Checklist para organizar un Relevo de la liberación

Organizar un Relevo de la liberación requiere coordinar una ruta, varios puntos de cambio y muchas personas en momentos concretos. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero permisos y seguridad, después inscripciones y voluntariado, y al final el montaje y la información a participantes. Reserva con antelación los puntos de salida y relevo, prepara los dorsales y mapas, y confirma quién cubrirá cada puesto. El día del evento necesitarás comunicación constante entre salida, cambios, meta y primeros auxilios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permisos
2 personas
Comprobar la ruta por seguridad vial
3 personas
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Publicar mapa de ruta
Reservar los puntos de salida y cambio
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar puestos rotativos
2 personas
Planificar a los reguladores de tráfico
2 personas
Coordinar la cobertura de primeros auxilios
2 personas
Diseñar los dorsales
Imprimir los números de dorsal y los mapas de ruta
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Crear instrucciones para voluntarios
2 personas
Preparar los carteles de ruta
3 personas
Etiquetar los palos de relevo
2 personas
Colocar las cintas de las medallas
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la última información a los participantes
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar los kits de inicio
3 personas
Ordenar los carteles de ruta
2 personas

Evento

Dar la charla a los voluntarios
2 personas
Montar la zona de salida
6 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Preparar los puestos de cambio
8 personas
Colocar señales de ruta
6 personas
Colocar las barreras
6 personas
Colocar a los reguladores de tráfico
8 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Repartir dorsales
4 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir bastones de relevo
2 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
Dar el discurso de apertura
Dar inicio al relevo
2 personas
Cubrir los puntos de relevo
8 personas
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
Guiar a los participantes de forma segura
8 personas
Registrar los tiempos parciales
3 personas
Atender los puntos de agua
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger a los participantes que llegan a meta
3 personas
Entregar la medalla
2 personas
Anotar los resultados de la meta
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Encargarse de la música y los anuncios
Guiar a los últimos participantes
4 personas
Liberar la ruta
3 personas

Seguimiento

Desmontar la zona de meta
6 personas
Desmontar la zona de salida
4 personas
Retirar las señales de ruta
6 personas
Retirar las barreras
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Compartir fotos
Archivar la documentación del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Manteles individualescant. 10
Percheroscant. 2

Material deportivo

Testigos de relevocant. 30
Conoscant. 40
Dorsalescant. 300
Imperdiblescant. 600
Cronómetroscant. 8
Cintas métricascant. 3
Mapas de rutacant. 300
Cintas de medallacant. 300
Medallascant. 300

Equipo

Megáfonoscant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Portátilescant. 3
Impresorascant. 2

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Lámparas recargablescant. 10
Pulseras luminosascant. 300

Decoración

Banderascant. 30
Banderas de Países Bajoscant. 12
Globoscant. 150
Arco de salida
Banderolascant. 6
Carteles de flechascant. 40
Carteles de rutacant. 60
Tiza para aceracant. 6

Seguridad

Vallas de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 10
Conos de tráficocant. 30
Chalecos de agente de tráficocant. 12
Chalecos para voluntarioscant. 30
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Guantes desechablescant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 15
Jarras de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 8
Cajas de almacenajecant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha y la ruta: solicita los permisos antes de abrir las inscripciones y comprueba el recorrido completo para detectar cruces, zonas estrechas y puntos sin buena visibilidad.
Define los puntos de salida y cambio con varias semanas de margen. Para cada uno, asigna responsables, conos, mapas de ruta, cronómetros y un medio de comunicación.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Imprime los dorsales, mapas e instrucciones con tiempo suficiente para corregir nombres o datos incompletos.
No dejes el voluntariado para la última semana: prepara turnos rotativos y entrega instrucciones claras sobre tráfico, cambios de relevo, entrega de medallas y actuación ante incidencias.
Comprueba el pronóstico entre 48 y 24 horas antes y envía la última información. Indica la hora de llegada, el punto exacto de cada equipo, qué llevar y a quién llamar si se retrasa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Relevo de la liberación?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, la coordinación del tráfico, los puntos de salida y cambio y la cobertura de primeros auxilios suelen requerir más tiempo que la compra del material.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un Relevo de la liberación?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes del evento y fija una fecha de cierre aproximadamente 7 días antes. Así puedes comprobar los datos, imprimir dorsales y ajustar la compra a las preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un relevo?: Calcula al menos 1 persona por punto de cambio y añade 2 o 3 para salida, meta, tráfico y apoyo general. Si hay varios cruces o una ruta larga, asigna un regulador por cruce y un coordinador por cada zona.
¿Cuándo preparo los dorsales y los mapas de ruta?: Prepara el diseño cuando cierres el formulario y envía los archivos a imprimir entre 5 y 7 días antes. Deja un pequeño margen para corregir datos y lleva algunos dorsales en blanco con imperdibles el día del relevo.

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