Organiser une formation du conseil d’administration sans rien oublier

Une formation du conseil d’administration se prépare dans un ordre précis : date et salle, intervenants, programme, inscriptions, puis matériel et accueil. Commencez par bloquer le lieu et les formateurs avant d’envoyer les invitations. Le nombre de participants détermine la disposition des tables, les supports à imprimer et la répartition du matériel par groupe. Les oublis les plus fréquents concernent l’accès à la salle, les besoins alimentaires et le test du projecteur et du son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Réserver la salle
3
Fixer les entraîneurs
4
Établir le programme d’entraînement
2 personnes
5
Établir la liste des participants
6
Envoyer les invitations
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Rassembler le matériel de formation
2 personnes
11
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
12
Vérifier la présentation
13
Imprimer les feuilles de travail
14
Préparer les badges nominatifs
15
Faire la liste des présences
16
Répartir le matériel par groupe
2 personnes
17
Rappeler les participants
18
Faire les courses
2 personnes
19
Organiser les clés et l’accès
20
Vérifier l'équipement
21
Nettoyer l’espace
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
24
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
25
Tester la présentation et le son
2 personnes
26
Aménager la table d'accueil
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
29
Préparer le buffet du dîner
3 personnes

Événement

30
Accueillir les participants
2 personnes
31
Enregistrer la présence
32
Distribuer les badges nominatifs
33
Distribuer le matériel de formation
2 personnes
34
Assurer l’ouverture et l’introduction
2 personnes
35
Encadrer les ateliers d’entraînement
3 personnes
36
Préparer les boissons et les snacks de la pause
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
38
Installer le buffet du dîner
3 personnes
39
Servir le dîner
3 personnes
40
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
41
Encadrer le programme du soir
3 personnes
42
Distribuer les formulaires de feedback
43
Assurer la clôture
2 personnes

Suivi

44
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
47
Nettoyer l’espace
2 personnes
48
Emballer l’équipement et le matériel
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
50
Traiter la présence et les retours
51
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 2
Multiprisesqté 4
Enceinte portable

Bureau

Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 24
Post-itqté 12
Chemisesqté 24
Supports de badges nominatifsqté 24
Signalétique papierqté 8

Catering

Thermos à caféqté 3
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Courses

Vaisselle

Assiettesqté 30
Petits bolsqté 30
Tassesqté 30
Verres à boireqté 30
Couvertsqté 30

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Louchesqté 6
Glacièresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Serpillière

Conseils

Bloquez la date, la salle et les formateurs avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les réponses et ajuster le programme.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la formation. Cela évite de découvrir les contraintes le jour même.
Préparez un dossier par participant avec badge nominatif, feuilles de travail, stylo et bloc-notes. Imprimez une marge de 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Répartissez le matériel à l’avance par groupe et installez les tables avant l’arrivée des participants. Gardez les marqueurs, post-it et feuilles de paperboard à un endroit clairement identifié.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les rallonges, les multiprises et l’enceinte au moins 30 minutes avant le début. Vérifiez aussi les clés et l’accès à la salle, souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation du conseil d’administration ?: Prévoyez idéalement 3 semaines. La première semaine sert à fixer la date, la salle, les formateurs et le programme ; les deux suivantes permettent de gérer les inscriptions, les supports et la logistique.
Quand envoyer les invitations à la formation du conseil d’administration ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, généralement 2 à 3 semaines avant la session. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant pour préparer les badges, les feuilles et les besoins alimentaires.
Combien d’exemplaires faut-il imprimer pour une formation ?: Imprimez un dossier complet par participant inscrit et ajoutez environ 10 % d’exemplaires de réserve. Pour 20 participants, prévoyez donc 22 dossiers, ainsi que quelques feuilles de travail supplémentaires.
Quand tester le projecteur et le son ?: Faites un test complet au moins 30 minutes avant l’accueil, avec l’ordinateur, la présentation, le câble HDMI et l’enceinte. Gardez une solution de secours, comme les supports imprimés, si le matériel rencontre un problème.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.