Checklist para organizar un concierto de big band

Un concierto de big band requiere coordinar músicos, sala, público y una producción técnica más exigente que la de un concierto pequeño. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el contrato de la banda; después concreta el programa, el aforo y las necesidades del escenario. En las semanas previas tendrás que controlar las inscripciones, el catering, el transporte y el equipo de sonido. Esta checklist reúne 90 tareas y 63 materiales para seguir el montaje sin dejar decisiones para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Confirmar la actuación con la big band
2 personas
Hacer la reserva de la sala
Comprobar permisos y normas de la sala
Determinar la capacidad y la distribución del público
2 personas
Fijar el programa del concierto
2 personas
Confirmar el repertorio y los horarios de actuación
2 personas
Solicitar necesidades técnicas
Revisar el contrato del artista
Coordinar el transporte de los artistas
Reservar catering para músicos
Gestionar el fotógrafo o el registro
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones de inscripción
Elaborar la lista definitiva de asistentes
Compartir el programa y la ruta
Reservar sillas y mesas
Reservar equipo de sonido
Reservar la iluminación
Recibir la lista de músicos
Definir la distribución del escenario
2 personas
Elaborar el plano técnico
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la distribución del equipo
Crear una lista de contactos para el equipo
Preparar la información de aparcamiento
Preparar acreditaciones
Preparar los vales de consumo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enviar información a los músicos
Abrir la sala
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Despejar el escenario y el área de juego
3 personas
Montar los elementos del escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colocar las sillas de los músicos
3 personas
Colocar atriles
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el bar y el buffet
3 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la sala de artistas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Comprobar los baños
Colocar la entrada y la señalización
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Llevar a los músicos al camerino
Anunciar la actuación
Acompañar el primer bloque del concierto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Organizar la pausa
3 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
2 personas
Servir la comida de los artistas
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar el concierto de la noche
2 personas
Reponer bebidas y aperitivos
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el bar
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Limpiar la sala y la entrada
4 personas
Limpiar el camerino de los artistas
2 personas
Llevar los materiales al almacén
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Almacenar las bebidas sobrantes
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas para visitantescant. 170
Sillas para músicoscant. 22
Mesascant. 12
Mesas de cervezacant. 4
Mesas plegablescant. 6
Percheroscant. 2
Sillas del vestuariocant. 12
Papeleracant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Amplificadorescant. 2
Cajas DIcant. 4
Atrilescant. 24
Luz para atrilcant. 12
Cables de audiocant. 16
Cables de alimentacióncant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 10
Cables alargadorescant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípode para iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 8
Filtros de luzcant. 6

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 40
Cucharillas de cafécant. 40
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Bandejas para artistascant. 6

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Pósters del conciertocant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 3

Otros

Números de guardarropacant. 180
Folletos del programacant. 180
Bolígrafoscant. 20
Carpetas portapapelescant. 6
Bandejas para efectivocant. 2
Caja registradora
Carteras para el cambiocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la parte técnica al menos 4 semanas antes: pide a la big band sus necesidades de micrófonos, monitores, atriles, amplificación y distribución del escenario. El número de músicos condiciona tanto el espacio como los cables y las sillas necesarias.
Comprueba el aforo y dibuja la distribución antes de reservar mobiliario. Además de las sillas del público, calcula espacio para las sillas de los músicos, atriles, mesas, pasillos y una zona de circulación segura para los cables.
No dejes el transporte y el catering para la semana del concierto. Confirma con varios días de antelación los horarios de llegada, el número definitivo de músicos y las preferencias dietéticas para que la comida esté lista cuando termine la prueba de sonido.
Programa la prueba de sonido y la apertura de puertas como momentos distintos. Reserva al menos 60 minutos para la prueba de una big band y comunica al público la ruta, el programa y la hora exacta de acceso.
Haz una revisión técnica el día anterior y otra antes de abrir la sala: comprueba micrófonos, altavoces, monitores, regletas, alargadores, baterías de repuesto y canaletas. Los cables sin fijar son un riesgo frecuente durante la entrada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de big band?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas reservar sala, equipo y transporte. Deja cerrados el contrato, el programa y las necesidades técnicas al menos 4 semanas antes.
¿Cuánto dura una prueba de sonido para una big band?: Reserva como mínimo 60 minutos y añade tiempo si el espacio o el sistema de sonido son nuevos. La prueba debe terminar antes de abrir las puertas al público.
¿Cuántas sillas necesita una big band?: El número depende de la lista definitiva de músicos, así que pídela con antelación y cuenta una silla por músico, además de las sillas del público. Confirma también el espacio para atriles y el acceso al escenario.
¿Cuándo enviar las confirmaciones de inscripción al concierto?: Envíalas en cuanto registres cada inscripción y manda una confirmación final entre 3 y 7 días antes del concierto. Incluye el programa, la ruta, la hora de apertura y cualquier indicación de la sala.

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