Organiser le Relais de la liberté sans rien oublier

Le Relais de la liberté demande une coordination précise entre parcours, autorisations, participants et équipes sur le terrain. Commence par valider la date, l’itinéraire et les zones de départ et de relais, puis ouvre les inscriptions avec une carte claire. À l’approche du jour J, vérifie les données des participants, répartis les bénévoles et confirme la sécurité routière. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 64 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Vérifier la sécurité routière de l'itinéraire
3 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la carte du parcours
Réserver les zones de départ et de relais
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de relais
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Coordonner la présence des secouristes
2 personnes
Concevoir les dossards
Imprimer les numéros de départ et les cartes d’itinéraire
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Étiqueter les relais
2 personnes
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Trier les panneaux de direction
2 personnes

Événement

Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Monter l’aire de départ
6 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager les points d'échange
8 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
6 personnes
Installer les barrières
6 personnes
Positionner les régulateurs de circulation
8 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les bâtons de relais
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer le relais
2 personnes
Tenir les points de relais
8 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
Encadrer les participants en toute sécurité
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Tenir les points d’eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accueillir les finisseurs
3 personnes
Remettre la médaille
2 personnes
Noter les résultats d’arrivée
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Libérer le parcours
3 personnes

Suivi

Démonter l’espace d’arrivée
6 personnes
Démonter la zone de départ
4 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
6 personnes
Retirer les barrières
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager les photos
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Bâtons de relaisqté 30
Cônesqté 40
Numéros de départqté 300
Épingles de sûretéqté 600
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 3
Cartes d'itinéraireqté 300
Rubans de médailleqté 300
Médaillesqté 300

Équipement

Mégaphonesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Lampes rechargeablesqté 10
Brassards lumineuxqté 300

Décoration

Drapeauxqté 30
Drapeaux néerlandaisqté 12
Ballonsqté 150
Arche de départ
Banderolesqté 6
Panneaux de directionqté 40
Panneaux d’orientationqté 60
Craie de trottoirqté 6

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Ruban de balisageqté 10
Cônes de signalisationqté 30
Gilets de régulation du traficqté 12
Gilets des bénévolesqté 30
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 15
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation dès que la date et l’itinéraire sont fixés : les mesures de circulation et la sécurité routière doivent être validées avant l’ouverture des inscriptions.
Publie la carte du parcours avec les points de relais et les horaires prévus. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de ne pas devoir les reconstituer la dernière semaine.
Prévois un responsable par zone de relais et attribue les postes des bénévoles au moins 7 jours avant l’épreuve. Remets-leur ensuite des consignes écrites, les numéros utiles et un moyen de communication.
Contrôle les dossards, les cartes d’itinéraire et les données des participants avant impression. Garde une marge pour les corrections et imprime les documents définitifs plusieurs jours avant le départ.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant l’événement, puis envoie les dernières informations aux participants. Vérifie aussi l’éclairage, les batteries et les rallonges si une partie de l’accueil ou du parcours se déroule tôt ou tard.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation du Relais de la liberté ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la sécurité du parcours, les zones de relais et le recrutement des bénévoles doivent être engagés avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour un Relais de la liberté ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de relais, mais prévois au minimum une personne responsable par relais, des agents pour les points de circulation et une équipe d’accueil au départ. Répartis les postes au moins 7 jours avant l’événement.
Quand envoyer les dernières informations aux participants ?: Envoie un premier récapitulatif 7 jours avant, puis une mise à jour définitive 24 à 48 heures avant le départ. Indique l’horaire, le point de rendez-vous, la carte du parcours, les relais et les consignes de sécurité.
Que faut-il vérifier la veille du Relais de la liberté ?: Vérifie les prévisions météo, les dossards, les cartes, les panneaux, les talkies-walkies, les chronomètres et les batteries. Confirme aussi la présence des secouristes, des bénévoles et des agents de circulation avant l’installation.

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