Checklist pour organiser un Concert de la Libération

Un Concert de la Libération demande de coordonner les autorisations, les artistes, la scène, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par sécuriser le lieu et les prestataires, puis fixe le programme avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins alimentaires, préparer le plan d’urgence, répartir les bénévoles et vérifier la météo. Cette checklist regroupe les 74 tâches et les 63 éléments à prévoir pour avancer sans oublier les détails qui bloquent souvent le montage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations
Finaliser le lieu
Engager les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
Réserver la scène
Réserver la sécurité
Commander les fournitures de premiers secours
Imprimer le plan d’urgence
Imprimer le déroulé
Planifier les bénévoles
2 personnes
Partager l’itinéraire vers le lieu
Publier les informations au public
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Charger le transport
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
5 personnes
Monter l’installation lumière
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Aménager l’espace public
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les points de restauration
3 personnes
Préparer les boissons
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
6 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
4 personnes
Vérifier la dégustation traiteur
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
Accueillir le public
6 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Annoncer le programme
Gérer les flux de public
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Réapprovisionner le catering de pause
3 personnes
Accompagner les spectacles
4 personnes
Vérifier la sécurité du public
4 personnes
Servir le dernier tour
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

Démonter le matériel audio
5 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
4 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Vérifier les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Tables de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12
Tables de bièreqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Surveiller les enceintesqté 4
Casques audioqté 4
Pupitres de musiqueqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Câbles de scèneqté 20
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 10
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à batterieqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Ciseauxqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Bacs de stockageqté 12
Pincesqté 8

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Drapeaux de la Libérationqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Nappesqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Braceletsqté 300

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les autorisations avant de confirmer le programme : les artistes, la scène, la sécurité et la technique dépendent de ces validations. Garde une confirmation écrite pour chaque réservation.
Demande les besoins techniques et alimentaires au moment de l’inscription des artistes et des invités. Sans ces informations, le catering et la sonorisation risquent d’être ajustés trop tard.
Prépare le déroulé, le plan d’urgence et l’itinéraire au moins 7 jours avant le concert. Les bénévoles doivent recevoir leurs horaires et leurs rôles avant le jour du montage.
Pour la régie, vérifie que les microphones, pieds, boîtiers DI, retours, câbles, rallonges et multiprises correspondent au programme. Ajoute des serre-câbles, des goulottes et du ruban gaffer pour sécuriser les passages.
La veille, refroidis les boissons, rassemble le mobilier et contrôle l’éclairage, la scène et la sonorisation. Le jour J, prévois assez de temps pour charger le transport avant l’arrivée des artistes et du public.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un Concert de la Libération ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, le lieu, les artistes, la scène, la technique et la sécurité doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions ou d’envoyer les invitations.
Que faut-il vérifier une semaine avant le concert ?: À J-7, confirme les horaires des artistes et des prestataires, les besoins alimentaires, les bénévoles et l’itinéraire. Imprime aussi le déroulé et le plan d’urgence, puis vérifie les prévisions météo.
Combien de temps prévoir pour le montage technique ?: Prévois au minimum 4 heures pour installer la scène, les enceintes, la console, les microphones, les retours et l’éclairage. Ajoute du temps pour les essais son et lumière avant l’ouverture au public.
Quand acheter les boissons et préparer le catering ?: Fais les courses et confirme le catering 2 à 3 jours avant l’événement, selon les produits. Refroidis les boissons la veille et prépare le service traiteur le jour même, en tenant compte de l’heure d’arrivée des invités.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.