Checklist para organizar un festival de la cerveza

Un festival de la cerveza necesita más que una buena selección de barriles. Esta checklist reúne el orden práctico: fecha, lugar, permisos, cervecerías, inscripciones, comida, refrigeración y montaje. También contempla lo que suele fallar a última hora, como recibir la cerveza sin comprobar el inventario o no tener suficientes vasos de cata. Sigue las tareas por fases y reserva con antelación lo que tenga disponibilidad limitada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Seleccionar cervecerías
2 personas
Preparar la selección de cervezas
2 personas
Reservar entregas de cerveza
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las cervecerías
Reservar comida y snacks
Reservar material de refrigeración
Crear lista de reproducción
Etiquetar los vasos de cata
2 personas
Diseñar las cartas de cerveza
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recibir la entrega de cerveza
3 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Guardar la cerveza refrigerada
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Desalojar el recinto
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar mesas altas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las carpas
5 personas
Colgar guirnaldas de luces
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Conectar los frigoríficos
2 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Montar las instalaciones de grifos
3 personas
Conectar los barriles de cerveza
3 personas
Purgar las líneas de tiraje
2 personas
Clasificar las botellas de cerveza
3 personas
Colgar las cartas de cerveza
2 personas
Preparar los vasos
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Porcionar aperitivos
4 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
Montar el mostrador de entrada
3 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Abastecer los baños
2 personas
Conectar la música
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Probar y servir la cerveza
5 personas
Servir bebidas sin alcohol
2 personas
Reponer los aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger vasos
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Actualizar tarjetas de cerveza
Reponer la cerveza de stock bajo
2 personas
Anunciar la última ronda
Suspender la venta de cerveza
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Guardar los restos refrigerados
3 personas
Cerrar los barriles
2 personas
Limpiar los sistemas de grifo
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar las carpas
5 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar vasos y vajilla
3 personas
Contar el inventario
2 personas
Empaquetar los materiales de devolución
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver las cajas de cerveza
2 personas
Llevar los residuos a la basura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 10
Mesas altascant. 8
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de entrada
Mesa de caja

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 150
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 120
Cuencoscant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 80
Pinzascant. 8

Equipo

Grifos de cervezacant. 4
Dispensadores de cervezacant. 4
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cajón de la caja registradora
Terminal de pagocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Cajas de herramientascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Iluminación de emergenciacant. 4

Decoración

Pósters de cervezacant. 12
Cartas de cervezacant. 12
Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 30

Catering

Barriles de cervezacant. 12
Cajas de cervezacant. 8
Abrebotellas para cajas de cervezacant. 6
Jarras de aguacant. 10
Termoscant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Sartenescant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Jarras medidorascant. 3
Balanza de cocina

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de confirmar cervecerías o enviar invitaciones. Calcula también el tiempo necesario para desalojar el recinto al final.
Confirma las entregas de cerveza al menos una semana antes y comprueba el inventario al recibirlas. Guarda la cerveza refrigerada y reserva neveras suficientes para mantenerla fría durante todo el servicio.
Gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite clara, idealmente 7 días antes. Ese dato permite ajustar la comida, los snacks y el número de vasos de cata.
Prepara las cartas de cerveza y etiqueta los vasos de cata antes del montaje. Hazlo con tiempo para no mezclar referencias cuando haya varias cervecerías o estilos parecidos.
Comprueba el pronóstico, las rutas y el aparcamiento 24 horas antes. Monta mesas, mesas altas, sillas, grifos, dispensadores, altavoces e iluminación siguiendo un recorrido que deje libre la entrada y la zona de caja.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de la cerveza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, comprobar permisos y seleccionar cervecerías. Deja la última semana para confirmar entregas, inscripciones, comida, refrigeración y montaje.
¿Cuánta cerveza necesito para un festival de la cerveza?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 consumiciones por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Ajusta la cantidad según la duración, el tamaño de las degustaciones y si también habrá agua y comida.
¿Cuándo debo reservar la refrigeración y el material del festival?: Reserva neveras, neveras portátiles, grifos y dispensadores al menos 2 semanas antes. La cerveza debe llegar con tiempo suficiente para comprobar el inventario y enfriarla antes de abrir, preferiblemente el día anterior.
¿Qué tengo que preparar el día antes del festival de la cerveza?: Prepara los aperitivos, revisa la compra, comprueba la cerveza recibida y deja listas las cartas y los vasos etiquetados. También confirma horarios de entrega, el pronóstico y la información de rutas y aparcamiento 24 horas antes.

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