Zo organiseer je een beroepenmarkt

Een beroepenmarkt organiseren begint niet met posters, maar met een duidelijke lijst van beroepen en deelnemers. Leg eerst datum en locatie vast, benader daarna werkgevers en sprekers en open pas vervolgens de aanmeldingen. Zodra je weet hoeveel stands en bezoekers je verwacht, kun je de ruimte, het programma, de catering en de techniek plannen. De laatste controle zit vaak in details: naambadges, plattegronden, presentatietijden en informatie die deelnemers vooraf nodig hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemende beroepen bepalen
3 personen
3
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
4
Werkgevers benaderen
3 personen
5
Sprekers uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemers bevestigen
2 personen
13
Standhouders indelen
2 personen
14
Programma samenstellen
2 personen
15
Presentatietijden bevestigen
2 personen
16
Catering bestellen
2 personen
17
Drankvoorraad plannen
18
Tafels en stoelen reserveren
19
Apparatuur testen
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Plattegrond afdrukken
22
Programma afdrukken
23
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Promotiemateriaal klaarleggen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Entree vrijmaken
2 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
30
Standnummers ophangen
2 personen
31
Standhouders ontvangen
3 personen
32
Standmaterialen uitdelen
2 personen
33
Standhouders laten opbouwen
4 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
36
Geluidsniveau testen
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Hapjes klaarzetten
2 personen
39
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Deelnemers registreren
3 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Naambadges uitdelen
2 personen
44
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
45
Programma toelichten
46
Openingswoord verzorgen
47
Standhouders ondersteunen
2 personen
48
Presentaties aankondigen
49
Presentatieruimte begeleiden
2 personen
50
Microfoon bedienen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Voorraad controleren
57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
58
Laatste presentatie afronden
59
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

60
Standmaterialen verzamelen
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Deelnemers bedanken
2 personen
71
Bezoekersfeedback verzamelen
72
Facturen en bonnetjes verzamelen
73
Foto- en videomateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Presentatieklikkersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 160
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiepottenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Standbordenaantal 24
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Statafelbordjesaantal 8
Naambadgehoudersaantal 100
Klembordenaantal 30
Posterkokersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal eerst welke beroepen aan bod komen en maak daarna de deelnemerslijst. Benader werkgevers en sprekers ruim vóór je de uitnodigingen verstuurt, zodat je programma niet uit losse toezeggingen bestaat.
Plan de ruimte op basis van het aantal standhouders én bezoekersstromen. Reserveer tafels, stoelen en eventuele statafels per zone en maak een plattegrond met duidelijke pijlborden.
Bevestig presentatietijden schriftelijk en verzamel dieetwensen zodra iemand zich aanmeldt. Wacht niet tot de laatste week met catering bestellen of deelnemersinformatie versturen.
Test laptops, projector, scherm, luidsprekers en draadloze microfoons vooraf in de ruimte zelf. Leg verlengkabels, stekkerdozen, oplaadkabels en een presentatieklikker klaar bij de techniek, niet in een afgesloten opslag.
Maak per deelnemer een naambadge en druk plattegronden en programma’s op tijd af. Leg ook promotiemateriaal, standborden en informatieborden klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een beroepenmarkt organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Werkgevers en sprekers hebben tijd nodig om toe te zeggen, terwijl je daarna nog aanmeldingen, stands, catering en techniek moet regelen.
Hoeveel beroepen heb je nodig voor een beroepenmarkt?: Dat hangt af van de ruimte en doelgroep, maar plan per beroep minimaal één duidelijk bemande stand. Maak de definitieve deelnemerslijst zodra je weet hoeveel tafels, standborden en presentatiemomenten beschikbaar zijn.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een beroepenmarkt?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken voor de markt. Stuur deelnemersinformatie met programma, locatie, plattegrond en praktische instructies uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer test je de techniek voor een beroepenmarkt?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en controleer op de dag zelf opnieuw de aansluitingen. Reserveer per presentatie tijd om laptops, projector, luidsprekers en microfoons te testen voordat het programma begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.