Befreiungskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe Genehmigungen und den endgültigen Veranstaltungsort mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei auch Zufahrt, Stromversorgung, Aufbauzeiten und die zulässige Besucherzahl.
• Buche Künstler, Bühne, Technik und Sicherheitsdienst nicht nacheinander auf den letzten Drücker, sondern bestätige alle vier Bereiche spätestens 6 Wochen vorher. Sammle die technischen Anforderungen der Künstler, bevor du PA, Mischpult, Mikrofone und Monitore reservierst.
• Verschicke Einladungen und Publikumsinformationen etwa 4 Wochen vor dem Konzert. Setze eine Anmeldefrist und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Catering-Termin, damit die Bestellung angepasst werden kann.
• Plane für Programm, Drehbuch und Notenpulte eine gemeinsame Endkontrolle 3 bis 5 Tage vor dem Konzert. Schicke Künstlern dann Anreise, Bühnenzeiten, Umkleideinformationen und technische Vorgaben in einer Nachricht.
• Lege am Veranstaltungstag feste Zeitfenster für Aufbau, Soundcheck, Catering und Einlass fest. Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher, kühle die Getränke rechtzeitig und drucke Notfallplan sowie Drehbuch zusätzlich auf Papier aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Befreiungskonzert anmelden?

Beginne mit der Prüfung der Genehmigungen 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für Bühne, Technik, Sicherheit und Künstler solltest du spätestens 6 Wochen vorher verbindliche Zusagen haben.

Wann sollte man die Künstler für ein Befreiungskonzert buchen?

Buche die Künstler idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. So bleibt genug Zeit, technische Anforderungen zu sammeln, das Programm zu erstellen und die Künstlerinformationen rechtzeitig zu verschicken.

Wie viele Getränke braucht man für ein Konzert?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane für jede weitere Stunde ungefähr 1 Getränk pro Person ein. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person bereithalten.

Wann muss das Catering für ein Befreiungskonzert bestellt werden?

Reserviere das Catering spätestens 4 Wochen vorher und übermittle die endgültige Personenzahl sowie Ernährungswünsche 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. Am Vortag sollten Getränke, Lebensmittel und benötigte Materialien vollständig geprüft sein.

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