Zo organiseer je een bevrijdingsestafette

Begin met de datum, route en wisselpunten; pas daarna kun je vergunningen, verkeersmaatregelen en de inzet van vrijwilligers goed regelen. Controleer de route vroeg op oversteekplaatsen, smalle stukken en plekken waar verkeersregelaars nodig zijn. Open de inschrijving zodra start- en wisselpunten vaststaan en verzamel meteen dieetwensen en contactgegevens. In de laatste week draait alles om controle: deelnemersinformatie versturen, routebordjes en startnummers klaarmaken, materiaal labelen en de weersverwachting volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Route op verkeersveiligheid controleren
3 personen
4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
5
Deelnemersformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijvingen openen
8
Routekaart publiceren
9
Start- en wisselpunten reserveren
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Wisselposten indelen
2 personen
14
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
15
EHBO-bezetting afstemmen
2 personen
16
Startnummers ontwerpen
17
Startnummers en routekaarten printen
2 personen
18
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
19
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
20
Routebordjes voorbereiden
3 personen
21
Wisselstokken labelen
2 personen
22
Medaillelinten bevestigen
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Deelnemers laatste informatie sturen
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Materialen controleren
3 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Startpakketten klaarzetten
3 personen
29
Routebordjes sorteren
2 personen

Event

30
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
31
Startterrein opbouwen
6 personen
32
Inschrijftafel opstellen
2 personen
33
Wisselposten inrichten
8 personen
34
Routebordjes plaatsen
6 personen
35
Afzettingen plaatsen
6 personen
36
Verkeersregelaars positioneren
8 personen
37
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Startnummers uitdelen
4 personen
40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Wisselstokken uitdelen
2 personen
42
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Estafette starten
2 personen
45
Wisselpunten bemannen
8 personen
46
Routeposten bemannen
6 personen
47
Deelnemers veilig begeleiden
8 personen
48
Tussentijden registreren
3 personen
49
Waterpunten bemannen
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Finishers opvangen
3 personen
55
Medaille uitreiken
2 personen
56
Finishresultaten noteren
2 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Muziek en omroep verzorgen
59
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
60
Route vrijgeven
3 personen

Nazorg

61
Finishterrein afbouwen
6 personen
62
Startterrein afbouwen
4 personen
63
Routebordjes verwijderen
6 personen
64
Afzettingen verwijderen
6 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen verwerken
72
Resultaten publiceren
73
Bedankbericht versturen
2 personen
74
Foto's delen
75
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Wisselstokkenaantal 30
Pionnenaantal 40
Startnummersaantal 300
Veiligheidsspeldenaantal 600
Stopwatchesaantal 8
Meetlintenaantal 3
Routekaartenaantal 300
Medaillelintenaantal 300
Medaillesaantal 300

Apparatuur

Megafoonsaantal 4
Portofoonsaantal 12
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 10
Lichtgevende armbandenaantal 300

Decoratie

Vlaggenaantal 30
Nederlandse vlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Startboog
Spandoekenaantal 6
Pijlbordjesaantal 40
Routebordjesaantal 60
Stoepkrijtaantal 6

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 20
Afzetlintaantal 10
Verkeerskegelsaantal 30
Hesjes verkeersregelaaraantal 12
Hesjes vrijwilligersaantal 30
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 15
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Opbergboxenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, startpunt en wisselpunten minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer niet alleen de hoofdlocatie, maar controleer ook of elke wisselpost ruimte heeft voor tafels, tenten en veilige doorgang.
Vraag vergunningen en stem verkeersmaatregelen af voordat je uitnodigingen verstuurt. Loop de route daarna fysiek na en noteer kruisingen, onoverzichtelijke bochten en punten waar verkeersregelaars of pionnen nodig zijn.
Open de inschrijving pas wanneer de routekaart en wisselindeling duidelijk zijn. Laat deelnemers direct een telefoonnummer, noodcontact en dieetwensen invullen; controleer de gegevens uiterlijk één week voor de estafette.
Maak per wisselpost een korte instructie met aankomsttijd, taakverdeling en communicatiekanaal. Plan verkeersregelaars, EHBO en postbezetting met een reservepersoon, zodat één afmelding niet meteen een gat veroorzaakt.
Plan de laatste materiaalcontrole 2 tot 3 dagen vooraf. Tel wisselstokken, startnummers, routekaarten, veiligheidsspelden en medailles, laad portofoons en megafoons op en neem powerbanks en lampen mee voor vertraging of schemering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bevrijdingsestafette organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, wisselpunten en vergunningen. Reserveer in dezelfde periode de start- en wissellocaties, zodat de inschrijving niet op losse aannames is gebaseerd.
Wanneer moet ik de vergunning voor een bevrijdingsestafette aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, meestal 8 tot 12 weken voor het evenement. Gemeentelijke behandelingstermijnen verschillen, dus controleer de termijn direct bij de betreffende gemeente.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bevrijdingsestafette?: Plan minimaal één bezorger of coördinator per wisselpost, plus verkeersregelaars op risicopunten en een aparte EHBO-bezetting. Tel daarnaast 10 tot 15 procent reserve mee voor afmeldingen op de dag zelf.
Wanneer stuur je de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur de definitieve route, starttijd, wisselindeling, parkeerinformatie en contactgegevens 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer de inschrijvingen en dieetwensen nog één keer voordat je de informatie verstuurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.