Organiser un Relais de la liberté, étape par étape

Un Relais de la liberté se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des autorisations, de la sécurité et des relais. Commence par fixer la date et l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions : ces choix déterminent les postes bénévoles, les zones de départ et le matériel. Prévois ensuite un calendrier précis pour les participants, les secouristes et les agents de circulation. Les derniers jours servent surtout à vérifier les données, la météo, la signalétique et les informations envoyées à chacun.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Vérifier la sécurité routière de l'itinéraire
3 personnes
4
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
5
Créer le formulaire des participants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Publier la carte du parcours
9
Réserver les zones de départ et de relais
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les postes de relais
2 personnes
14
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
15
Coordonner la présence des secouristes
2 personnes
16
Concevoir les dossards
17
Imprimer les numéros de départ et les cartes d’itinéraire
2 personnes
18
Vérifier les données des participants
2 personnes
19
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
20
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
21
Étiqueter les relais
2 personnes
22
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Envoyer les dernières informations aux participants
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Vérifier le matériel
3 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Préparer les kits de départ
3 personnes
29
Trier les panneaux de direction
2 personnes

Événement

30
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
31
Monter l’aire de départ
6 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Aménager les points d'échange
8 personnes
34
Installer les panneaux d'itinéraire
6 personnes
35
Installer les barrières
6 personnes
36
Positionner les régulateurs de circulation
8 personnes
37
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Distribuer les dossards
4 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Distribuer les bâtons de relais
2 personnes
42
Accompagner les participants au départ
3 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Lancer le relais
2 personnes
45
Tenir les points de relais
8 personnes
46
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
47
Encadrer les participants en toute sécurité
8 personnes
48
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
49
Tenir les points d’eau
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Accueillir les finisseurs
3 personnes
55
Remettre la médaille
2 personnes
56
Noter les résultats d’arrivée
2 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Assurer la musique et les annonces
59
Accompagner les derniers participants
4 personnes
60
Libérer le parcours
3 personnes

Suivi

61
Démonter l’espace d’arrivée
6 personnes
62
Démonter la zone de départ
4 personnes
63
Retirer les panneaux d’orientation
6 personnes
64
Retirer les barrières
6 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Traiter les objets trouvés
72
Publier les résultats
73
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
74
Partager les photos
75
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Bâtons de relaisqté 30
Cônesqté 40
Numéros de départqté 300
Épingles de sûretéqté 600
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 3
Cartes d'itinéraireqté 300
Rubans de médailleqté 300
Médaillesqté 300

Équipement

Mégaphonesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Lampes rechargeablesqté 10
Brassards lumineuxqté 300

Décoration

Drapeauxqté 30
Drapeaux néerlandaisqté 12
Ballonsqté 150
Arche de départ
Banderolesqté 6
Panneaux de directionqté 40
Panneaux d’orientationqté 60
Craie de trottoirqté 6

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Ruban de balisageqté 10
Cônes de signalisationqté 30
Gilets de régulation du traficqté 12
Gilets des bénévolesqté 30
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 15
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Catering

Courses

Conseils

Verrouille l’itinéraire avant de publier le formulaire d’inscription. Il faut ensuite vérifier la sécurité routière, demander les autorisations et coordonner les mesures de circulation avant d’annoncer les horaires définitifs.
Répartis les bénévoles par relais plutôt que de les recruter sans affectation. Prépare pour chaque poste une consigne courte, un moyen de communication et un responsable clairement identifié.
Ne garde pas les besoins alimentaires pour la dernière semaine. Intègre la question au formulaire et fixe une date limite de réponse afin de pouvoir adapter les achats et l’accueil.
Prépare la signalétique en plusieurs exemplaires : numéros de départ, cartes d’itinéraire, panneaux, cônes et étiquettes de relais doivent être regroupés par zone au moins la veille.
Envoie les dernières informations quelques jours avant le départ, puis vérifie la météo et l’alimentation électrique du site. Les talkies-walkies, mégaphones, batteries externes, rallonges et projecteurs sont souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Relais de la liberté ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour fixer l’itinéraire, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Ajoute une dernière semaine pour vérifier les participants, la signalétique et la météo.
Quand faut-il demander les autorisations pour le parcours ?: Lance les demandes dès que la date et l’itinéraire sont arrêtés, idéalement 8 semaines avant l’événement. Les mesures de circulation et la présence des agents doivent être coordonnées avant l’envoi des horaires définitifs.
Quand envoyer les informations finales aux participants ?: Envoie-les 3 à 5 jours avant le relais, avec l’heure de départ, la carte du parcours, les consignes et les éventuels changements. Garde une liste actualisée pour corriger rapidement les données le jour J.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les relais ?: Prévois au moins 2 personnes par zone de relais : une pour l’accueil et le passage du bâton, une pour l’orientation ou le suivi des participants. Ajoute des agents de circulation et des responsables séparés selon les risques du parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.