Checklist para organizar una feria de cerveza sin olvidar nada

Una feria de cerveza requiere coordinar expositores, visitantes, bebidas, degustaciones y equipos de servicio en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el lugar, revisar permisos y reservar espacio para cada cervecería. Después tendrás que abrir y gestionar las inscripciones, preparar la información del público y cerrar compras, pagos y turnos. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día del evento con los puestos, el frío y la atención al visitante controlados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Diseñar la distribución de la feria
2 personas
Contactar con las cervecerías y los expositores
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Confirmar inscripciones
2 personas
Preparar la información para visitantes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Publicar promoción en redes sociales
Pedir vasos de degustación y monedas
Pedir bebidas y aperitivos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los expositores
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar las reservas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Asignar cervecerías a los puestos
2 personas
Preparar el método de pago
2 personas
Hacer los carteles informativos y las cartas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar stock de productos secos
2 personas
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Recibir la entrega de cerveza
3 personas
Clasificar la cerveza por stand
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas altas por cervecería
4 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Preparar los vasos de degustación
2 personas
Montar el punto de pago
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el bufé de aperitivos
3 personas
Colgar los paneles informativos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recibir a los expositores
2 personas
Coordinar el montaje de los expositores
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir vasos de degustación
2 personas
Guiar las catas de cerveza
4 personas
Presentar las cervezas y las cervecerías
3 personas
Gestionar monedas y pagos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas sin alcohol
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger los vasos
2 personas
Enjuagar vasos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Reponer el suministro por stand
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Anunciar la última degustación
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

Cerrar ventas y stock
2 personas
Contar las cajas de cerveza y el stock restante
2 personas
Recoger los aperitivos y las bebidas
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los barriles de cerveza
2 personas
Devolver las cajas vacías
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 18
Mesas altascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Mantelescant. 20

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 180
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharonescant. 12
Fregaderos de vidriocant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Enfriadores para barriles de cervezacant. 4
Dispensadores de cervezacant. 4
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Teléfonos móvilescant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12
Contenedores isotérmicoscant. 4
Termoscant. 4
Teterascant. 2
Sacacorchoscant. 4

Decoración

Banderas de la feria de cervezacant. 4
Números de mesacant. 20
Portamenúscant. 20
Cartas de estilo de cervezacant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Cinta de balizamientocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Esponjascant. 12

Catering

Degustación de monedascant. 1200
Pulserascant. 200
Pegatinas con nombrecant. 200
Rollos de reciboscant. 6
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de contactar definitivamente con las cervecerías. Sin esa base no podrás confirmar puestos, distribución ni necesidades técnicas.
Pide a cada expositor la información que debe aparecer en mapas y carteles antes de enviar la comunicación final. Así evitas rehacer cartas cuando ya están impresas.
Calcula por separado los vasos de degustación, los vasos de agua y las monedas o fichas necesarias para el sistema de pago. Son elementos pequeños que suelen agotarse o llegar demasiado tarde.
Comprueba el recorrido de la bebida desde la zona de refrigeración hasta cada puesto. Los enfriadores de barriles, dispensadores, neveras portátiles, cables y regletas deben estar asignados antes del montaje.
Programa voluntarios para recepción, cobros, reposición y orientación, y dales teléfonos móviles o un canal de contacto. Una persona responsable por zona evita que las incidencias se queden sin respuesta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de cerveza?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos y expositores. Reserva más tiempo si necesitas abrir inscripciones, coordinar muchos puestos o contratar equipos de frío.
¿Qué hay que preparar para una degustación de cerveza?: Prepara vasos de degustación, vasos para agua, información de las cervezas y un método de pago claro. Deja los carteles y las cartas listos como mínimo 3 días antes para poder corregir errores.
¿Cuándo hay que confirmar a las cervecerías participantes?: Confirma las inscripciones cuando tengas cerrado el número de puestos y la distribución de la feria. Envía después la información operativa, incluidos horarios, ubicación del puesto y necesidades técnicas, al menos 7 días antes.
¿Cómo se calcula el material de frío para una feria de cerveza?: Haz una lista por expositor y asigna cada barril o bebida a un enfriador, dispensador o nevera portátil. Comprueba la capacidad y las conexiones 24 horas antes del montaje, y despeja la zona de refrigeración con antelación.

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