Bierkerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een bierkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen bier en kerstverlichting. Je regelt tegelijk een bar, kerstkramen, materiaal, deelnemers, betalingen en bescherming tegen winterweer. Begin met datum, locatie en vergunningen en leg daarna leveranciers, deelnemers en reserveringen vast. In de laatste week controleer je leveringen, aanmeldingen, dieetwensen en de weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om koelen, testen, een duidelijke indeling en een korte controle van het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Bierleverancier reserveren
Kerstkraamdeelnemers vastleggen
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoopprijzen vaststellen
2 personen
Kramen en stands indelen
2 personen
Barindeling uitwerken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Biertaps testen
2 personen
Kassasysteem voorbereiden
2 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kerstkramen plaatsen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar opbouwen
4 personen
Biertaps aansluiten
2 personen
Koelingen vullen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Eetkraampjes inrichten
6 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Betaalpunten installeren
2 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Bier serveren
4 personen
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Kassa beheren
2 personen
Bierglazen innemen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verlichting controleren
Voorraad tellen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Barverkoop afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Bierkratten en fusten tellen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Biertaps uitschakelen
2 personen
Eten veilig opruimen
3 personen
Afvalzakken afvoeren
3 personen
Servies en glazen afwassen
4 personen
Kramen leegmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Apparatuur reinigen
3 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Kerstkramenaantal 8
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 48
Barkrukkenaantal 12
Barkrukkenaantal 12
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 2
Afzethekkenaantal 12

Servies

Bierglazenaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 80
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 16
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Biertapsaantal 3
Bierkoelersaantal 3
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Kassasystemenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Handmixersaantal 2
Snijplankenaantal 8
Keukenmessenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Keuken

Pannenaantal 6
Koekenpannenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Ovenschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6
Keukenweegschalenaantal 2

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Tafellopersaantal 20
Menubordenaantal 10
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
Ledlampenaantal 24
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekrollenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bierlevering niet op dezelfde dag als het evenement zonder uitwijkmogelijkheid. Bevestig uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf het tijdstip, de hoeveelheid en de plek waar de leverancier kan lossen.
Test de biertaps en bierkoelers minimaal 2 uur voor opening. Zet daarnaast water, wijnglazen en waterglazen klaar, zodat bezoekers niet voor elk drankje bij dezelfde bar hoeven te wachten.
Maak de barindeling op papier met aparte plekken voor bestellen, betalen, uitgifte en retourglazen. Leg kassasysteem, pinapparaat en contant geld uiterlijk 1 uur voor opening klaar en test elke betaalwijze.
Controleer dieetwensen en aanmeldingen niet pas bij het uitserveren. Verzamel ze uiterlijk 7 dagen vooraf en label hapjes, serveerschalen en kommetjes voordat bezoekers arriveren.
Winterweer kan de opbouw vertragen. Zet partytenten, afzethekken en andere weersbescherming vóór de opening klaar, controleer de verankering en inspecteer het terrein nogmaals voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bierkerstmarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Leg kerstkraamdeelnemers, materiaal en vrijwilligers uiterlijk 3 weken voor de markt vast.
Hoeveel bier moet ik inkopen voor een bierkerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel extra marge op voor langere openingstijden en houd ook water en alcoholvrije opties beschikbaar.
Wanneer moet ik de vergunning voor een bierkerstmarkt regelen?: Controleer direct na het vastleggen van de locatie welke vergunning of melding nodig is. Dien de aanvraag bij voorkeur minimaal 8 weken voor het evenement in, omdat behandelingstermijnen per gemeente verschillen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een bierkerstmarkt controleren?: Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf voor de grote planning en opnieuw 48 uur en 3 uur voor de opening. Gebruik die laatste controles om tenten, afzethekken, koeling en de terreinindeling aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.