Bierfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe Genehmigungen und Rahmenbedingungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Bierfestival. Das gilt besonders, wenn Zelte, Musik, Ausschank oder eine größere Besucherzahl geplant sind.
• Reserviere Bierlieferungen, Kühlmaterial und Zapfanlagen frühzeitig und bestätige alles 7 bis 10 Tage vorher. Am Veranstaltungstag solltest du die Lieferung annehmen, den Bestand zählen und das Bier sofort gekühlt lagern.
• Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Probierglas und beschrifte die Gläser vor dem Einlass. Eine Bierkarte mit Sorte, Brauerei und Ausschank-Reihenfolge verhindert Rückfragen an jedem einzelnen Tisch.
• Kläre Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Festival und bestelle Snacks mit Reserve. Rechne bei kleinen Snacks mit etwa 4 bis 6 Portionen pro Person, damit auch bei längeren Verkostungen etwas verfügbar bleibt.
• Teste Strom, Lautsprecher, Beleuchtung und Kartenterminal vor dem Aufbau. Lege Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Werkzeug nicht erst am Veranstaltungstag bereit, sondern packe sie am Vortag gemeinsam mit dem übrigen Equipment.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Bierfestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und den Brauereien. Lieferungen, Essen und Technik sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin reserviert sein.

Wie viel Bier braucht man für ein Bierfestival?

Für eine Verkostung kannst du mit etwa 0,5 bis 1 Liter Bier pro Person rechnen, abhängig von Dauer und Ausschankgröße. Bei 100 Gästen sind das ungefähr 50 bis 100 Liter, zusätzlich solltest du alkoholfreie Getränke und Wasser einplanen.

Wie viele Probiergläser braucht man pro Gast?

Plane mindestens ein Probierglas pro Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Für 100 Gäste sind also rund 110 Gläser sinnvoll, besonders wenn Gläser herunterfallen oder zwischendurch gespült werden müssen.

Wann sollte das Bier gekühlt werden?

Kühle die Lieferung möglichst 24 Stunden vor Beginn vollständig durch; größere Mengen brauchen oft länger. Prüfe am Vortag Kühlschränke und Kühlboxen und halte Wasser sowie empfindliche Biersorten getrennt vom Nachschub bereit.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst