LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed voorbereid Bevrijdingsconcert

Een Bevrijdingsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en een programma. Je regelt tegelijk vergunningen, artiesten, geluid, licht, publieksinformatie, catering en veiligheid. Begin met de locatie en vergunningen, leg daarna artiesten en leveranciers vast en werk vervolgens toe naar een draaiboek met duidelijke rollen. In de laatste week controleer je vooral het weer, de technische details, dieetwensen, transport en de spullen die op locatie moeten zijn. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Vergunningen controleren

  • Locatie definitief vastleggen

  • Artiesten contracteren

    2 personen

  • Technische wensen verzamelen

    2 personen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering reserveren

  • Techniek reserveren

  • Podium reserveren

  • Beveiliging reserveren

  • EHBO-middelen bestellen

  • Noodplan afdrukken

  • Draaiboek afdrukken

  • Vrijwilligers inroosteren

    2 personen

  • Route naar locatie delen

  • Publieksinformatie publiceren

  • Artiesteninformatie versturen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Transport laden

    4 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Afzettingen plaatsen

    4 personen

  • Podium opbouwen

    6 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    5 personen

  • Lichtinstallatie opbouwen

    4 personen

  • Stroomvoorziening aansluiten

    3 personen

  • Publieksruimte inrichten

    5 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Cateringpunten inrichten

    3 personen

  • Dranken klaarzetten

    3 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Informatieborden plaatsen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • EHBO-punt inrichten

    2 personen

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Artiestenkleedkamers inrichten

    2 personen

  • Soundcheck uitvoeren

    6 personen

  • Lichtcheck uitvoeren

    4 personen

  • Cateringproef controleren

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Publieksingang openen

    4 personen

  • Publiek ontvangen

    6 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Programma aankondigen

  • Publieksstromen begeleiden

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Toiletten bijvullen

    2 personen

  • Artiesten begeleiden

    2 personen

  • Pauze catering aanvullen

    3 personen

  • Optredens begeleiden

    4 personen

  • Publieksveiligheid controleren

    4 personen

  • Laatste ronde serveren

    3 personen

  • Publiek naar uitgang begeleiden

    4 personen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur afbreken

    5 personen

  • Lichtapparatuur afbreken

    4 personen

  • Catering afbouwen

    3 personen

  • Meubilair verzamelen

    4 personen

  • Afval afvoeren

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    5 personen

  • Materialen terugbrengen

    3 personen

  • Gehuurde apparatuur retourneren

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Restanten opslaan

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

    2 personen

  • Leveranciersfacturen controleren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Podiumdelenaantal 12
  • Podiumtrapaantal 2
  • Kleedkamertafelsaantal 4
  • Kleedkamerstoelenaantal 12
  • Biertafelsaantal 12
  • Stoelenaantal 120
  • Statafelsaantal 10
  • Kledingrekkenaantal 4
  • Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

  • PA-speakersaantal 4
  • Subwoofersaantal 2
  • Mengtafel
  • Draadloze microfoonsaantal 4
  • Bedrade microfoonsaantal 6
  • Microfoonstatievenaantal 8
  • DI-boxenaantal 4
  • Monitor speakersaantal 4
  • Koptelefoonsaantal 4
  • Muzieklessenaarsaantal 8
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Stekkerdozenaantal 10
  • Kabelgotenaantal 20
  • Kabelbindersaantal 100
  • Podiumkabelsaantal 20
  • Gaffer tapeaantal 8

Verlichting

  • LED-spotsaantal 12
  • Podiumlampenaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Sfeerverlichtingaantal 10
  • Lichtslingersaantal 8
  • Batterijlampenaantal 12

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 250
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Scharenaantal 4

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 8
  • Koelboxenaantal 6
  • IJsblokbakkenaantal 8
  • Snijplankenaantal 6
  • Koks­messenaantal 6
  • Serveerplateausaantal 20
  • Voorraadbakkenaantal 12
  • Tangenaantal 8

Decoratie

  • Nederlandse vlaggenaantal 12
  • Bevrijdingsvlaggenaantal 12
  • Vlaggenlijnenaantal 10
  • Tafelkledenaantal 20
  • Programmabordenaantal 6
  • Pijlbordenaantal 10
  • Polsbandjesaantal 300

Schoonmaak

  • Bezemsetsaantal 4
  • Vloertrekkersaantal 2
  • Emmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Handvegersaantal 6
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 12
  • Afvalgrijpersaantal 4
  • Toiletborstelsaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer vergunningen en locatie minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Vraag bij de locatie meteen naar maximale publiekscapaciteit, stroomaansluitingen, laad- en lostijden en regels voor geluid.
  • Verzamel technische wensen direct na het contracteren van de artiesten. Laat uiterlijk 4 weken voor het concert bevestigen hoeveel microfoons, DI-boxen, monitor speakers en stroompunten nodig zijn.
  • Plan het programma met vaste wisseltijden. Reserveer per artiest minstens 15 minuten voor op- en afbouw en zet een contactpersoon klaar die artiesten naar kleedkamers en podium begeleidt.
  • Maak het draaiboek niet alleen voor de organisatie. Druk minimaal 2 exemplaren af voor de coördinatie en deel vrijwilligers per taak in, met een briefing van 30 minuten vóór de publieksopening.
  • Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, dranken, catering, kabels en transport. Leg kabelgoten, gaffer tape, afvalbakken en noodinformatie apart klaar, zodat ze niet onderin een laadruimte verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Bevrijdingsconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel vergunningen, locatie en artiesten eerst; reserveer techniek, podium, beveiliging en catering uiterlijk 6 tot 8 weken voor de concertdatum.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een Bevrijdingsconcert?
Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, geluid en openbare ruimte. Controleer minimaal 8 tot 12 weken vooraf bij de gemeente welke evenementen-, geluids- en eventuele verkeersvergunningen nodig zijn.
Hoeveel microfoons en speakers heb ik nodig voor een concert?
Dat bepaal je op basis van het programma en de technische wensen van de artiesten. Laat de technische rider uiterlijk 4 weken vooraf controleren door de geluidstechnicus; plan naast zangmicrofoons ook microfoonstatieven, monitor speakers en DI-boxen als die in de set voorkomen.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?
Reserveer catering ongeveer 6 weken vooraf en sluit de inventarisatie van dieetwensen 10 tot 14 dagen voor het concert. Geef het definitieve aantal medewerkers, vrijwilligers en artiesten uiterlijk 3 dagen vooraf door aan de cateraar.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!