Bevrijdingsestafette organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een Bevrijdingsestafette vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers verzamelen en een route uitzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, wisselposten, communicatie en de materialen voor onderweg. Begin met datum en route, zodat je op tijd toestemming en bezetting kunt vastleggen. Daarna volgen inschrijvingen, route-informatie en de praktische controle van startnummers, wisselstokken, EHBO en verlichting. Deze checklist bevat 75 taken en 64 spullen voor een overzichtelijke voorbereiding en een uitvoerbare dag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Route op verkeersveiligheid controleren
3 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Routekaart publiceren
Start- en wisselpunten reserveren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Wisselposten indelen
2 personen
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
EHBO-bezetting afstemmen
2 personen
Startnummers ontwerpen
Startnummers en routekaarten printen
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
Routebordjes voorbereiden
3 personen
Wisselstokken labelen
2 personen
Medaillelinten bevestigen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startpakketten klaarzetten
3 personen
Routebordjes sorteren
2 personen

Event

Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Startterrein opbouwen
6 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Wisselposten inrichten
8 personen
Routebordjes plaatsen
6 personen
Afzettingen plaatsen
6 personen
Verkeersregelaars positioneren
8 personen
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Wisselstokken uitdelen
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Openingswoord verzorgen
Estafette starten
2 personen
Wisselpunten bemannen
8 personen
Routeposten bemannen
6 personen
Deelnemers veilig begeleiden
8 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Waterpunten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finishers opvangen
3 personen
Medaille uitreiken
2 personen
Finishresultaten noteren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Muziek en omroep verzorgen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Route vrijgeven
3 personen

Nazorg

Finishterrein afbouwen
6 personen
Startterrein afbouwen
4 personen
Routebordjes verwijderen
6 personen
Afzettingen verwijderen
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Resultaten publiceren
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's delen
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Wisselstokkenaantal 30
Pionnenaantal 40
Startnummersaantal 300
Veiligheidsspeldenaantal 600
Stopwatchesaantal 8
Meetlintenaantal 3
Routekaartenaantal 300
Medaillelintenaantal 300
Medaillesaantal 300

Apparatuur

Megafoonsaantal 4
Portofoonsaantal 12
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 10
Lichtgevende armbandenaantal 300

Decoratie

Vlaggenaantal 30
Nederlandse vlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Startboog
Spandoekenaantal 6
Pijlbordjesaantal 40
Routebordjesaantal 60
Stoepkrijtaantal 6

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 20
Afzetlintaantal 10
Verkeerskegelsaantal 30
Hesjes verkeersregelaaraantal 12
Hesjes vrijwilligersaantal 30
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 15
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Opbergboxenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en start- en wisselpunten vroeg vast. Vergunningen, verkeersmaatregelen en verkeersregelaars hangen daarvan af; controleer de route bovendien op onveilige kruisingen en slecht zicht.
Open de inschrijving pas nadat het deelnemersformulier en de routekaart klaarstaan. Verzamel dieetwensen meteen en stuur de laatste deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de estafette.
Maak per wisselpost een bezettingslijst met vrijwilligers, verkeersregelaars en EHBO. Noteer ook wie de portofoon, megafoon, wisselstokken en routekaarten meeneemt, zodat materiaal niet op één centrale plek blijft liggen.
Controleer startnummers, routebordjes en wisselstokken niet pas op de ochtend zelf. Print reserve-exemplaren, label de wisselstokken en leg veiligheidsspelden, stopwatches en meetlinten per post klaar.
Plan een aparte weer- en stroomcontrole. Controleer de weersverwachting vooraf, test geluidsinstallatie en microfoons, en neem powerbanks, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare lampen mee voor plekken zonder betrouwbare stroom.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Bevrijdingsestafette organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, route en vergunningen. Vrijwilligers, verkeersregelaars, EHBO en start- en wisselpunten kosten daarna nog meerdere weken om rond te krijgen.
Welke vergunning heb ik nodig voor een Bevrijdingsestafette?: Dat hangt af van de route, het aantal deelnemers en de verkeersmaatregelen. Vraag de benodigde toestemming zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de datum, en stem afsluitingen en verkeersregelaars af met de gemeente.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Bevrijdingsestafette?: Tel per wisselpost minimaal één verantwoordelijke en extra mensen voor ontvangst, routebewaking en verkeer. Maak de definitieve bezetting zodra het aantal posten en deelnemers vaststaan, uiterlijk 2 weken voor de estafette.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur de routekaart, starttijd, startnummerinformatie, wisselregels en praktische aanwijzingen 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld ook wat er bij slecht weer gebeurt en bij wie deelnemers op de dag zelf terechtkunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.