Checklist pour organiser un salon de la bière

Un salon de la bière demande une préparation coordonnée entre brasseries, visiteurs et équipe sur place. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance dans cet ordre : autorisations, exposants, inscriptions, communication et logistique. Les verres de dégustation, les jetons, le froid et les terminaux de paiement doivent être prévus avant les dernières courses. Cette checklist t’aide à suivre les 77 tâches du projet sans oublier les détails qui bloquent souvent l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Établir le plan du salon
2 personnes
Contacter les brasseries et les exposants
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Rédiger les informations visiteurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Commander les verres de dégustation et les jetons
Commander des boissons et des en-cas
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux exposants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les réservations
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Attribuer les brasseries aux stands
2 personnes
Préparer le mode de paiement
2 personnes
Créer les panneaux d’information et les menus
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter du stock de produits secs
2 personnes
Libérer la chambre froide
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Réceptionner la livraison de bière
3 personnes
Répartir la bière par stand
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables hautes par brasserie
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer les verres de dégustation
2 personnes
Installer le point de paiement
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le buffet de snacks
3 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Faire monter les exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
Animer des dégustations de bière
4 personnes
Présenter les bières et les brasseries
3 personnes
Gérer les pièces et les paiements
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Rassembler les verres
2 personnes
Rincer les verres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Réapprovisionner les stocks par stand
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer la dernière dégustation
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Clôturer les ventes et le stock
2 personnes
Compter les casiers de bière et les stocks restants
2 personnes
Ranger les snacks et les boissons
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les fûts de bière
2 personnes
Retourner les caisses vides
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 18
Tables hautesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 20

Vaisselle

Verres de dégustationqté 180
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Louchesqté 12
Bacs de rinçage pour verresqté 4

Équipement

Glacièresqté 8
Refroidisseurs pour fûts de bièreqté 4
Installations de tirage à la pressionqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphones portablesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Bacs isothermesqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Bannières de la foire à la bièreqté 4
Numéros de tableqté 20
Porte-menusqté 20
Cartes des styles de bièreqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Ruban de balisageqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12

Catering

Jetons de dégustationqté 1200
Braceletsqté 200
Étiquettes nominativesqté 200
Bobines de ticketsqté 6
Courses

Conseils

Bloque le plan du salon avant d’attribuer les stands aux brasseries. Prévois les tables, les installations de tirage, les glacières et les rallonges selon l’emplacement de chaque exposant.
Commande les verres de dégustation et les jetons plusieurs semaines avant le salon, puis vérifie la livraison dès réception. Une commande incomplète est difficile à corriger la veille.
Traite les inscriptions et confirme les réservations avant d’imprimer les informations visiteurs, les menus et la signalétique. Garde une liste actualisée pour éviter les doublons à l’accueil.
Organise les bénévoles par créneaux et attribue clairement l’accueil, les paiements, le rinçage des verres et l’aide aux brasseries. Vérifie aussi que chaque poste dispose d’un téléphone portable et d’un moyen de paiement.
Libère la chambre froide avant les achats finaux et fais les courses de produits frais le plus près possible de l’ouverture. Prévois séparément les boissons, les en-cas et les besoins alimentaires signalés par les visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la bière ?: Commence plusieurs mois avant la date prévue. Les autorisations, les brasseries, les exposants et le matériel de dégustation doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions en ligne.
Combien de temps avant faut-il contacter les brasseries ?: Contacte-les dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Cela laisse le temps d’inscrire les exposants, de confirmer leurs besoins et de construire le plan des stands.
Que faut-il prévoir pour la dégustation de bière ?: Prévois des verres de dégustation, des jetons, des bacs de rinçage et un accès au froid. Vérifie le fonctionnement des installations de tirage et des refroidisseurs avant l’arrivée des exposants, au plus tard la veille.
Quand faire les dernières courses pour un salon de la bière ?: Achète les produits secs à l’avance, puis fais les courses de produits frais peu avant l’ouverture. Vérifie la liste des courses, l’espace disponible dans la chambre froide et les besoins alimentaires recueillis avant de partir.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.