestenaantal 6

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Concertpostersaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 3

Overig

Garderobenummersaantal 180
Programmafoldersaantal 180
Pennenaantal 20
Clipboardmappenaantal 6
Contantgeldbakjesaantal 2
Kassa
Portemonnees voor wisselgeldaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de technische wensen van de bigband meteen op en controleer ze met de zaal. Een bezetting met veel microfoons, monitorluidsprekers, DI-boxen en versterkers vraagt meer stroom- en kabelplanning dan een klein optreden.
Werk de podiumindeling uiterlijk twee weken voor het concert uit. Reserveer niet alleen muzikantenstoelen en muziekstandaards, maar controleer ook waar lessenaarverlichting en microfoonstatieven kunnen staan.
Sluit de bezoekerslijst enkele dagen voor het concert. Gebruik het definitieve aantal voor de stoelopstelling, catering, drinkglazen en garderoberekken; houd daarbij een kleine marge voor last-minute wijzigingen.
Plan de soundcheck vóór de publieksontvangst en reserveer daarvoor minimaal 90 minuten. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, monitoren, kabelgoten en reservebatterijen voordat de muzikanten arriveren.
Regel vervoer en catering van de muzikanten niet op het laatste moment. Bevestig minimaal één week vooraf aankomsttijd, parkeer- of laadmogelijkheid, dieetwensen en het tijdstip waarop eten en drinken klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bigbandconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, zaal en bigband. Reserveer techniek, verlichting en catering zodra het programma en de bandbezetting bekend zijn, meestal uiterlijk 6 weken voor het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bigbandconcert?: Reken op minimaal 3 uur voor podium, stoelen, muziekstandaards, geluidsapparatuur en verlichting. Plan daarnaast minstens 90 minuten voor soundcheck en houd extra tijd vrij als de zaal of technische ploeg het systeem niet eerder heeft gebruikt.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst voor een bigbandconcert definitief maken?: Maak de lijst 3 tot 5 dagen voor het concert definitief. Dan kun je de stoelindeling, catering, dieetwensen, garderobe en het aantal glazen nog aanpassen zonder op de concertdag te moeten improviseren.
Welke techniek heb ik nodig voor een bigbandconcert?: Dat hangt af van de zaal en de rider van de band, maar controleer in elk geval mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, monitorluidsprekers, DI-boxen, versterkers en voldoende audiokabels. Vraag de technische lijst uiterlijk 6 weken vooraf op en laat de apparatuur vóór de soundcheck testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.