Checklist pour organiser une réunion du conseil

Une réunion du conseil se prépare en plusieurs étapes : réserver la salle, cadrer l’ordre du jour, réunir les documents et vérifier la technique. Les détails logistiques comptent aussi, surtout quand la séance se prolonge autour d’un repas. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations jusqu’à l’accueil des participants. Elle inclut les vérifications souvent oubliées, comme les besoins alimentaires, les câbles, les badges et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver une salle de réunion
Établir l’agenda
Rassembler les documents de réunion
2 personnes
Vérifier le compte rendu et la liste d'actions
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Diffuser l’ordre du jour et les documents
Vérifier les présentations
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier l’espace et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Aménager la table de réunion
Installer l'écran de présentation
Brancher l’ordinateur portable et les câbles
Préparer les documents de réunion
Préparer les badges nominatifs
Refroidir les boissons
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Préparer le buffet du dîner
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter l'ouverture et l'ordre du jour
Discuter du compte rendu et des actions
2 personnes
Traiter les points de l’ordre du jour
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Consigner les décisions et les actions
Animer le tour de table et la clôture

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Éteindre l’équipement
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Retourner les matériels de location
Rédiger et envoyer le compte-rendu
Informer les actionnaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 3
Chaisesqté 16
Table de buffet

Vaisselle

Assiettesqté 20
Petits bolsqté 20
Couvertsqté 20
Verres à boireqté 24
Tasses à caféqté 16

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Paperboard
Papier pour chevalet
Horloge murale

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 2
Couverts de serviceqté 6
Carafeqté 2
Glacièresqté 2

Catering

Saladiers de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 4
Thermos à caféqté 2
Carafes d'eauqté 3
Courses

Nettoyage

Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 6
Poubellesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Conseils

Bloquez la date et la salle assez tôt pour laisser au moins 2 à 3 semaines aux participants. Envoyez ensuite l’invitation avec l’ordre du jour provisoire et demandez les besoins alimentaires dès l’inscription.
Préparez les documents définitifs au plus tard 3 jours avant la réunion. Vérifiez aussi le compte rendu précédent et la liste des actions : ces éléments sont souvent cherchés au dernier moment.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur et les câbles la veille. Prévoyez une rallonge et une multiprise disponibles, même si la salle semble déjà équipée.
Installez les tables, les chaises et la table de réunion avant l’arrivée du premier participant. Disposez les badges, les documents et une horloge visible pour faciliter le démarrage et le suivi du temps.
Refroidissez les boissons quelques heures avant et préparez le café, le thé, les fruits et les amuse-bouches avant l’accueil. Pour un repas, vérifiez la vaisselle, les couverts de service, les carafes et les poubelles avant de dresser le buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion du conseil ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue, avec le lieu et un ordre du jour provisoire. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la réunion pour connaître les présences et les besoins alimentaires.
Quand diffuser l’ordre du jour et les documents de réunion ?: Diffusez la version complète au moins 3 jours avant la séance. Si un document change ensuite, signalez clairement la nouvelle version afin d’éviter que les participants travaillent sur un fichier dépassé.
Que faut-il tester avant une réunion du conseil ?: La veille, testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur et chaque câble. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises, puis gardez une solution de secours pour afficher les documents sans projection.
Quand préparer le café et le buffet du dîner ?: Refroidissez les boissons quelques heures à l’avance. Préparez le café, le thé et les éléments froids avant l’accueil, puis dressez le buffet suffisamment près du repas pour conserver une présentation correcte.

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