Bier-und-Speisen-Abend organisieren: die Checkliste
Ein Bier-und-Speisen-Abend steht und fällt mit der Reihenfolge: Erst Biere und Speisen aufeinander abstimmen, dann Gäste, Mengen und Sonderwünsche klären. Plane außerdem Zeit für Bestellung, Kühlung und die Kennzeichnung der Biere ein. Viele Gastgeber denken an Gläser und Teller, vergessen aber Wasser, Allergene oder ausreichend Platz für Buffet und Verkostungsstation. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Brauereien und Biere auswählen
2 Personen
Speisenkombinationen zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Bierbestellung aufgeben
Geschirr und Gläser reservieren
Speisekarte und Bierkarte erstellen
Allergene pro Gericht erfassen
Tischanordnung festlegen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Geschirr und Gläser abholen
2 Personen
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
Biere prüfen und etikettieren
2 Personen
Biere kalt stellen
2 Personen
Vorräte und Allergene bereitstellen
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
Saucen und Marinaden vorbereiten
2 Personen
Dessert vorbereiten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Tischwäsche und Platzsets auslegen
2 Personen
Gläser und Geschirr bereitstellen
3 Personen
Bierverkostungsstation einrichten
2 Personen
Kalte Speisen anrichten
3 Personen
Warme Gerichte vorbereiten
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
Namensschilder und Bierkarten auslegen
Beleuchtung und Musik testen
2 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Willkommensbier ausschenken
2 Personen
Bier-Speisen-Runde eins servieren
4 Personen
Bier-Speisen-Runde zwei servieren
4 Personen
Bier-Speisen-Runde drei servieren
4 Personen
Bier-Speisen-Runde vier servieren
4 Personen
Bier-und-Speisen-Runde fünf servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr zwischendurch abräumen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Letzte Runde und Abschluss ankündigen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Kühlboxen und Geräte reinigen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Geschirr und Gläser zurückgeben
2 Personen
Abfallcontainer zurückstellen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- BuffetischeAnz. 3
- TischwäscheAnz. 9
- StehtischeAnz. 4
Geschirr
- BiergläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 50
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 50
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- InduktionskochplattenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 20
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- PfannenAnz. 4
- AuflaufformenAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- KüchenzangenAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Dekoration
- BierkartenständerAnz. 8
- NamensschilderAnz. 50
- SpeisekartenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 8
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülwanneAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischmopp und EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Bierauswahl fest, bevor du die Speisen planst. So kannst du jedem Bier eine passende Kombination zuordnen und die Bierkarte rechtzeitig erstellen.
- Erfasse Ernährungswünsche und Allergien spätestens mit der Anmeldung. Notiere die Allergene pro Gericht und stelle die entsprechenden Informationen beim Buffet sichtbar bereit.
- Bestelle Bier, Gläser und Geschirr nicht erst in der letzten Woche. Prüfe die Lieferung nach dem Eintreffen und etikettiere die Biere, bevor sie kalt gestellt werden.
- Plane Kühlraum für alle Biere und Getränke ein. Stelle Wasser zusätzlich bereit und halte Kühlboxen oder Kühlelemente bereit, falls der Kühlschrank am Abend nicht ausreicht.
- Beginne am Veranstaltungstag zuerst mit den haltbaren Vorbereitungen und dem Aufbau. Frische Einkäufe, geschnittenes Gemüse und kalte Biere kommen später, damit Qualität und Temperatur stimmen.
Häufige Fragen
- Wie viele Biere brauche ich für einen Bier-und-Speisen-Abend?
- Rechne als grobe Planung mit zwei bis drei Verkostungsportionen pro Bier und Person. Bei normalen Gläsern solltest du zusätzlich etwa zwei bis drei Getränke pro Person für die ersten Stunden einplanen.
- Wie früh muss ich Bier und Gläser bestellen?
- Bestelle Bier, Gläser und Geschirr idealerweise zwei bis drei Wochen vorher. So bleibt Zeit, Liefermengen zu korrigieren oder fehlende Größen und Stückzahlen nachzuordern.
- Wann sollte ich die Biere kalt stellen?
- Stelle die Biere je nach Menge mindestens 12 bis 24 Stunden vor Beginn kalt. Prüfe am Veranstaltungstag Etiketten, Temperatur und Reihenfolge der Verkostungsstation.
- Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für die Vorbereitung?
- Plane für Aufbau, Tischwäsche, Geschirr, Verkostungsstation und frische Küchenarbeiten mindestens drei bis vier Stunden ein. Dessert und Saucen kannst du bereits am Vortag vorbereiten.
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