Organiser un festival de la bière sans rien oublier

Un festival de la bière demande plus qu’une sélection de brasseries et quelques tables. Il faut fixer le lieu, vérifier les autorisations, gérer les inscriptions, prévoir le refroidissement et organiser le service dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les préparatifs jusqu’à l’installation, avec les points souvent oubliés : besoins alimentaires, itinéraire, stationnement, verres étiquetés et réception de la livraison. Utilise-la pour répartir les tâches et contrôler les stocks avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Sélectionner les brasseries
2 personnes
Composer l’assortiment de bières
2 personnes
Réserver les livraisons de bière
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les brasseries
Réserver la nourriture et les snacks
Réserver le matériel de refroidissement
Créer la playlist musicale
Étiqueter les verres de dégustation
2 personnes
Concevoir les cartes des bières
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Réceptionner la livraison de bière
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Stocker la bière au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vider le lieu
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer des tables hautes
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Suspendre les guirlandes lumineuses
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Raccorder les réfrigérateurs
2 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Installer les tireuses à bière
3 personnes
Raccorder les fûts de bière
3 personnes
Rincer les conduites de tirage
2 personnes
Trier les bouteilles de bière
3 personnes
Accrocher les cartes bière
2 personnes
Préparer les verres
3 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Portionner les amuse-bouches
4 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Déguster et servir la bière
5 personnes
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Récupérer les verres
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Mettre à jour les cartes des bières
Réapprovisionner la bière légère
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Arrêter la vente de bière
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
3 personnes
Fermer les fûts
2 personnes
Nettoyer les tireuses à bière
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Laver les verres et la vaisselle
3 personnes
Compter le stock
2 personnes
Emballer le matériel de retour
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rendre les cageots de bière
2 personnes
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Table de caisse

Vaisselle

Verres de dégustationqté 150
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 80
Pincesqté 8

Équipement

Tireuses à bièreqté 4
Installations de tirage à la pressionqté 4
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Tiroir-caisse
Terminal de paiementqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Éclairage de secoursqté 4

Décoration

Affiches de bièreqté 12
Cartes des bièresqté 12
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Badges nominatifsqté 30

Catering

Fûts de bièreqté 12
Caisses de bièreqté 8
Décapsuleurs pour caisses de bièreqté 6
Carafes d’eauqté 10
Thermosqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Poêlesqté 2
Bacs de rangementqté 12
Verres doseursqté 3
Balance de cuisine

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Commence par verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de confirmer les brasseries. Vérifie aussi l’accès pour les livraisons et l’espace nécessaire aux tireuses, réfrigérateurs et tables.
Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis réserve la nourriture et les snacks avec une marge connue. Prévois notamment des options sans alcool ou sans allergènes si les réponses le demandent.
Réserve le matériel de refroidissement assez tôt : une livraison de bière ne doit pas arriver avant que les réfrigérateurs et glacières soient disponibles. À la réception, vérifie les quantités et stocke immédiatement les bières au frais.
Prépare les cartes des bières et étiquette les verres de dégustation avant l’ouverture. Cela évite les confusions lorsque plusieurs brasseries servent des styles proches et réduit les questions au comptoir.
Fais un dernier contrôle le jour même : météo, éclairage, rallonges, terminal de paiement, playlist, tables et chaises. Garde assez de temps pour vider le lieu avant l’installation, puis pour ranger les emballages et vérifier les stocks restants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la bière ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs brasseries. Ce délai laisse le temps de sécuriser le lieu, les autorisations, les livraisons, le matériel et les inscriptions.
Quand réserver les brasseries et la livraison de bière ?: Contactez les brasseries environ 8 semaines avant l’événement et confirmez-les 3 à 4 semaines avant. Réservez la livraison dès que l’assortiment et les quantités sont fixés.
Quand faut-il refroidir la bière pour un festival ?: Réceptionnez la bière dès sa livraison et mettez-la au frais immédiatement. Pour le service, prévoyez idéalement 12 à 24 heures de refroidissement, selon le volume et le matériel disponible.
Que vérifier la veille d’un festival de la bière ?: La veille, contrôlez les stocks, les verres, les cartes des bières, le matériel de tirage, les paiements, les rallonges et l’éclairage. Vérifiez aussi les prévisions météo et partagez une dernière fois l’itinéraire et les possibilités de stationnement.

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