Bierfestival organiseren: checklist en planning

Een bierfestival organiseren vraagt vooral om een strakke planning van brouwerijen, leveringen, koeling en proefmateriaal. Leg eerst datum en locatie vast en werk daarna toe naar een compleet assortiment, bevestigde deelnemers en duidelijke betaal- en route-informatie. In de laatste week draait alles om voorraad, glaswerk, eten en techniek. Deze checklist helpt je de 77 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf niet nog koelkasten, taps of etiketten hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Brouwerijen selecteren
2 personen
Bierassortiment samenstellen
2 personen
Bierleveringen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Brouwerijen bevestigen
Eten en snacks reserveren
Koelmaterialen reserveren
Muziek afspeellijst maken
Proefglazen etiketteren
2 personen
Bierkaarten ontwerpen
Route- en parkeerinformatie delen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Bierlevering aannemen
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Bier gekoeld opslaan
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie leegmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Statafels plaatsen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Lichtstrings ophangen
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Koelkasten aansluiten
2 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Tapinstallaties opbouwen
3 personen
Bierfusten aansluiten
3 personen
Tapleidingen doorspoelen
2 personen
Bierflessen sorteren
3 personen
Bierkaarten ophangen
2 personen
Glazen klaarzetten
3 personen
Eetbuffet inrichten
4 personen
Hapjes portioneren
4 personen
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
Entreebalie inrichten
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Toiletten bevoorraden
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Bier proeven en serveren
5 personen
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Glazen inzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bierkaarten bijwerken
Voorraad laagbier aanvullen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bierverkoop stoppen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
3 personen
Fusten afsluiten
2 personen
Tapinstallaties reinigen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Glazen en servies afwassen
3 personen
Voorraad tellen
2 personen
Retourmaterialen verpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bierkratten retourneren
2 personen
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Entreetafel
Kassatafel

Servies

Proefglazenaantal 150
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 80
Tangenaantal 8

Apparatuur

Biertapsaantal 4
Tapinstallatiesaantal 4
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Kassalade
Betaalterminalaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Gereedschapskistenaantal 2

Verlichting

Lichtstringsaantal 8
Ledlampenaantal 12
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Bierpostersaantal 12
Bierkaartenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Catering

Bierfustenaantal 12
Bierkrattenaantal 8
Bierkratopenersaantal 6
Waterkannenaantal 10
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Koekenpannenaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Keukenweegschaal

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Reserveer bierleveringen en koelmaterialen zodra het assortiment vaststaat. Controleer uiterlijk één week vooraf hoeveel koelkasten, koelboxen en tapinstallaties je nodig hebt voor alle bieren.
Maak per bier een bierkaart en label de proefglazen vooraf. Leg ook waterglazen klaar: bezoekers proeven meerdere bieren en vergeten snel dat ze tussendoor hun glas willen spoelen of water drinken.
Plan de laatste voorraadcontrole de dag vóór het festival. Tel bier, proefglazen, borden, kommetjes, bestek en snacks afzonderlijk; ontbrekende materialen zijn dan nog binnen één werkdag aan te vullen.
Test betaalterminal, kassalade, luidsprekers en lichtstrings vóór de opbouw. Gebruik kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen zo dat looproutes vrij blijven en markeer kabels op de grond.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en houd partytenten als vaste optie achter de hand. Deel route- en parkeerinformatie tegelijk met de definitieve bevestiging, zodat bezoekers niet pas op de festivaldag hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bier heb je nodig voor een bierfestival?: Reken voor een proeverij met meerdere kleine glazen op ongeveer 3 tot 5 proefporties per bezoeker. Tel daarnaast water en eventueel grotere consumpties apart mee; bestel de definitieve hoeveelheid pas nadat het aantal aanmeldingen is verwerkt.
Wanneer moet ik brouwerijen voor een bierfestival vastleggen?: Leg brouwerijen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer daarna direct het assortiment en de leveringen, zodat populaire bieren en tapinstallaties niet in de laatste twee weken moeten worden geregeld.
Wanneer moet ik de bierlevering aannemen en controleren?: Neem de levering uiterlijk één dag vóór het festival aan. Controleer aantallen, soorten en staat van de verpakking meteen en sla gekoeld bier gescheiden op, zodat je op de festivaldag alleen nog hoeft te verdelen en aan te sluiten.
Hoe lang duurt de opbouw van een bierfestival?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor een kleine tot middelgrote opbouw met tafels, statafels, koeling, taps, proefglazen, verlichting en techniek. Zet eerst meubilair en stroom neer, daarna koeling en taps, en werk af met kaarten, etiketten en hapjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.