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Befreiungsstaffel organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Befreiungsstaffel braucht mehr Vorbereitung als nur Teams und eine Laufstrecke. Strecke, Genehmigungen, Wechselpunkte, Verkehrsregelung und Erste Hilfe müssen früh feststehen, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Plane außerdem die Ausgabe von Startnummern, Routenplänen und Wechselstäben sowie die Kommunikation mit Teilnehmenden und Freiwilligen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenplanung bis zum Einkauf und zur letzten Wetterprüfung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

    2 Personen

  • Route auf Verkehrssicherheit prüfen

    3 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen abstimmen

    2 Personen

  • Teilnehmerformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Streckenkarte veröffentlichen

  • Start- und Wechselpunkte reservieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Wechselstationen einteilen

    2 Personen

  • Verkehrsregelungskräfte einplanen

    2 Personen

  • Ersthelferbesetzung abstimmen

    2 Personen

  • Startnummern entwerfen

  • Startnummern und Streckenkarten drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerdaten prüfen

    2 Personen

  • Freiwilligenanweisungen erstellen

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    3 Personen

  • Wechselstäbe beschriften

    2 Personen

  • Medaillenbänder befestigen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmenden die letzten Informationen senden

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Startpakete bereitstellen

    3 Personen

  • Wegweiser sortieren

    2 Personen

Event

  • Volunteer-Briefing geben

    2 Personen

  • Startbereich aufbauen

    6 Personen

  • Anmeldetisch aufstellen

    2 Personen

  • Wechselstationen einrichten

    8 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    6 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    6 Personen

  • Verkehrsregler positionieren

    8 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Startnummern ausgeben

    4 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Staffelstäbe verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Start begleiten

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Staffel starten

    2 Personen

  • Wechselpunkte besetzen

    8 Personen

  • Streckenposten besetzen

    6 Personen

  • Teilnehmende sicher begleiten

    8 Personen

  • Zwischenzeiten erfassen

    3 Personen

  • Wasserstellen besetzen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Finisher in Empfang nehmen

    3 Personen

  • Medaille überreichen

    2 Personen

  • Zielzeiten notieren

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Musik und Durchsagen betreuen

  • Die letzten Teilnehmer begleiten

    4 Personen

  • Route freigeben

    3 Personen

Nachbereitung

  • Zielgelände abbauen

    6 Personen

  • Startgelände abbauen

    4 Personen

  • Routenschilder entfernen

    6 Personen

  • Absperrungen entfernen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Fotos teilen

  • Genehmigungsunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

  • WechselstäbeAnz. 30
  • KegelAnz. 40
  • StartnummernAnz. 300
  • SicherheitsnadelnAnz. 600
  • StoppuhrenAnz. 8
  • MessbänderAnz. 3
  • RoutenpläneAnz. 300
  • MedaillenbänderAnz. 300
  • MedaillenAnz. 300

Ausstattung

  • MegafoneAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 12
  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 8
  • LaptopsAnz. 3
  • DruckerAnz. 2

Beleuchtung

  • BaustrahlerAnz. 6
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 10
  • LeuchtarmbänderAnz. 300

Dekoration

  • FahnenAnz. 30
  • Niederländische FlaggenAnz. 12
  • BallonsAnz. 150
  • Startbogen
  • BannerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 40
  • WegweiserAnz. 60
  • KreideAnz. 6

Sicherheit

  • VerkehrsbarrierenAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 10
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • Weste VerkehrsregelungAnz. 12
  • Weste für FreiwilligeAnz. 30
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • RettungsdeckenAnz. 20
  • EinweghandschuheAnz. 100

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 400
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • ServierschalenAnz. 15
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Route zuerst fest und beantrage erforderliche Genehmigungen möglichst mehrere Wochen vor dem Start. Erst danach lassen sich Verkehrsmaßnahmen, Startpunkte und Wechselstationen verbindlich planen.
  • Plane pro Wechselstation mindestens eine eingewiesene Person ein und teile zusätzlich Kräfte für die Verkehrsregelung und die Erste-Hilfe-Besetzung ein. Verschicke die Freiwilligenanweisungen spätestens 7 Tage vor der Staffel.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Prüfe Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Teamzuordnungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. So kannst du Startnummern, Routenpläne und Wechselstäbe passend vorbereiten.
  • Packe für jede Wechselstation ein eigenes Set mit Wechselstäben, Wegweisern, Funkgerät oder Megafon und den benötigten Unterlagen. Eine zentrale Ersatzkiste mit Sicherheitsnadeln, Powerbanks und zusätzlicher Beleuchtung verhindert lange Wege bei Problemen.
  • Sende die letzten Informationen 24 bis 48 Stunden vor dem Start und prüfe dabei Wetter, Route und Treffpunkte. Denke neben Medaillen und Startnummern auch an Verlängerungskabel, Stoppuhren und eine funktionierende Beschallung ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Befreiungsstaffel anmelden?
Beginne mit der Anmeldung und der Streckenplanung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen und Absprachen zur Verkehrsregelung können mehrere Wochen dauern, besonders bei einer Route über öffentliche Wege.
Wie viele Helfer braucht eine Befreiungsstaffel?
Plane mindestens eine Person pro Wechselstation, zusätzlich Kräfte für Start und Ziel, Verkehrsregelung und Erste Hilfe. Für eine kleine Staffel solltest du mit mindestens 8 bis 12 Helfenden rechnen; bei mehreren Stationen steigt die Zahl entsprechend.
Wann soll ich Startnummern und Streckenkarten drucken?
Drucke das Material nach dem Anmeldeschluss, idealerweise 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So stimmen Namen, Teamdaten und die Anzahl der Startnummern mit der endgültigen Teilnehmerliste überein.
Was muss am Tag vor der Befreiungsstaffel kontrolliert werden?
Prüfe 24 Stunden vorher die Wettervorhersage, die Verkehrssicherheit der Route, die Wechselpunkte und die Vollständigkeit der Materialkisten. Lade Funkgeräte, Powerbanks und wiederaufladbare Lampen vollständig auf und lege die letzten Teilnehmerinformationen bereit.

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