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Biermesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Biermesse steht und fällt mit guter Vorbereitung: Aussteller brauchen feste Zusagen, Besucher klare Informationen und jedes Bier die passende Kühlung. Plane zuerst Termin, Ort, Genehmigungen und Standaufteilung, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. In den letzten Tagen zählen dann Details wie Probiergläser, Münzen, Zahlungsgeräte, Beschilderung und ein freier Kühlraum. Diese Checkliste bündelt 77 Aufgaben und 48 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Messeaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Brauereien und Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Ausstellende anmelden

    2 Personen

  • Anmeldungen bestätigen

    2 Personen

  • Besucherinformationen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldungen öffnen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Biergläser und Münzen bestellen

  • Getränke und Snacks bestellen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Reservierungen prüfen

  • Lageplan und Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Brauereien dem Stand zuweisen

    2 Personen

  • Zahlungsart vorbereiten

    2 Personen

  • Infotafeln und Speisekarten erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Trockenwarenvorrat kaufen

    2 Personen

  • Kühlraum freimachen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Bierlieferung annehmen

    3 Personen

  • Bier nach Stand sortieren

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Stehtische pro Brauerei aufstellen

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    3 Personen

  • Verkostungsgläser bereitstellen

    2 Personen

  • Zahlstelle einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Häppchenbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Infotafeln aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    2 Personen

  • Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen

    3 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Probiergläser verteilen

    2 Personen

  • Bierverkostungen leiten

    4 Personen

  • Biere und Brauereien vorstellen

    3 Personen

  • Münzen und Zahlungen abwickeln

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Alkoholfreie Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Gläser spülen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Bestand je Stand auffüllen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzte Verkostung ankündigen

  • Besucher sicher abreisen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Verkauf und Bestand abschließen

    2 Personen

  • Bierkisten und Restbestand zählen

    2 Personen

  • Snacks und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    4 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Bierfässer zurückgeben

    2 Personen

  • Leere Kisten zurückgeben

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 18
  • StehtischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 20

Geschirr

  • ProbiergläserAnz. 180
  • WassergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 12
  • GlasspülbeckenAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 8
  • BierfasskühlerAnz. 4
  • ZapfanlagenAnz. 4
  • KassenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • MobiltelefoneAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 12
  • KühlwannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

  • Biermesse-BannerAnz. 4
  • TischnummernAnz. 20
  • MenükartenhalterAnz. 20
  • BierstilkartenAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • AußenlampenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 12

Catering

  • ProbemünzenAnz. 1200
  • ArmbänderAnz. 200
  • NamensaufkleberAnz. 200
  • BonrollenAnz. 6
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Standflächen und Wege früh fest: Plane neben den Brauereiständen auch Platz für Kassen, Wasser, Sitzgelegenheiten und das Glasspülbecken ein. Ein Lageplan verhindert späteres Umstellen von Biertischen und Zapfanlagen.
  • Bestätige Aussteller nicht nur mündlich, sondern sende spätestens 14 Tage vor der Messe Standnummer, Aufbauzeit, Zahlungsinformationen und technische Hinweise. So weiß jede Brauerei, was sie selbst mitbringen muss.
  • Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Besucherinformationen, Preise beziehungsweise Zahlungsablauf und die maximale Kapazität geklärt sind. Prüfe Reservierungen täglich und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher.
  • Plane Getränke und Snacks nach der erwarteten Besucherzahl und trenne Trockenwaren von frischen Einkäufen. Kühlboxen, Bierfasskühler und Kühlwannen sollten spätestens am Vortag bereitstehen; frische Lebensmittel kaufst du möglichst am Veranstaltungstag.
  • Teile Freiwillige in feste Schichten ein und gib ihnen einen kurzen Ablaufplan. Besetze mindestens Kasse, Einlass, Ausstellerbetreuung, Nachfüllen und Spülstation gleichzeitig, damit Wartezeiten nicht an einer einzigen Person hängen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Biermesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und der Ansprache von Brauereien. Anmeldungen, Werbung und Bestellungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Biergläser braucht man für eine Biermesse?
Plane mindestens ein Probierglas pro angemeldeter Person und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei 200 Gästen sind das also etwa 220 bis 230 Gläser, damit Bruch und verzögerte Rückgabe kein Problem werden.
Was braucht man für die Kühlung auf einer Biermesse?
Rechne je nach Ausschank mit Kühlboxen, Bierfasskühlern, Zapfanlagen und Kühlwannen. Prüfe spätestens 7 Tage vorher Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und die benötigte Kühlkapazität für Fässer, Flaschen und frische Snacks.
Wie viele Helfer braucht man für eine Biermesse?
Für eine kleine Messe mit bis zu 100 Gästen solltest du mindestens 5 Helfer gleichzeitig einplanen. Bei rund 200 Gästen sind 8 bis 10 Personen pro Schicht realistischer, verteilt auf Einlass, Kasse, Betreuung, Nachfüllen und Spülen.

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