Eine Befreiungsstaffel Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Befreiungsstaffel entscheidet nicht nur die Laufstrecke über den Ablauf. Route, Genehmigungen, Wechselpunkte und Verkehrsregelung müssen früh zusammenpassen. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung und die Ausgabe von Startnummern und Wechselstäben. Beginne mit Datum und Route und arbeite dich anschließend bis zur Einsatzbesprechung und den letzten Wetterinformationen vor. So erkennst du Engpässe, bevor am Start die ersten Teams warten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
2 Personen
3
Route auf Verkehrssicherheit prüfen
3 Personen
4
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
5
Teilnehmerformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen öffnen
8
Streckenkarte veröffentlichen
9
Start- und Wechselpunkte reservieren
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Wechselstationen einteilen
2 Personen
14
Verkehrsregelungskräfte einplanen
2 Personen
15
Ersthelferbesetzung abstimmen
2 Personen
16
Startnummern entwerfen
17
Startnummern und Streckenkarten drucken
2 Personen
18
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
19
Freiwilligenanweisungen erstellen
2 Personen
20
Wegweiser vorbereiten
3 Personen
21
Wechselstäbe beschriften
2 Personen
22
Medaillenbänder befestigen
2 Personen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Teilnehmenden die letzten Informationen senden
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Materialien prüfen
3 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Startpakete bereitstellen
3 Personen
29
Wegweiser sortieren
2 Personen

Event

30
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
31
Startbereich aufbauen
6 Personen
32
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
33
Wechselstationen einrichten
8 Personen
34
Wegweiser aufstellen
6 Personen
35
Absperrungen aufstellen
6 Personen
36
Verkehrsregler positionieren
8 Personen
37
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Startnummern ausgeben
4 Personen
40
Teilnehmer registrieren
3 Personen
41
Staffelstäbe verteilen
2 Personen
42
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
43
Eröffnungsrede halten
44
Staffel starten
2 Personen
45
Wechselpunkte besetzen
8 Personen
46
Streckenposten besetzen
6 Personen
47
Teilnehmende sicher begleiten
8 Personen
48
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
49
Wasserstellen besetzen
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Finisher in Empfang nehmen
3 Personen
55
Medaille überreichen
2 Personen
56
Zielzeiten notieren
2 Personen
57
Preisverleihung durchführen
3 Personen
58
Musik und Durchsagen betreuen
59
Die letzten Teilnehmer begleiten
4 Personen
60
Route freigeben
3 Personen

Nachbereitung

61
Zielgelände abbauen
6 Personen
62
Startgelände abbauen
4 Personen
63
Routenschilder entfernen
6 Personen
64
Absperrungen entfernen
6 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Gelände reinigen
4 Personen
68
Materialien zurückbringen
3 Personen
69
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Gefundene Gegenstände bearbeiten
72
Ergebnisse veröffentlichen
73
Dankesnachricht versenden
2 Personen
74
Fotos teilen
75
Genehmigungsunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

WechselstäbeAnz. 30
KegelAnz. 40
StartnummernAnz. 300
SicherheitsnadelnAnz. 600
StoppuhrenAnz. 8
MessbänderAnz. 3
RoutenpläneAnz. 300
MedaillenbänderAnz. 300
MedaillenAnz. 300

Ausstattung

MegafoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 12
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
LaptopsAnz. 3
DruckerAnz. 2

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 10
LeuchtarmbänderAnz. 300

Dekoration

FahnenAnz. 30
Niederländische FlaggenAnz. 12
BallonsAnz. 150
Startbogen
BannerAnz. 6
WegweiserAnz. 40
WegweiserAnz. 60
KreideAnz. 6

Sicherheit

VerkehrsbarrierenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 10
VerkehrskegelAnz. 30
Weste VerkehrsregelungAnz. 12
Weste für FreiwilligeAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierschalenAnz. 15
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Route mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke auf Kreuzungen, enge Abschnitte und sichere Wechselpunkte, bevor du Genehmigungen beantragst.
Plane pro Wechselstation mindestens eine eingewiesene Person ein und teile Verkehrsregelungskräfte getrennt davon ein. Ersthelfer sollten für die gesamte Veranstaltungsdauer einschließlich Aufbau und Abbau abgestimmt sein.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Start- und Wechselpunkte feststehen. Frage im Teilnehmerformular neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und die vollständige Teamaufstellung ab.
Bereite Startnummern, Streckenkarten und beschriftete Wechselstäbe spätestens 7 Tage vor dem Lauf vor. Kontrolliere die Teilnehmerdaten danach noch einmal, damit Namen und Startnummern übereinstimmen.
Sende die letzten Informationen 2 bis 3 Tage vor dem Termin und prüfe dabei Wetter, Anreise, Wechselregeln und Treffpunkte. Lege zusätzlich Megafone, Funkgeräte, Powerbanks und Beleuchtung für dunkle oder schlecht einsehbare Bereiche bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Befreiungsstaffel anmelden?: Beginne mit Datum und Route etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Beantrage erforderliche Genehmigungen direkt danach, weil Verkehrsmaßnahmen und Sicherheitsauflagen mehrere Wochen Abstimmung benötigen können.
Wie viele Helfer braucht eine Befreiungsstaffel?: Plane mindestens eine Person je Wechselstation, zusätzliche Kräfte für die Verkehrsregelung sowie eine Ersthelferbesetzung für die gesamte Veranstaltungszeit ein. Die genaue Zahl hängt von der Anzahl der Wechselpunkte und Kreuzungen ab.
Wann sollten sich die Teilnehmenden anmelden?: Öffne die Anmeldung, sobald Route, Startpunkt und Wechselstationen bestätigt sind, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Staffel. Schließe die Datenerfassung spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit Startnummern und Streckenkarten rechtzeitig gedruckt werden können.
Wann verschickt man die letzten Informationen zur Befreiungsstaffel?: Sende die finalen Hinweise 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Darin sollten Treffpunkt, Startzeit, Route, Wechselregeln, Wetterhinweise und eine Kontaktmöglichkeit am Veranstaltungstag stehen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.