Eine Vorstandsschulung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Vorstandsschulung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppe direkt arbeiten kann oder erst Technik, Unterlagen und Sitzordnung klären muss. Beginne mit Datum, Raum und Trainer und plane danach Programm, Anmeldung und Verpflegung. Spätestens eine Woche vorher sollten Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Arbeitsmaterialien feststehen. Am Veranstaltungstag prüfst du Beamer, Ton und Präsentation vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Raum reservieren
- 3
Trainer bestätigen
- 4
Trainingsprogramm erstellen
2 Personen
- 5
Teilnehmerliste zusammenstellen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Trainingsmaterial sammeln
2 Personen
- 11
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
- 12
Präsentation prüfen
- 13
Arbeitsblätter ausdrucken
- 14
Namensschilder vorbereiten
- 15
Anwesenheitsliste erstellen
- 16
Materialien pro Gruppe verteilen
2 Personen
- 17
Teilnehmer erinnern
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Schlüssel und Zugang organisieren
- 20
Ausrüstung prüfen
- 21
Raum reinigen
2 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Trainingsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 24
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 25
Präsentation und Ton testen
2 Personen
- 26
Empfangstisch einrichten
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 29
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Event
- 30
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 31
Anwesenheit erfassen
- 32
Namensschilder verteilen
- 33
Trainingsmaterialien austeilen
2 Personen
- 34
Eröffnung und Einführung übernehmen
2 Personen
- 35
Trainingsstationen begleiten
3 Personen
- 36
Getränke und Snacks für die Pause bereitstellen
2 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
- 38
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
- 39
Abendessen servieren
3 Personen
- 40
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
- 41
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 42
Feedbackformulare verteilen
- 43
Abschluss organisieren
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Abfall sortieren und entsorgen
2 Personen
- 47
Raum reinigen
2 Personen
- 48
Ausrüstung und Materialien einpacken
2 Personen
- 49
Geliehene Sachen zurückgeben
- 50
Anwesenheit und Feedback erfassen
- 51
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
Büro
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-PapierAnz. 2
- Whiteboard
- Whiteboard-MarkerAnz. 8
- StifteAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 24
- Sticky notesAnz. 12
- MappenAnz. 24
- NamensschildhalterAnz. 24
- Papierschilder zur WegweisungAnz. 8
Catering
- KaffeethermoskannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 4
- Einkäufe
Geschirr
- TellerAnz. 30
- SchälchenAnz. 30
- TassenAnz. 30
- TrinkgläserAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
- PutzlappenAnz. 8
- Wischmopp
Tipps
- Reserviere Raum und Trainer zuerst und lege anschließend das Trainingsprogramm fest. Plane für Aufbau, Techniktest und Reinigung jeweils eigene Zeitblöcke ein, statt sie zwischen zwei Programmpunkte zu schieben.
- Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Schulung kennst. So kannst du Sitzplätze, Unterlagen und Verpflegung passend vorbereiten.
- Drucke Arbeitsblätter, Namensschilder und Anwesenheitsliste mindestens zwei Tage vorher aus. Lege Materialien pro Gruppe in getrennte Mappen, damit die Ausgabe beim Beginn nicht aufgehalten wird.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI- und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam mit der Präsentation. Ein Ersatzkabel und eine offline gespeicherte Präsentation verhindern Verzögerungen durch Netzwerk- oder Verbindungsprobleme.
- Stelle Tische und Stühle nach der geplanten Arbeitsmethode auf und beschrifte den Weg zum Raum. Bereite Wasser, Kaffeethermoskannen, Tassen und Gläser vor Beginn vor; genau diese Kleinigkeiten werden bei Schulungen häufig erst in der Pause bemerkt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Vorstandsschulung organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Raum und Trainer. Vier Wochen vorher sollten Programm und Einladung stehen, eine Woche vorher Teilnehmerzahl und besondere Wünsche.
- Wann sollte man die Teilnehmer einer Vorstandsschulung erinnern?
- Schicke eine erste Einladung etwa 4 Wochen vor dem Termin und eine Erinnerung 7 Tage vorher. Eine kurze Nachricht am Vortag kann zusätzlich auf Uhrzeit, Raum und mitzubringende Unterlagen hinweisen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Vorstandsschulung?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Materialien und Technik ein. Der Beamer-, Ton- und Präsentationstest sollte spätestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmer abgeschlossen sein.
- Was sollte man für eine Vorstandsschulung ausdrucken?
- Bereite pro Teilnehmer ein Namensschild und die benötigten Arbeitsblätter vor, zusätzlich eine Anwesenheitsliste. Für jede Arbeitsgruppe solltest du eine eigene Materialmappe sowie einige Ersatzexemplare einplanen.
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