Cómo organizar un Relevo de la liberación paso a paso

Un Relevo de la liberación necesita más coordinación que una carrera convencional: la ruta, los puntos de cambio y la circulación deben encajar desde el principio. Empieza fijando la fecha y el recorrido, y tramita los permisos antes de abrir las inscripciones. Después organiza los equipos, los relevos, la atención sanitaria y la información para participantes y voluntarios. El último control debe cubrir el tiempo, los dorsales, los mapas, el material de relevo y la señalización.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Solicitar permisos
2 personas
3
Comprobar la ruta por seguridad vial
3 personas
4
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
5
Crear el formulario de participantes
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir inscripciones
8
Publicar mapa de ruta
9
Reservar los puntos de salida y cambio
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Asignar puestos rotativos
2 personas
14
Planificar a los reguladores de tráfico
2 personas
15
Coordinar la cobertura de primeros auxilios
2 personas
16
Diseñar los dorsales
17
Imprimir los números de dorsal y los mapas de ruta
2 personas
18
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
19
Crear instrucciones para voluntarios
2 personas
20
Preparar los carteles de ruta
3 personas
21
Etiquetar los palos de relevo
2 personas
22
Colocar las cintas de las medallas
2 personas
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Enviar la última información a los participantes
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Comprobar los materiales
3 personas
27
Llenar las neveras portátiles
2 personas
28
Preparar los kits de inicio
3 personas
29
Ordenar los carteles de ruta
2 personas

Evento

30
Dar la charla a los voluntarios
2 personas
31
Montar la zona de salida
6 personas
32
Montar la mesa de inscripción
2 personas
33
Preparar los puestos de cambio
8 personas
34
Colocar señales de ruta
6 personas
35
Colocar las barreras
6 personas
36
Colocar a los reguladores de tráfico
8 personas
37
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Repartir dorsales
4 personas
40
Registrar a los participantes
3 personas
41
Repartir bastones de relevo
2 personas
42
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
43
Dar el discurso de apertura
44
Dar inicio al relevo
2 personas
45
Cubrir los puntos de relevo
8 personas
46
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
47
Guiar a los participantes de forma segura
8 personas
48
Registrar los tiempos parciales
3 personas
49
Atender los puntos de agua
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Recoger a los participantes que llegan a meta
3 personas
55
Entregar la medalla
2 personas
56
Anotar los resultados de la meta
2 personas
57
Gestionar la entrega de premios
3 personas
58
Encargarse de la música y los anuncios
59
Guiar a los últimos participantes
4 personas
60
Liberar la ruta
3 personas

Seguimiento

61
Desmontar la zona de meta
6 personas
62
Desmontar la zona de salida
4 personas
63
Retirar las señales de ruta
6 personas
64
Retirar las barreras
6 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar el recinto
4 personas
68
Devolver los materiales
3 personas
69
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Gestionar los objetos perdidos
72
Publicar los resultados
73
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
74
Compartir fotos
75
Archivar la documentación del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Manteles individualescant. 10
Percheroscant. 2

Material deportivo

Testigos de relevocant. 30
Conoscant. 40
Dorsalescant. 300
Imperdiblescant. 600
Cronómetroscant. 8
Cintas métricascant. 3
Mapas de rutacant. 300
Cintas de medallacant. 300
Medallascant. 300

Equipo

Megáfonoscant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Portátilescant. 3
Impresorascant. 2

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Lámparas recargablescant. 10
Pulseras luminosascant. 300

Decoración

Banderascant. 30
Banderas de Países Bajoscant. 12
Globoscant. 150
Arco de salida
Banderolascant. 6
Carteles de flechascant. 40
Carteles de rutacant. 60
Tiza para aceracant. 6

Seguridad

Vallas de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 10
Conos de tráficocant. 30
Chalecos de agente de tráficocant. 12
Chalecos para voluntarioscant. 30
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Guantes desechablescant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 15
Jarras de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 8
Cajas de almacenajecant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y los permisos antes de publicar el formulario. Comprueba cada tramo en persona y define con claridad dónde empieza y termina cada cambio.
Reserva con antelación los puntos de salida y de relevo. Para cada punto prepara mapas, conos, carteles y una persona responsable con walkie-talkie.
Asigna los puestos de los voluntarios por turnos y entrega instrucciones escritas. Incluye horarios, teléfonos de contacto, procedimiento ante una incidencia y quién cubre cada relevo.
Cierra las inscripciones con tiempo para revisar los datos y las preferencias dietéticas. Imprime los dorsales y los mapas cuando la lista esté comprobada, no la noche anterior.
Haz una revisión final entre 48 y 24 horas antes: pronóstico, tráfico, primeros auxilios, megáfonos, sonido, baterías, cables, iluminación y medallas. Envía entonces la última información a los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir los permisos para un Relevo de la liberación?: Solicítalos varias semanas antes de abrir las inscripciones, porque la ruta puede requerir coordinación de tráfico y revisión de seguridad vial. No anuncies el recorrido definitivo hasta tener confirmadas las autorizaciones.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y preparar los dorsales?: Cierra las inscripciones al menos 5-7 días antes del evento si necesitas comprobar datos, preferencias dietéticas e instrucciones. Imprime los dorsales y mapas después de esa revisión para evitar cambios de última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para los puntos de relevo?: Calcula como mínimo 2 personas por punto: una para orientar y controlar el cambio, y otra para resolver incidencias o sustituir brevemente. Añade turnos rotativos si el recorrido supera 2-3 horas.
¿Cuándo se debe enviar la información final a los participantes?: Envíala entre 24 y 48 horas antes, con hora de salida, mapa, puntos de cambio, instrucciones de llegada y contacto de emergencia. Si cambia el tiempo o la circulación, manda una actualización el mismo día.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.