Bigbandkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bigbandkonzert steht und fällt mit Saal, Technik und einem klaren Ablauf. Kläre zuerst Termin, Spielzeiten und Bühnenfläche, bevor du Einladungen verschickst oder Equipment reservierst. Besonders häufig werden Musikertransport, Catering, Notenständer und ausreichend Stromanschlüsse zu spät organisiert. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung – von der Saalreservierung und Anmeldung bis zur endgültigen Besucherliste und dem Aufbau am Konzerttag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Auftritt mit Bigband bestätigen
2 Personen
Saalreservierung vornehmen
Genehmigungen und Saalregeln prüfen
Kapazität und Publikumsaufteilung festlegen
2 Personen
Konzertprogramm festlegen
2 Personen
Repertoire und Spielzeiten bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen erfragen
Künstlervertrag prüfen
Künstlertansport abstimmen
Catering für Musiker reservieren
Fotograf oder Anmeldung organisieren
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldebestätigungen versenden
Endgültige Besucherliste erstellen
Programm und Route teilen
Stühle und Tische reservieren
Tonanlage reservieren
Beleuchtung reservieren
Musikerliste erhalten
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Teamaufteilung erstellen
Kontaktliste für das Team erstellen
Parkinformationen vorbereiten
Namensschilder vorbereiten
Verzehrgutscheine vorbereiten
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Musikerinformationen versenden
Saal öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Bühne und Spielfläche freiräumen
3 Personen
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Musikerstühle aufstellen
3 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Musiker empfangen
2 Personen
Musiker zur Umkleide begleiten
Auftritt ankündigen
Ersten Konzertblock begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause organisieren
3 Personen
Zweiten Konzertblock begleiten
2 Personen
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
Abendprogramm ankündigen
Abendkonzert betreuen
2 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
3 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Künstler verabschieden lassen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Bar schließen
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Saal und Eingang reinigen
4 Personen
Künstlerraum reinigen
2 Personen
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Getränke aufbewahren
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Besucher-StühleAnz. 170
MusikerstühleAnz. 22
TischeAnz. 12
BiertischeAnz. 4
KlappischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
UmkleidestühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Mischpult
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
VerstärkerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
NotenständerAnz. 24
PultbeleuchtungAnz. 12
AudiokabelAnz. 16
StromkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
Stativ für BeleuchtungAnz. 2
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichtfilterAnz. 6

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 40
KaffeelöffelAnz. 40
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
Servierplatten für KünstlerAnz. 6

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
KonzertplakateAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 30
ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandfegerAnz. 3

Sonstiges

GarderobennummernAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
StifteAnz. 20
KlemmbrettmappenAnz. 6
BargeldschälchenAnz. 2
Kasse
Geldbörsen für WechselgeldAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Fordere die technischen Anforderungen der Bigband frühzeitig schriftlich an. Für Mischpult, Mikrofone, Monitorspeaker, DI-Boxen und Stromkabel brauchst du einen abgestimmten Bühnenplan statt einer allgemeinen Zusage.
Plane die Bühne nach der Musikerliste und den benötigten Notenständern. Die Aufstellung sollte vor dem Aufbau feststehen, damit Musikerstühle, Pultbeleuchtung und Kabelkanäle an den richtigen Stellen bereitliegen.
Verschicke Einladungen erst, wenn Programm, Route und Anmeldeweg feststehen. Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Konzert und übertrage Ernährungswünsche sowie die endgültige Besucherzahl in eine separate Liste.
Reserviere Mobiliar nicht nur für das Publikum. Musikerstühle, Tische, Garderobenständer, Umkleidestühle und Abfallbehälter werden oft vergessen, obwohl sie für Einlass, Umkleide und Backstage gebraucht werden.
Stimme Transport und Catering der Musiker spätestens eine Woche vor dem Auftritt ab. Lege außerdem fest, wann Tonanlage, Beleuchtung und Bühne aufgebaut werden, damit Soundcheck und Einlass nicht gleichzeitig stattfinden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Bigbandkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal und Bandbestätigung. Technik, Genehmigungen und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Welche Technik braucht ein Bigbandkonzert?: Das hängt von Saal und Band ab, üblich sind Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, Monitorspeaker, Verstärker, DI-Boxen sowie Audio- und Stromkabel. Fordere die konkrete Technikanforderung mindestens 4 Wochen vorher bei der Bigband an.
Wann sollte die Anmeldung für ein Bigbandkonzert schließen?: Schließe das Online-Anmeldeformular etwa 5 bis 7 Tage vor dem Konzert. So kannst du Besucher-Stühle, Catering, Ernährungswünsche und die endgültige Besucherliste rechtzeitig planen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Bigbandkonzert?: Plane für Bühne, Stühle, Tonanlage und Beleuchtung mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Der Soundcheck sollte vor dem Einlass abgeschlossen sein, damit Publikum und Technik nicht gleichzeitig in den Saal kommen.

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