Checklist para organizar una reunión de la junta directiva

Una reunión de la junta directiva requiere más que reservar una sala y enviar una invitación. Hay que cerrar la agenda, reunir los documentos, confirmar quién asiste y comprobar que la presentación funcione antes de que llegue el primer participante. Esta checklist reúne 44 tareas y 32 materiales, desde las actas y las tarjetas con nombres hasta el café, el proyector y la limpieza final. Sigue el orden del plan para evitar preparativos de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Reservar la sala de reuniones
Elaborar la agenda
Recopilar los documentos de la reunión
2 personas
Revisar las actas y la lista de acciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir la agenda y los documentos
Revisar las presentaciones
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el espacio y la entrada
2 personas
Montar mesas y sillas
2 personas
Distribuir la mesa de reunión
Montar la pantalla de presentación
Conectar el portátil y los cables
Preparar los documentos de la reunión
Preparar tarjetas con nombres
Enfriar bebidas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
2 personas
Preparar el buffet de cena
3 personas

Evento

Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Servir café y té
2 personas
Explicar la apertura y el orden del día
Comentar el acta y las acciones
2 personas
Tratar los puntos de la agenda de contenido
2 personas
Reponer bebidas y aperitivos
2 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Registrar decisiones y acciones
Guiar el turno de preguntas y la clausura

Seguimiento

Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
2 personas
Recoger mesas y sillas
2 personas
Apagar el equipo
Recoger y llevar la basura
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Devolver el material alquilado
Redactar y enviar las actas
Informar a los accionistas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de reunióncant. 3
Sillascant. 16
Mesa del bufé

Vajilla

Platoscant. 20
Cuencoscant. 20
Cubiertoscant. 20
Vasoscant. 24
Tazas de cafécant. 16

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Clic de presentación
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Pizarra de hojas
Papel para rotafolio
Reloj de pared

Cocina

Cafetera
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Cubiertos de serviciocant. 6
Jarracant. 2
Neveras portátilescant. 2

Catering

Cuencos de serviciocant. 6
Bandejas de servircant. 4
Termos de cafécant. 2
Jarras de aguacant. 3
Compras

Limpieza

Cepillos para fregarcant. 2
Paños de microfibracant. 6
Papelelerascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 2

Consejos

Cierra la fecha, la sala y la agenda antes de enviar las invitaciones. Envía la agenda y los documentos con varios días de antelación para que los miembros puedan revisarlos.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas junto con la confirmación de asistencia. Así puedes calcular la comida, la fruta, los aperitivos y las bebidas sin comprar a ciegas.
Haz una prueba técnica antes del día de la reunión: portátil, proyector, pantalla, cables, regletas y clic de presentación. Lleva también una alternativa en papel por si falla la conexión o la proyección.
Prepara la sala con tiempo suficiente para montar las mesas, distribuir las sillas, colocar las tarjetas con nombres y dejar listos los documentos. Comprueba también la entrada y el recorrido hasta la sala, especialmente si llegan personas por primera vez.
No dejes el servicio para el último momento: enfría las bebidas, prepara el café y el té, coloca el buffet y distribuye jarras de agua. Reserva unos minutos para poner papeleras, paños y material de limpieza donde sean accesibles.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar la agenda de una reunión de la junta directiva?: Envíala junto con los documentos al menos 3 días antes de la reunión. Si hay informes extensos o decisiones importantes, intenta distribuirlos con 5 a 7 días de margen.
¿Con cuánta antelación hay que probar el proyector y el portátil?: Haz una prueba completa como mínimo 1 día antes y repítela al llegar, al menos 60 minutos antes del inicio. Comprueba también los cables, las regletas y el clic de presentación.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?: Calcula entre 60 y 90 minutos para montar mesas y sillas, colocar los documentos, preparar las tarjetas con nombres y revisar la entrada. Añade tiempo si también montas el buffet y la zona de café.
¿Cuándo conviene comprar y enfriar las bebidas?: Haz la compra el día anterior cuando sea posible y enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes de la recepción. Así puedes comprobar las cantidades y evitar tener que reorganizar el servicio durante la reunión.

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