Zo organiseer je een bestuurstraining

Een bestuurstraining organiseer je het overzichtelijkst in drie fasen: eerst datum, ruimte en trainers vastleggen, daarna deelnemers en programma uitwerken, en ten slotte materialen en techniek testen. Begin minimaal vier weken vooraf met de basis, zodat je nog ruimte hebt voor wijzigingen in het programma of de deelnemerslijst. Regel dieetwensen en toegang niet pas op de trainingsdag. Controleer de presentatie, beamer, kabels en werkvormen uiterlijk één werkdag eerder.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Ruimte reserveren
3
Trainers bevestigen
4
Trainingsprogramma opstellen
2 personen
5
Deelnemerslijst samenstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Trainingsmateriaal verzamelen
2 personen
11
Werkvormen voorbereiden
2 personen
12
Presentatie controleren
13
Werkbladen afdrukken
14
Naambadges voorbereiden
15
Aanwezigheidslijst maken
16
Materialen per groep verdelen
2 personen
17
Deelnemers herinneren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Sleutels en toegang regelen
20
Apparatuur controleren
21
Ruimte schoonmaken
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Trainingsmateriaal klaarleggen
2 personen
24
Projector en scherm opstellen
2 personen
25
Presentatie en geluid testen
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
29
Dinerbuffet voorbereiden
3 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
2 personen
31
Aanwezigheid registreren
32
Naambadges uitdelen
33
Trainingsmaterialen uitdelen
2 personen
34
Opening en introductie verzorgen
2 personen
35
Trainingsonderdelen begeleiden
3 personen
36
Pauzedranken en snacks klaarzetten
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
39
Diner serveren
3 personen
40
Servies en afval verzamelen
2 personen
41
Avondprogramma begeleiden
3 personen
42
Feedbackformulieren uitdelen
43
Afsluiting verzorgen
2 personen

Nazorg

44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
2 personen
48
Apparatuur en materialen inpakken
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
50
Aanwezigheid en feedback verwerken
51
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker

Kantoor

Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 2
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 24
Sticky notesaantal 12
Mapjesaantal 24
Naambadgehoudersaantal 24
Papieren bewegwijzeringaantal 8

Catering

Koffiethermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Boodschappen

Servies

Bordenaantal 30
Kommetjesaantal 30
Mokkenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Dweilmop

Tips

Leg datum, ruimte en trainers eerst vast. Plan daarna pas het programma, zodat werkvormen en groepsindeling passen bij de beschikbare tijd en zaal.
Open het aanmeldformulier zodra het programma in hoofdlijnen staat en sluit de deelnemerslijst uiterlijk één week voor de training. Verzamel dan meteen dieetwensen en bijzondere behoeften.
Maak per groep een apart pakket met werkbladen, pennen, notitieblokken en sticky notes. Zo hoef je bij de start niet meer te zoeken of materialen tussen tafels te verdelen.
Test presentatie, laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en geluid uiterlijk de dag ervoor. Neem verlenghaspels en stekkerdozen mee; aansluitingen zitten zelden precies waar je ze nodig hebt.
Zet de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang klaar. Plaats tafels en stoelen, leg naambadges en aanwezigheidslijst neer en zet water, koffie en bewegwijzering klaar voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bestuurstraining organiseren?: Leg datum, locatie en trainers bij voorkeur vier tot zes weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging zodra het programma in hoofdlijnen klaar is en stuur uiterlijk twee werkdagen voor de training een herinnering.
Wanneer moet je de deelnemerslijst voor een bestuurstraining sluiten?: Sluit de aanmeldingen ongeveer één week voor de trainingsdag. Dan kun je dieetwensen verwerken, materialen per groep verdelen en de aanwezigheidslijst en naambadges maken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het opstellen van tafels, stoelen, flip-over, beamer en materialen. Trek nog 15 tot 30 minuten extra uit als je de ruimte of sleutels niet eerder hebt kunnen controleren.
Wanneer test je de techniek voor een bestuurstraining?: Test laptop, presentatie, beamer, scherm, HDMI-kabel en geluid uiterlijk één werkdag van tevoren. Controleer op de trainingsdag nogmaals of alles werkt voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.