Checklist para organizar un servicio de confirmación

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, la ubicación y la reserva de la recepción antes de enviar las invitaciones. Así los invitados reciben una dirección definitiva y puedes calcular el aforo desde el principio.
• Envía las invitaciones con varias semanas de margen y fija una fecha límite para las inscripciones. Reserva después de ese plazo unos días para confirmar preferencias dietéticas y elaborar la lista definitiva.
• No dejes el programa para la víspera: confirma con antelación a los ponentes y lectores, reúne los textos y oraciones, selecciona la música e imprime los folletos antes del montaje.
• Calcula el catering con la lista final de invitados y revisa vajilla, mesas, bandejas y utensilios antes de comprar. La falta de tazas de café, vasos o cubiertos suele detectarse cuando ya empieza la recepción.
• Programa la apertura del recinto y de la iglesia con tiempo suficiente para montar sillas y mesas, preparar el bufé, enfriar las bebidas y probar micrófonos, altavoces y música. Deja los programas y las tarjetas de nombre colocados antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una confirmación?

Envíalas varias semanas antes del servicio y establece una fecha límite clara para responder. Reserva unos días adicionales para reclamar respuestas y cerrar la lista definitiva de invitados.

¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?

Ciérrala después de la fecha límite de inscripción y antes de calcular las cantidades del catering. Deja al menos unos días para comprobar las preferencias dietéticas y ajustar la compra.

¿Qué se prepara el día anterior a un servicio de confirmación?

Deja listos los folletos del programa, las tarjetas de nombre, la decoración no perecedera y las bebidas para enfriar. También conviene confirmar la recogida de la tarta y el pan y revisar la lista de la compra.

¿Cuánto tiempo hace falta para montar la recepción?

Reserva varias horas para abrir el recinto, colocar sillas y mesas, montar el bufé y la mesa de bebidas y decorar la zona. Añade tiempo independiente para probar los micrófonos, los altavoces y la música antes de la llegada de los invitados.

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