Bestätigungsdienst organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die endgültige Gästeliste erst nach Ablauf der Anmeldefrist fest. Plane danach Cateringmengen, Namensschilder, Sitzplätze und die Anzahl der Programmhefte – plus etwa 5 bis 10 zusätzliche Exemplare.
• Bestätige Redner, Vorleser und Musik spätestens 2 Wochen vor dem Gottesdienst. Sammle Texte und Gebete an einem Ort und teste Funkmikrofone sowie Lautsprecher vor dem Einlass.
• Reserviere den Empfangsort, sobald Datum und ungefährer Gästekreis feststehen. Prüfe dabei nicht nur Tische und Stühle, sondern auch Kühlmöglichkeiten, Buffetische und den Platz für Kaffee und Getränke.
• Bereite haltbare Dinge am Vortag vor: Namensschilder, Programmhefte, Dekoration und Gästebuch. Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden; Kuchen und Brot holst du möglichst am selben Tag ab.
• Teile den Aufbau in feste Zuständigkeiten auf und plane mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Empfang ein. Eine Person öffnet Kirche und Location, während andere Tische stellen, das Buffet einrichten und die Musik testen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man die Einladungen für einen Bestätigungsdienst verschicken?

Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Bestätigungsdienst, damit du Gästeliste, Ernährungswünsche und Cateringmengen rechtzeitig abschließen kannst.

Wie viele Programmhefte brauche ich für einen Bestätigungsdienst?

Rechne mit einem Programmheft pro anwesendem Haushalt oder pro Person, je nachdem, wie es genutzt wird. Drucke zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve, damit verspätete Gäste und beschädigte Exemplare abgedeckt sind.

Wann muss das Programm für den Gottesdienst fertig sein?

Bestätige Ablauf, Musik, Redner, Vorleser, Texte und Gebete spätestens 2 Wochen vorher. Die Programmhefte solltest du danach drucken lassen und spätestens am Vortag bereitlegen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für den Empfang?

Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Tischdecken, Dekoration, Buffet, Getränke und Technik ein. Wenn Kirche und Empfangsort geöffnet, dekoriert und technisch geprüft werden müssen, teile die Helfer auf mehrere parallele Aufgaben auf.

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