Checklist voor een bier-spijsavond organiseren

Een bier-spijsavond staat of valt met de volgorde van regelen. Eerst leg je datum, locatie, brouwerijen en spijscombinaties vast; daarna volgen uitnodigingen, dieetwensen en bestellingen. In de laatste dagen draait het om koelen, labelen, voorbereiden en het klaarzetten van proefglazen, water en gerechten. Deze checklist helpt je de 50 taken en 39 benodigde spullen op tijd af te werken, zonder dat verse boodschappen of allergeneninformatie tussen wal en schip vallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Brouwerijen en bieren selecteren
2 personen
Spijscombinaties samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bierbestelling plaatsen
Servies en glaswerk reserveren
Menu en bierkaart maken
Allergenen per gerecht vastleggen
Indeling van tafels bepalen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Servies en glaswerk ophalen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Bieren controleren en labelen
2 personen
Bieren koud zetten
2 personen
Voorraad en allergenen klaarzetten
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Sauzen en marinades bereiden
2 personen
Dessert voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafellinnen en placemats leggen
2 personen
Glazen en servies klaarzetten
3 personen
Bierproefstation inrichten
2 personen
Koude gerechten opmaken
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
Naamkaartjes en bierkaarten leggen
Verlichting en muziek testen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstbier schenken
2 personen
Bier-spijsronde één serveren
4 personen
Bier-spijsronde twee serveren
4 personen
Bier-spijsronde drie serveren
4 personen
Bier-spijsronde vier serveren
4 personen
Bier-spijsronde vijf serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies tussentijds afruimen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde en afsluiting aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Koelboxen en apparatuur reinigen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Servies en glaswerk retourneren
2 personen
Afvalcontainers terugplaatsen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Tafellinnenaantal 9
Statafelsaantal 4

Servies

Bierglazenaantal 100
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 4
Ovenschalenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Bierkaartstandaardsaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Menukaartenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bierkeuze vóór je het menu afrondt. Noteer per bier het gerecht, de schenkvolgorde en eventuele allergenen, zodat je bierkaart en naamkaartjes later niet opnieuw hoeft te maken.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en leg ze uiterlijk 1 week vooraf naast de recepten. Zo kun je spijscombinaties, sauzen en marinades nog aanpassen voordat je boodschappen doet.
Regel bierglazen, waterglazen, borden en bestek niet pas op de dag zelf. Controleer minimaal 2 dagen vooraf of de aantallen kloppen met het definitieve aantal gasten en reserveer extra glazen voor breuk.
Zet de bieren op tijd koud, maar houd ruimte voor water en verse producten. Label elk bier vóór het proefstation wordt ingericht en leg de bierkaart per tafel klaar, zodat gasten niet hoeven te raden wat ze drinken.
Bereid houdbare onderdelen en desserts de dag ervoor en doe verse boodschappen op de laatste dag. Reserveer op de dag zelf minstens 2 uur voor snijden, tafels opstellen, glazen klaarzetten en het controleren van voorraad en allergenen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bier heb ik nodig voor een bier-spijsavond?: Reken voor een proefavond op ongeveer 5 tot 7 proefglazen per persoon, afhankelijk van de inhoud per glas en het aantal bieren. Bestel liever een kleine reserve, zodat een populair bier niet halverwege op is.
Wanneer moet ik een bier-spijsavond organiseren en uitnodigingen versturen?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna en vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de avond op, zodat menu en bestellingen nog aangepast kunnen worden.
Wanneer moeten de bieren koud staan voor een bier-spijsavond?: Zet de bieren minimaal 24 uur vooraf koud als je meerdere koelboxen of koelelementen gebruikt. Controleer op de dag zelf opnieuw de labels, volgorde en temperatuur voordat gasten arriveren.
Wat moet ik de dag voor een bier-spijsavond voorbereiden?: Doe houdbare boodschappen, maak sauzen en marinades, bereid het dessert en zet servies en glaswerk klaar. Plan hiervoor ongeveer 2 tot 3 uur, zodat je op de dag zelf alleen verse ingrediënten en de tafels hoeft af te werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.