Wat heb je nodig voor een bestuursvergadering?

Voor een bestuursvergadering heb je meer nodig dan alleen koffie en vergaderstukken. Regel per deelnemer drinken, servies en eten, en controleer vooraf of laptop, beamer, kabels en presentatieklikker bij elkaar passen. Stem de hoeveelheid lunch en hapjes af op het aantal aanmeldingen en de verzamelde dieetwensen. Met deze boodschappenlijst voorkom je dat er tijdens de vergadering glazen, koffiekopjes of een werkende aansluiting ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 3
Stoelenaantal 16
Buffettafel

Servies

Bordenaantal 20
Kommetjesaantal 20
Besteksetsaantal 20
Drinkglazenaantal 24
Koffiekopjesaantal 16

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Flip-over
Flip-overpapier
Wandklok

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Serveerbestekaantal 6
Schenkkanaantal 2
Koelboxenaantal 2

Catering

Serveerkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 4
Koffiethermoskannenaantal 2
Waterkaraffenaantal 3
Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 pak
- Melk - 4 liter
- Havermelk - 2 liter
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinaasappelsap - 4 liter
- Appelsap - 2 liter
- Rode wijn - 6 flessen
- Witte wijn - 4 flessen
- Alcoholvrij bier - 12 flesjes
- Stokbroden - 6 stuks
- Volkorenbrood - 3 broden
- Roomboter - 500 gram
- Hummus - 4 bakjes
- Roomkaas - 3 bakjes
- Jonge kaas - 1,5 kilogram
- Gerookte kipfilet - 800 gram
- Vegetarische spread - 4 bakjes
- Gemengde salade - 2 kilogram
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 1 kilogram
- Paprika's - 6 stuks
- Olijven - 3 potten
- Druiven - 2 kilogram
- Appels - 16 stuks
- Bananen - 12 stuks
- Notenmix - 1 kilogram
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Toastjes - 4 pakken
- Kruidenboter - 4 bakjes
- Pasta - 2 kilogram
- Pesto - 4 potten
- Pastasaus - 4 potten
- Parmezaanse kaas - 500 gram
- Gegrilde groenten - 2 kilogram
- Olijfolie - 1 fles
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 potje
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Keukenpapier - 4 rollen
- Servetten - 3 pakken
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 1 fles
- Vuilniszakken - 2 rollen
- Toiletpapier - 2 pakken

Schoonmaak

Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 6
Vuilnisbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 2

Tips

Reken voor het eerste vergaderuur op 2 tot 3 drankjes per persoon: combineer koffie, thee en water en plan extra water bij een middagprogramma. Zet waterkaraffen en een schenkkan op tafel, zodat niet iedereen naar het buffet hoeft.
Neem per aanwezige minimaal 1 bord, 1 kommetje, 1 bestekset en 1 drinkglas mee. Voor koffie en thee heb je daarnaast 1 koffiekopje per persoon nodig; leg 2 tot 3 extra exemplaren klaar voor late aanmeldingen of vervanging.
Bestel of koop lunch op basis van de definitieve aanmeldingen en houd dieetwensen apart herkenbaar. Leg serveerkommen, serveerschalen en serveerbestek klaar voordat het dinerbuffet of de lunch begint.
Test de presentatieopstelling uiterlijk 1 dag vooraf met de laptop, beamer, het projectiescherm en de presentatieklikker. Neem minimaal 1 verlengsnoer en 1 stekkerdoos mee en controleer of de juiste aansluitkabel aanwezig is.
Plan de koffievoorraad niet alleen voor de start: zet koffiezetapparaat, waterkokers en koffiethermoskannen klaar voor de hele vergadering. Neem ook microvezeldoeken, afwasborstels en vuilnisbakken mee; die worden vaak pas gemist wanneer het buffet al open is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een bestuursvergadering?: Reken op 3 tot 4 koppen koffie of thee per persoon voor een vergadering van ongeveer 3 uur. Zet extra koffie klaar bij ontvangst en ververs de thermoskannen na circa 90 minuten.
Hoeveel water en glazen moet ik voorzien per deelnemer?: Voorzie minimaal 1 drinkglas en ongeveer 1,5 liter water per persoon voor een vergadering van een halve dag. Zet per 6 tot 8 deelnemers een waterkaraf op tafel en vul die tijdens de pauze bij.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een bestuursvergadering?: Neem per deelnemer 1 bord, 1 kommetje, 1 bestekset, 1 drinkglas en 1 koffiekopje mee. Voeg 10 procent reserve toe; bij 20 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 22 exemplaren van elk type.
Wanneer moet ik de techniek voor de bestuursvergadering testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker en aansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de vergaderdag nog een korte controle van 15 minuten voordat de deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.