Bestuursvergadering organiseren: checklist

Een bestuursvergadering loopt vooral vast wanneer stukken, techniek of catering te laat worden geregeld. Werk daarom in vaste stappen: bevestig eerst datum en ruimte, verzamel daarna agenda en vergaderstukken en controleer pas vervolgens de praktische uitvoering. Denk naast de vergadering zelf ook aan ontvangst, naamkaartjes, koffie en thee, lunch of diner en de afhandeling van acties. Met deze checklist houd je overzicht over de 44 taken en 32 spullen die voor dit plan nodig zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergaderruimte reserveren
Agenda opstellen
Vergaderstukken verzamelen
2 personen
Notulen en actielijst controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Agenda en stukken verspreiden
Presentaties controleren
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
2 personen
Vergadertafel indelen
Presentatiescherm opstellen
Laptop en kabels aansluiten
Vergaderstukken klaarleggen
Naamkaartjes klaarleggen
Dranken koelen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Dinerbuffet voorbereiden
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening en agenda toelichten
Notulen en acties bespreken
2 personen
Inhoudelijke agendapunten behandelen
2 personen
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Besluiten en acties vastleggen
Rondvraag en afsluiting begeleiden

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
Notulen uitwerken en versturen
Actiehouders informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 3
Stoelenaantal 16
Buffettafel

Servies

Bordenaantal 20
Kommetjesaantal 20
Besteksetsaantal 20
Drinkglazenaantal 24
Koffiekopjesaantal 16

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Flip-over
Flip-overpapier
Wandklok

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Serveerbestekaantal 6
Schenkkanaantal 2
Koelboxenaantal 2

Catering

Serveerkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 4
Koffiethermoskannenaantal 2
Waterkaraffenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 6
Vuilnisbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 2

Tips

Stuur agenda en vergaderstukken uiterlijk 5 werkdagen vooraf rond. Zo kunnen deelnemers de inhoud lezen en krijg je dieetwensen of afmeldingen nog op tijd binnen.
Plan een technische test 1 tot 2 uur voor aanvang. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker, verlengsnoeren en stekkerdozen aan en controleer de presentatie op de echte vergaderplek.
Maak de vergadertafel vóór ontvangst compleet: leg vergaderstukken en naamkaartjes klaar en zet per deelnemer een stoel, drinkglas en koffiekopje neer.
Koel dranken minimaal 2 uur vooraf en bereid koffie en thee vóór de eerste deelnemers binnenkomen. Zet waterkaraffen zichtbaar op tafel, zodat niemand tijdens de opening hoeft rond te lopen.
Controleer de ruimte 30 minuten voor aanvang op entree, tafels, stoelen, verlichting en afvalvoorzieningen. Zet voor het buffet aparte serveerschalen, serveerkommen en serveerbestek klaar en houd afwasborstels en microvezeldoeken achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bestuursvergadering uitnodigen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 10 tot 15 werkdagen vooraf, zodat bestuurders de datum kunnen reserveren. Verstuur agenda en vergaderstukken uiterlijk 5 werkdagen voor de vergadering.
Wanneer moet ik de techniek voor een bestuursvergadering testen?: Test alle apparatuur 1 tot 2 uur voor aanvang op locatie. Controleer niet alleen de laptop en beamer, maar ook kabels, stekkerdozen, het projectiescherm en de presentatieklikker.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een bestuursvergadering?: Reken voor een vergadering van 3 uur op ongeveer 3 koppen koffie of thee per deelnemer, plus 1 extra kan voor onverwachte aanwezigen. Zet water gedurende de hele vergadering beschikbaar.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Vraag dieetwensen tegelijk met de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Controleer de aantallen opnieuw 2 werkdagen voor de vergadering en doe daarna de boodschappen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.