Checklist voor een goed georganiseerde bevestigingsdienst

Een bevestigingsdienst vraagt om twee soorten voorbereiding: een verzorgde ceremonie en een ontvangst waar gasten prettig kunnen napraten. Begin met datum, locatie en gastenlijst, en werk daarna toe naar het programma, de sprekers en de praktische inrichting. Verzamel dieetwensen op tijd en leg vast wie muziek, teksten, catering en techniek beheert. In de laatste week draait alles om ophalen, koelen, klaarzetten en testen; juist daar worden brood, taart, programmaboekjes en microfoons vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Reservering ontvangstlocatie maken
Ceremonieprogramma samenstellen
2 personen
Muziek voor dienst selecteren
2 personen
Sprekers en lezers bevestigen
Teksten en gebeden verzamelen
2 personen
Programmaboekjes laten drukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Taart en brood ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

Locatie en kerk openen
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Ontvangstruimte decoreren
3 personen
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Techniek en muziek testen
2 personen
Sprekers kort instrueren
2 personen
Cateringteam briefen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Bevestigingsdienst begeleiden
4 personen
Gasten naar ontvangst begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Kerkzaal nalopen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Servies afwassen en opbergen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamertafel

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Scharenaantal 3
Soeplepelsaantal 4
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Windlichtenaantal 12
LED-kaarsenaantal 24
Welkomstbord
Gastenboek
Naamkaarthoudersaantal 80

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiokabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Muziekstandaardsaantal 3

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 90
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 12
Enveloppenaantal 90

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vloermoppenaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uitnodigingen niet pas na het definitieve programma. Verstuur ze zodra datum en locatie vaststaan en vraag gasten om hun aanmelding en dieetwensen vóór één duidelijke deadline door te geven.
Maak voor de ceremonie één compleet draaiboek met muziek, sprekers, lezers, teksten en gebeden. Leg ook vast wie de programmaboekjes uitdeelt en wie de draadloze microfoons test.
Bereken de catering op basis van de definitieve gastenlijst en controleer daarna de boodschappenlijst nog één keer. Plan het ophalen van taart en brood apart; die blijven niet vanzelf goed tot het moment van serveren.
Richt de ontvangstlocatie in een vaste volgorde in: eerst stoelen en tafels, daarna tafelkleden en decoratie, vervolgens buffet, drankentafel en servies. Zet naamkaartjes, gastenboek en welkomstbord klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.
Reserveer op de dag zelf tijd voor een volledige techniekcheck. Test luidsprekers en microfoons in de ruimte, zet dranken koud en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen bruikbaar en gevuld zijn.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een bevestigingsdienst?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum en locatie definitief zijn, bij voorkeur minimaal 6 weken voor de dienst. Geef een aanmelddeadline van ongeveer 3 weken vooraf, zodat je dieetwensen, catering en programmaboekjes kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bevestigingsdienst voor te bereiden?: Reken op 6 tot 8 weken voor de volledige organisatie. Plan de ceremonie, sprekers en muziek uiterlijk 3 weken vooraf vast en gebruik de laatste week voor boodschappen, ophalen, drukken en controles.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst voor een bevestigingsdienst?: Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 3 weken voor de dienst, direct na de aanmelddeadline. Controleer daarna opnieuw de aantallen voor catering, naamkaartjes, programmaboekjes, stoelen en servies.
Wat moet je op de dag van een bevestigingsdienst als eerste doen?: Open de kerk en ontvangstlocatie eerst en controleer daarna stoelen, tafels en techniek. Plan minimaal 2 uur voor aanvang voor opstelling, decoratie, buffet, gekoelde dranken, programmaboekjes en een volledige geluidstest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.