Organiser un concert de big band sans rien oublier

Un concert de big band demande une coordination précise entre la salle, les musiciens, le public et la technique. Commence par bloquer la date et le lieu, puis confirme rapidement le contrat, le répertoire et les horaires de jeu. Les besoins les plus souvent sous-estimés concernent la scène, les retours, l’éclairage des pupitres et le transport des artistes. Cette checklist te guide de la préparation des inscriptions jusqu’à l’accueil du public et au démontage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer la prestation avec le big band
2 personnes
Réserver la salle
Vérifier les autorisations et les règles de la salle
Déterminer la capacité et la répartition du public
2 personnes
Arrêter le programme du concert
2 personnes
Confirmer le répertoire et les horaires de jeu
2 personnes
Demander les besoins techniques
Vérifier le contrat de l'artiste
Coordonner le transport des artistes
Réserver le catering pour les musiciens
Prévoir un photographe ou l’accueil
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'inscription
Établir la liste définitive des visiteurs
Partager le programme en route
Réserver des chaises et des tables
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver l’éclairage
Recevoir la liste des musiciens
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Créer le plan technique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Établir la répartition des équipes
Créer la liste de contacts de l’équipe
Préparer les informations de stationnement
Préparer les badges nominatifs
Préparer les tickets de consommation
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Envoyer les informations aux musiciens
Ouvrir la salle
2 personnes
Réceptionner les livraisons
2 personnes
Libérer la scène et l’espace de jeu
3 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les chaises des musiciens
3 personnes
Installer les pupitres de musique
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Donner le briefing à l’équipe d’accueil
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Accompagner les musiciens vers la loge
Annoncer la prestation
Encadrer le premier bloc de concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause
3 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
2 personnes
Servir le repas des artistes
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer le concert du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Faire ses adieux aux artistes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le bar
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
Nettoyer la loge des artistes
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les boissons restantes
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour les visiteursqté 170
Chaises de musicienqté 22
Tablesqté 12
Tables de bièreqté 4
Tables pliantesqté 6
Portantsqté 2
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Amplificateursqté 2
Boîtiers DIqté 4
Pieds de microqté 24
Éclairage de pupitreqté 12
Câbles audioqté 16
Câbles d'alimentationqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 10
Rallongesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pied d'éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8
Filtres de lumièreqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 40
Cuillères à caféqté 40
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de service pour les artistesqté 6

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Affiches de concertqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 3

Autre

Numéros de vestiaireqté 180
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 20
Chemises à pinceqté 6
Plateaux pour espècesqté 2
Caisse
Portefeuilles pour la monnaieqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demande la fiche technique du big band au moins 6 semaines avant le concert. Elle doit préciser les microphones, retours, pieds, boîtiers DI, alimentation électrique et espace nécessaire pour chaque pupitre.
Établis la configuration de scène dès que tu reçois la liste des musiciens. Prévois les chaises de musiciens, les éclairages de pupitre et des passages de câbles sécurisés avant l’arrivée du groupe.
Garde une marge pour les inscriptions : fixe la date limite 7 jours avant le concert et envoie les confirmations dès que la capacité de la salle est atteinte. Vérifie aussi les besoins alimentaires au même moment.
Planifie l’accueil avec une liste définitive imprimée et une version numérique. Pour une ouverture des portes à 19 h, demande aux bénévoles d’être sur place au plus tard à 18 h 15.
Réserve le catering et le transport des artistes séparément du matériel technique. Confirme les horaires, le point de dépose et le repas au moins 10 jours avant, surtout si le big band compte de nombreux musiciens.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de big band ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer le contrat, recueillir les besoins techniques, ouvrir les inscriptions et régler le transport ainsi que le catering.
Quand demander la fiche technique d’un big band ?: Demande-la dès la confirmation de la prestation, et au plus tard 6 semaines avant le concert. Vérifie ensuite la compatibilité de la salle avec la sonorisation, les retours, l’éclairage et l’alimentation disponibles.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre le formulaire environ 4 semaines avant le concert et fixe une date de clôture 7 jours avant. Tu peux ainsi traiter les demandes alimentaires et établir la liste définitive des visiteurs.
Quand préparer la scène pour un concert de big band ?: Finalise le plan de scène au moins 2 semaines avant, puis vérifie-le avec la liste des musiciens. Le jour du concert, installe chaises, microphones, éclairages de pupitre et câbles avant la balance.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.