Que faut-il prévoir pour une réunion du conseil ?

Pour une réunion du conseil, les oublis concernent souvent le matériel partagé et les boissons, plutôt que les documents eux-mêmes. Cette liste regroupe ce qu’il faut acheter ou emporter pour installer la salle, suivre les présentations et accueillir les participants. Prévoyez aussi le nécessaire pour le café, le buffet et le rangement après la réunion. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais certains éléments doivent être disponibles en double pour éviter les interruptions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 3
Chaisesqté 16
Table de buffet

Vaisselle

Assiettesqté 20
Petits bolsqté 20
Couvertsqté 20
Verres à boireqté 24
Tasses à caféqté 16

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Paperboard
Papier pour chevalet
Horloge murale

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 2
Couverts de serviceqté 6
Carafeqté 2
Glacièresqté 2

Catering

Saladiers de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 4
Thermos à caféqté 2
Carafes d'eauqté 3
Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 paquet
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 4 litres
- Jus de pomme - 2 litre
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 12 bouteilles
- Baguettes - 6 pièces
- Pain complet - 3 pains
- Beurre doux - 500 grammes
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 pots
- Fromage jeune - 1,5 kilogram
- Blanc de poulet fumé - 800 grammes
- Tartinade végétarienne - 4 barquettes
- Salade composée - 2 kilogrammes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 1 kilogramme
- Poivrons - 6 pièces
- Olives - 3 bocaux
- Raisins - 2 kilogrammes
- Pommes - 16 pièces
- Bananes - 12 pièces
- Mélange de noix - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Toasts - 4 paquets
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Pâtes - 2 kilogrammes
- Pesto - 4 pots
- Sauce pour pâtes - 4 pots
- Parmesan - 500 grammes
- Légumes grillés - 2 kilogrammes
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Serviettes - 3 paquets
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 1 flacon
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier toilette - 2 paquets

Nettoyage

Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 6
Poubellesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Conseils

Prévoyez au moins un verre et une tasse par participant, puis ajoutez 10 % de marge pour les invités de dernière minute ou les remplacements pendant la journée.
Pour le café et le thé, préparez les boissons avant l’arrivée du groupe et gardez une réserve dans un thermos afin de ne pas interrompre la réunion.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur, les rallonges et les multiprises au moins 30 minutes avant le début ; les adaptateurs manquants sont difficiles à trouver une fois la séance commencée.
Installez les documents, les badges nominatifs, le paperboard et au moins un paquet de papier pour chevalet avant l’accueil. Gardez quelques exemplaires supplémentaires de l’ordre du jour et du compte rendu.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et prévoyez une glacière ou des carafes pour les garder accessibles. Placez les poubelles et le matériel de nettoyage avant de dresser le buffet, pas après le repas.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une réunion du conseil ?: Prévoyez un verre par personne, plus 10 % de réserve. Pour 20 participants, cela représente 22 verres ; ajoutez-en davantage si plusieurs pauses sont prévues sans lavage entre-temps.
Quelle quantité de boissons acheter pour une réunion de 4 heures ?: Comptez environ 1 litre d’eau par personne pour quatre heures, en plus du café et du thé. Ajoutez 2 à 3 boissons chaudes par personne si une pause matinale et une pause après le déjeuner sont prévues.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test la veille si la salle est accessible, puis un contrôle complet au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez les branchements, l’affichage, le son éventuel et la charge de l’ordinateur.
Combien d’exemplaires des documents faut-il imprimer ?: Préparez un exemplaire par participant, plus 2 à 3 exemplaires de réserve pour les absents remplacés ou les documents égarés. Placez-les sur la table avant l’accueil, avec les badges nominatifs correspondants.

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