LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Vorstandssitzung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Vorstandssitzung steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Raum muss passen, die Unterlagen müssen rechtzeitig vorliegen und die Technik darf nicht erst beim Sitzungsbeginn getestet werden. Plane Agenda, Einladungen und Anmeldungen zuerst und kümmere dich danach um Ausstattung und Verpflegung. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Ablauf – einschließlich der Punkte, die bei einer Sitzung häufig zu spät erledigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Besprechungsraum reservieren

  • Agenda erstellen

  • Tagungsunterlagen sammeln

    2 Personen

  • Protokoll und Maßnahmenliste prüfen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Agenda und Unterlagen verteilen

  • Präsentationen prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Raum und Eingang prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    2 Personen

  • Konferenztisch einteilen

  • Präsentationsbildschirm aufstellen

  • Laptop und Kabel anschließen

  • Unterlagen bereitlegen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Getränke kühlen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung und Tagesordnung erläutern

  • Protokoll und Maßnahmen besprechen

    2 Personen

  • Inhaltliche Tagesordnungspunkte behandeln

    2 Personen

  • Getränke und Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    2 Personen

  • Beschlüsse und Maßnahmen festhalten

  • Fragerunde und Abschluss moderieren

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Geschirr und Küchenmaterial abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Abfall sammeln und wegbringen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

  • Protokoll ausarbeiten und versenden

  • Aktionsträger informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BesprechungstischeAnz. 3
  • StühleAnz. 16
  • Buffet-Tisch

Geschirr

  • TellerAnz. 20
  • SchälchenAnz. 20
  • BestecksetsAnz. 20
  • TrinkgläserAnz. 24
  • KaffeetassenAnz. 16

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationsklicker
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Flipchart
  • Flipchart-Papier
  • Wanduhr

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • ServierbesteckAnz. 6
  • KaraffeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2

Catering

  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 4
  • KaffeethermoskannenAnz. 2
  • WasserkaraffenAnz. 3
  • Einkäufe

Reinigung

  • SpülbürstenAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 6
  • MülleimerAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 2

Tipps

  • Verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Ort und Agenda abgestimmt sind. Sende Agenda und Sitzungsunterlagen anschließend rechtzeitig gesammelt an alle Teilnehmenden, damit Rückfragen noch vor dem Termin geklärt werden können.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel mindestens 30 Minuten vor Beginn. Öffne jede Präsentation einmal vollständig und prüfe, ob Bild und Ton funktionieren.
  • Plane pro anwesender Person mindestens ein Trinkglas sowie zusätzlich eine Kaffeetasse ein. Kühle Getränke frühzeitig und stelle Kaffee, Tee, Wasser und Snacks so bereit, dass niemand während der ersten Tagesordnungspunkte suchen muss.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens bei der Anmeldung und prüfe sie vor dem Einkauf noch einmal. Für ein Dinnerbuffet brauchst du außerdem ausreichend Teller, Besteck, Servierschalen und Servierbesteck – diese Dinge werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
  • Bereite Namensschilder, Unterlagen und die Maßnahmenliste vor dem Eintreffen der ersten Person vor. Lege außerdem fest, wer protokolliert und wer offene Beschlüsse nach der Sitzung nachverfolgt; sonst gehen Aufgaben trotz eines guten Gesprächs leicht verloren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Vorstandssitzung vorbereiten?
Beginne mindestens 2 bis 3 Wochen vorher mit Datum, Ort, Agenda und Einladungen. Die finalen Unterlagen sollten spätestens 2 bis 3 Tage vor der Sitzung verteilt werden.
Wann sollte die Technik für eine Vorstandssitzung getestet werden?
Teste die komplette Technik am Sitzungstag mindestens 30 Minuten vor Beginn. Wenn Präsentationen oder Videokonferenzen vorgesehen sind, empfiehlt sich ein zusätzlicher Test am Vortag.
Wie viel Verpflegung braucht man für eine Vorstandssitzung?
Rechne für das erste Sitzungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich jederzeit Wasser bereit. Plane pro Person mindestens einen Snack und beim Dinnerbuffet eine vollständige Portion ein; Ernährungswünsche müssen separat berücksichtigt werden.
Was muss man am Tag der Vorstandssitzung zuerst erledigen?
Prüfe zuerst Eingang und Raum, stelle Tische und Stühle auf und richte anschließend Bildschirm, Laptop und Kabel ein. Danach legst du Unterlagen und Namensschilder bereit und bereitest Getränke, Kaffee, Tee und Snacks vor – idealerweise 30 Minuten vor dem Empfang.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!