LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Bierbeurs organiseren: checklist en planning

Een bierbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen brouwerijen uitnodigen. Je regelt tegelijk standhouders, proefglazen en munten, koeling, betaalmogelijkheden, bezoekersstromen en vrijwilligers. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar een duidelijke beursindeling. Deze checklist helpt je om bestellingen, aanmeldingen en praktische details op tijd af te ronden, zodat je op de beursdag niet nog naar verlengkabels, koelruimte of ontbrekende dieet­informatie hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen en meldingen controleren

  • Beursindeling maken

    2 personen

  • Brouwerijen en standhouders benaderen

    2 personen

  • Standhouders aanmelden

    2 personen

  • Inschrijvingen bevestigen

    2 personen

  • Bezoekersinformatie opstellen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Online aanmeldingen openen

  • Promotie op sociale media plaatsen

  • Proefglazen en munten bestellen

  • Dranken en hapjes bestellen

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Standhoudersinformatie versturen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Reserveringen controleren

  • Plattegrond en bewegwijzering maken

    2 personen

  • Vrijwilligers inplannen

    2 personen

  • Brouwerijen aan stand toewijzen

    2 personen

  • Betaalwijze voorbereiden

    2 personen

  • Infoborden en menukaarten maken

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Voorraad droge producten kopen

    2 personen

  • Koelruimte vrijmaken

    2 personen

  • Verse boodschappen doen

    2 personen

  • Bierlevering aannemen

    3 personen

  • Bier per stand sorteren

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Tafels en stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Standtafels per brouwerij plaatsen

    4 personen

  • Koelboxen vullen

    3 personen

  • Proefglazen klaarzetten

    2 personen

  • Betaalpunt inrichten

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Hapjesbuffet opbouwen

    3 personen

  • Infoborden ophangen

    2 personen

  • Bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Muziek en microfoon testen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Standhouders ontvangen

    2 personen

  • Standhouders laten opbouwen

    3 personen

  • Laatste veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Proefglazen uitdelen

    2 personen

  • Bierproeverijen begeleiden

    4 personen

  • Bieren en brouwerijen toelichten

    3 personen

  • Munten en betalingen verwerken

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Alcoholvrije dranken serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Glazen verzamelen

    2 personen

  • Glazen spoelen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Voorraad per stand aanvullen

    2 personen

  • Bezoekersvragen beantwoorden

    2 personen

  • Laatste proeverij aankondigen

  • Bezoekers veilig laten vertrekken

    3 personen

Nazorg

  • Verkoop en voorraad afsluiten

    2 personen

  • Bierkratten en restvoorraad tellen

    2 personen

  • Hapjes en drank opruimen

    3 personen

  • Afval verzamelen en scheiden

    3 personen

  • Servies en glazen afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Locatie grondig schoonmaken

    4 personen

  • Koelboxen leegmaken en reinigen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Bierfusten retourneren

    2 personen

  • Lege kratten retourneren

    2 personen

  • Gehuurde materialen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 18
  • Statafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 80
  • Biertafelsaantal 8
  • Tafelkledenaantal 20

Servies

  • Proefglazenaantal 180
  • Waterglazenaantal 120
  • Bordenaantal 180
  • Vorkenaantal 180
  • Messenaantal 180
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Glazen spoelbakkenaantal 4

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 8
  • Bierfustkoelersaantal 4
  • Tapinstallatiesaantal 4
  • Kassa'saantal 2
  • Pinapparatenaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Mobiele telefoonsaantal 3

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Serveerschalenaantal 16
  • Serveertangenaantal 12
  • Koelbakkenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Waterkokersaantal 2
  • Kurkentrekkersaantal 4

Decoratie

  • Bierbeursbanierenaantal 4
  • Tafelnummersaantal 20
  • Menukaarthoudersaantal 20
  • Bierstijlkaartenaantal 30
  • Pijlbordenaantal 12
  • Afzetlintaantal 2

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 8
  • Buitenlampenaantal 6
  • Batterijenaantal 24

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Dweilsetsaantal 2
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Sponzenaantal 12

Catering

  • Proefmuntjesaantal 1200
  • Polsbandjesaantal 200
  • Naamstickersaantal 200
  • Bonrollenaantal 6
  • Boodschappen

Tips

  • Leg de beursindeling vast voordat je brouwerijen definitief stands toewijst. Houd ruimte vrij voor looproutes, wachtrijen, kassa’s, waterpunten en glazen spoelbakken.
  • Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 1 week vooraf. Vermeld hun standplaats, opbouwtijd, parkeerinstructies, betaalwijze en wat zij zelf moeten meenemen.
  • Bestel proefglazen, munten en bewegwijzering op basis van het verwachte bezoekersaantal plus ongeveer 10% reserve. Extra glazen zijn vooral nodig bij verlies, breuk en een drukke wissel tussen proefsessies.
  • Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok een aanspreekpunt aan. Laat niet iedereen tegelijk bij de stands staan: je hebt ook mensen nodig voor kassa, informatie, aanvullen en opruimen.
  • Controleer de koelruimte en stroomvoorziening minimaal 2 dagen vooraf. Test tapinstallaties, bierfustkoelers, pinapparaten, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste fusten en verse boodschappen binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bierbeurs organiseren?
Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van brouwerijen. Open online aanmeldingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de beurs en bevestig de definitieve standindeling uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel proefglazen heb ik nodig voor een bierbeurs?
Reken minimaal 1 proefglas per gelijktijdige bezoeker als je glazen tussendoor kunt spoelen. Bestel daarnaast ongeveer 10% reserve; bij 200 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 220 proefglazen.
Wanneer moet ik drank en hapjes bestellen voor een bierbeurs?
Bestel houdbare dranken, droge producten en serveermaterialen ongeveer 2 weken vooraf. Koop verse boodschappen 1 dag vooraf en controleer op dat moment ook dieetwensen, koelruimte en de beschikbare koelbakken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bierbeurs?
Plan als richtlijn 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, verdeeld over kassa, informatie, aanvullen, spoelen en opruimen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting tijdens de hele beurs op peil blijft.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!