Checklist pour organiser un service de confirmation

Un service de confirmation demande de coordonner la cérémonie, les invités et le moment convivial qui suit. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les invitations, le programme et le repas. Les dernières journées servent surtout à confirmer les intervenants, préparer les livrets, récupérer le gâteau et installer les espaces. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Faire la réservation du lieu d'accueil
Élaborer le programme de la cérémonie
2 personnes
Sélectionner la musique pour le service
2 personnes
Confirmer les intervenants et les lecteurs
Rassembler les textes et les prières
2 personnes
Faire imprimer les livrets du programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le gâteau et le pain
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu et l’église
2 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Décorer l’espace d’accueil
3 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Tester la technique et la musique
2 personnes
Briefer brièvement les intervenants
2 personnes
Briefer l'équipe traiteur
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Superviser le service de confirmation
4 personnes
Accompagner les invités à l’accueil
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Couper et servir le gâteau
3 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier la salle de l'église
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Laver et ranger la vaisselle
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Table de loge

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Ciseauxqté 3
Louches à soupeqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 20

Décoration

Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Compositions floralesqté 8
Lanternesqté 12
Bougies LEDqté 24
Panneau d’accueil
Livre d’or
Porte-nomsqté 80

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles audioqté 4
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Pieds de microqté 3

Papeterie

Brochures du programmeqté 90
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 12
Enveloppesqté 90

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations au moins 6 semaines avant la cérémonie. Demande dès la réponse les besoins alimentaires et utilise ces informations pour établir la liste définitive des invités.
Confirme les intervenants, les lecteurs, les textes et les prières 2 à 3 semaines avant. Prépare ensuite le programme afin de faire imprimer les livrets avec le bon ordre de la cérémonie.
Réserve le lieu d’accueil dès que la date est fixée, puis vérifie sa capacité en fonction du nombre définitif de convives. Prévois aussi l’espace nécessaire pour les tables, le buffet et la circulation.
Teste les microphones sans fil, les haut-parleurs et la musique au plus tard la veille. Une vérification sur place permet de repérer une batterie manquante, un câble absent ou un volume insuffisant.
Le jour précédent, refroidis les boissons et prépare les en-cas; le jour même, récupère le gâteau et le pain assez tôt pour installer le buffet sans précipitation. Garde les livrets et les badges nominatifs regroupés à l’entrée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un service de confirmation ?: Envoie-les idéalement 6 semaines avant la cérémonie. Fixe une date limite de réponse environ 3 semaines avant afin de calculer le repas et de finaliser la liste des invités.
Quand confirmer les lecteurs et les intervenants ?: Contacte-les 3 semaines avant le service et reconfirme leur présence 7 jours avant. Vérifie à ce moment-là les textes, les horaires d’arrivée et les besoins en matériel.
Combien de temps faut-il pour préparer la salle ?: Prévois au moins 2 heures le jour même pour ouvrir le lieu, installer les chaises et les tables, décorer l’accueil et mettre en place le buffet. Ajoute 30 minutes pour tester la musique et les microphones.
Quand faire les courses et récupérer le gâteau ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant, puis récupère le gâteau et le pain le jour de la cérémonie, suffisamment tôt pour terminer l’installation. Refroidis les boissons la veille, surtout si plusieurs glacières sont nécessaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.