Checklist del Concierto de la Liberación

Organizar el Concierto de la Liberación requiere coordinar permisos, artistas, técnica, seguridad y atención al público en el orden correcto. Este plan reúne 74 tareas y 63 materiales, desde fijar el lugar hasta cargar el transporte y enfriar las bebidas. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: escenario, sonido, iluminación y necesidades de cada artista deben quedar cerrados antes del montaje. También conviene dejar por escrito el programa, el plan de emergencia y los turnos de voluntariado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar permisos
Fijar definitivamente la ubicación
Contratar artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Reservar el escenario
Reservar seguridad
Pedir material de primeros auxilios
Imprimir el plan de emergencia
Imprimir el plan de trabajo
Programar a los voluntarios
2 personas
Compartir la ruta al lugar
Publicar información para el público
Enviar la información de los artistas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Cargar el transporte
4 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar las barreras
4 personas
Montar el escenario
6 personas
Montar el sistema de sonido
5 personas
Montar la instalación de iluminación
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Preparar la zona del público
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puntos de catering
3 personas
Preparar las bebidas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar los camerinos de los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
6 personas
Realizar la comprobación de luces
4 personas
Revisar la prueba de catering
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Abrir la entrada para el público
4 personas
Recibir al público
6 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Anunciar el programa
Guiar los flujos de público
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Reponer los baños
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Reponer el catering del descanso
3 personas
Coordinar las actuaciones
4 personas
Comprobar la seguridad del público
4 personas
Servir la última ronda
3 personas
Guiar al público hacia la salida
4 personas

Seguimiento

Desmontar el equipo de sonido
5 personas
Desmontar el equipo de iluminación
4 personas
Desmontar el catering
3 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Retirar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Guardar los restos
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Comprobar las facturas de proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenariocant. 2
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 12
Mesas de cervezacant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos con cablecant. 6
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Supervisar a los ponentescant. 4
Auricularescant. 4
Atriles de músicacant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 100
Cables del escenariocant. 20
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Luces del escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de bateríacant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas para servircant. 20
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 8

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 12
Banderas de liberacióncant. 12
Guirnaldascant. 10
Mantelescant. 20
Carteles del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 10
Pulserascant. 300

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobas de manocant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ubicación y los permisos antes de contratar el resto: sin esa confirmación no puedes fijar con seguridad el escenario, la ruta de acceso ni el horario de montaje.
Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito y compáralas con el equipo disponible: micrófonos, cajas DI, mesa de mezclas, PA, subwoofers y cables deben estar comprobados antes del día del concierto.
Reserva con antelación la seguridad, el catering y el escenario. Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones para que el número de raciones no se calcule a última hora.
Prepara dos copias impresas del plan de emergencia y del plan de trabajo, y asigna los turnos de voluntariado antes de publicar la información para el público.
El día del evento, comprueba primero el pronóstico y la ruta de llegada; después reúne materiales, carga el transporte, monta la iluminación y deja las bebidas enfriándose con tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Concierto de la Liberación?: Empieza al menos 8 semanas antes para comprobar permisos, fijar la ubicación y contratar artistas. Deja cerrados la técnica, la seguridad y el catering como mínimo 3 semanas antes.
¿Qué equipo técnico necesita un Concierto de la Liberación?: Como base, planifica PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, cables de escenario y alimentación eléctrica. Confirma las necesidades de cada artista antes de reservar o transportar el equipo.
¿Cuándo se debe publicar la información para el público?: Publícala cuando estén confirmados el lugar, el programa y la ruta de acceso, normalmente entre 2 y 3 semanas antes. Envía cualquier cambio relevante al público y a los artistas de inmediato.
¿Qué hay que preparar el día del concierto?: Comprueba el tiempo y el transporte por la mañana, reúne los materiales y carga el equipo antes de salir al lugar. Reserva varias horas para el montaje del escenario, sonido, iluminación, catering y señalización.

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