Einen Berufe-Markt Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Berufe-Markt müssen viele Aussteller, Vorträge und Besucher zeitlich zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Ort und den teilnehmenden Berufen, bevor du Einladungen oder Werbung verschickst. Danach folgen Arbeitgeber, Redner, Anmeldungen und ein verbindlicher Ablaufplan. Plane Technik, Mobiliar, Beschilderung und Verpflegung spätestens in der letzten Woche gemeinsam durch – dort entstehen die meisten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmende Berufe festlegen
3 Personen
- 3
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 4
Arbeitgeber kontaktieren
3 Personen
- 5
Redner einladen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbung in sozialen Medien posten
- 9
Poster verteilen
3 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 13
Aussteller einteilen
2 Personen
- 14
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 15
Präsentationszeiten bestätigen
2 Personen
- 16
Catering bestellen
2 Personen
- 17
Getränkevorrat planen
- 18
Tische und Stühle reservieren
- 19
Geräte testen
2 Personen
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Lageplan drucken
- 22
Programm drucken
- 23
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Werbematerial bereitlegen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Eingang freimachen
2 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 30
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 31
Aussteller empfangen
3 Personen
- 32
Standmaterialien verteilen
2 Personen
- 33
Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen
4 Personen
- 34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 35
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
- 36
Lautstärke testen
2 Personen
- 37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 38
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 39
Infomaterial bereitlegen
2 Personen
- 40
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 41
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 42
Besucher begrüßen
3 Personen
- 43
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 44
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 45
Programm vorstellen
- 46
Eröffnungsrede halten
- 47
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 48
Präsentationen ankündigen
- 49
Präsentationsraum betreuen
2 Personen
- 50
Mikrofon bedienen
- 51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 52
Snacks servieren
2 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Toiletten kontrollieren
- 56
Bestand prüfen
- 57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 58
Abschließende Präsentation fertigstellen
- 59
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Standmaterial sammeln
4 Personen
- 61
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 63
Geräte ausschalten
2 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Fundsachen sammeln
- 67
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 68
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Restbestand einlagern
2 Personen
- 70
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
- 71
Besucherfeedback sammeln
- 72
Rechnungen und Belege sammeln
- 73
Foto- und Videomaterial archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 24
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadekabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- TrinkgläserAnz. 160
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
Dekoration
- StandschilderAnz. 24
- InfotafelnAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- StehtischschilderAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 30
- PosterhülsenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst fest, welche Berufe vertreten sind, und kontaktiere Arbeitgeber und Redner anschließend mit einem konkreten Termin. Für Zu- oder Absagen solltest du eine Frist von mindestens 14 Tagen setzen.
- Öffne das Anmeldeformular, verschicke Einladungen und starte die Werbung erst, wenn Ort, Zeiten und Ansprechpartner feststehen. Bestätige angemeldete Teilnehmer spätestens sieben Tage vor dem Markt und erfasse dabei auch Ernährungswünsche.
- Erstelle das Programm erst, wenn alle Präsentationszeiten bestätigt sind. Plane pro Beitrag eine feste Start- und Endzeit sowie mindestens 10 Minuten Wechselzeit ein, damit verspätete Vorträge nicht den ganzen Tag verschieben.
- Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und Laptops am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Präsentationsdateien. Lege Verlängerungs- und Ladekabel außerdem dort bereit, wo die Technik aufgebaut wird, statt sie erst beim Einlass zu suchen.
- Drucke Lageplan, Programm, Wegweiser, Standschilder und Namensschilder spätestens zwei Tage vorher. Bestelle Catering und Getränke danach, wie viele Teilnehmer bestätigt sind; für das erste Veranstaltungsstunde rechnest du mit zwei bis drei Getränken pro Person.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Berufe-Markt organisieren?
- Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort und den vertretenen Berufen. Arbeitgeber und Redner brauchen häufig mehrere Wochen für eine verbindliche Zusage.
- Wann sollte man Arbeitgeber und Redner einladen?
- Lade sie spätestens sechs Wochen vor dem Berufe-Markt ein und setze eine Antwortfrist von 14 Tagen. So bleiben noch mindestens vier Wochen, um Aussteller einzuteilen und das Programm zu erstellen.
- Wie viel Zeit sollte man für Präsentationen einplanen?
- Plane pro Präsentation eine feste Dauer und zusätzlich mindestens 10 Minuten für den Wechsel ein. Bei sechs Beiträgen entstehen dadurch bereits etwa 50 Minuten Puffer, wenn du jeweils fünf Minuten Übergang einrechnest.
- Wann müssen Teilnehmerinformationen verschickt werden?
- Sende bestätigten Teilnehmern spätestens sieben Tage vor dem Termin Programm, Lageplan, Anreisehinweise und Einlasszeit. Änderungen am selben Tag solltest du zusätzlich am Eingang und auf den Wegweisern sichtbar machen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!