Cómo organizar una feria de profesiones paso a paso
Organizar una feria de profesiones requiere coordinar a empleadores, ponentes, visitantes y proveedores en un mismo día. Empieza por fijar la fecha, el lugar y las profesiones participantes; después crea la lista de contactos y abre las inscripciones. La parte que más se retrasa suele ser la confirmación de horarios, puestos y necesidades técnicas. Reserva con antelación el mobiliario, el equipo audiovisual y el catering, y deja una última revisión para comprobar que cada expositor sabe dónde debe estar y a qué hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Determinar las profesiones participantes
3 personas
- 3
Elaborar la lista de participantes
2 personas
- 4
Contactar a los empleadores
3 personas
- 5
Invitar a los ponentes
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar promoción en redes sociales
- 9
Distribuir carteles
3 personas
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Confirmar participantes
2 personas
- 13
Asignar puestos a los expositores
2 personas
- 14
Elaborar el programa
2 personas
- 15
Confirmar horarios de presentación
2 personas
- 16
Pedir el catering
2 personas
- 17
Planificar el stock de bebidas
- 18
Reservar mesas y sillas
- 19
Probar el equipo
2 personas
- 20
Preparar acreditaciones
2 personas
- 21
Imprimir el plano
- 22
Imprimir el programa
- 23
Enviar información a los participantes
2 personas
- 24
Hacer la compra
2 personas
- 25
Preparar el material promocional
- 26
Enfriar bebidas
2 personas
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Despejar la entrada
2 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 30
Colgar los números de stand
2 personas
- 31
Recibir a los expositores
3 personas
- 32
Repartir materiales del stand
2 personas
- 33
Coordinar el montaje de los expositores
4 personas
- 34
Montar la mesa de registro
2 personas
- 35
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 36
Probar el nivel de sonido
2 personas
- 37
Montar el punto de café
2 personas
- 38
Preparar los aperitivos
2 personas
- 39
Dejar listo el material informativo
2 personas
- 40
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 41
Registrar a los participantes
3 personas
- 42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 43
Repartir acreditaciones
2 personas
- 44
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
- 45
Presentar el programa
- 46
Dar el discurso de apertura
- 47
Apoyar a los expositores
2 personas
- 48
Anunciar presentaciones
- 49
Guiar la sala de presentaciones
2 personas
- 50
Manejar el micrófono
- 51
Servir café y té
2 personas
- 52
Servir aperitivos
2 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 55
Comprobar los baños
- 56
Comprobar el inventario
- 57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 58
Terminar la presentación final
- 59
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 60
Reunir materiales del stand
4 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 62
Lavar la vajilla
2 personas
- 63
Apagar el equipo
2 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
4 personas
- 66
Recoger objetos perdidos
- 67
Cerrar el recinto
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Guardar el stock restante
2 personas
- 70
Agradecer a los participantes
2 personas
- 71
Recopilar comentarios de los visitantes
- 72
Recopilar facturas y recibos
- 73
Archivar el material fotográfico y de vídeo
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 8
- Mantelescant. 24
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cables de cargacant. 6
- Pulsadores de presentacióncant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 160
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
Decoración
- Carteles de standcant. 24
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles para mesas altascant. 8
- Portanombrescant. 100
- Portapapelescant. 30
- Tubos para pósterescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de contactar a los empleadores: necesitas saber cuántos puestos caben y qué equipos puedes instalar. Como referencia, confirma la distribución al menos 4 semanas antes del evento.
- No esperes a tener todos los ponentes confirmados para abrir las inscripciones. Publica el formulario cuando tengas definida la información básica y vuelve a comunicar el programa actualizado entre 7 y 10 días antes.
- Asigna cada expositor a una mesa concreta y envíale el plano junto con el horario. Hazlo como mínimo una semana antes para detectar duplicidades, cambios de última hora o necesidades especiales.
- Prueba proyectores, pantalla, altavoces, micrófonos, portátiles, cables y regletas el día anterior. Lleva también cables de carga y alargadores de reserva: suelen faltar cuando varios participantes preparan presentaciones a la vez.
- Cierra el catering según las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas, no según una estimación inicial. Calcula las bebidas para toda la jornada y coloca la información direccional, las acreditaciones y el programa antes de que lleguen los primeros asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de profesiones?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y el mobiliario al principio, contacta a empleadores y ponentes durante las dos primeras semanas y deja los últimos 7 días para confirmar horarios, puestos, catering y equipo.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de profesiones?
- Abre el formulario cuando tengas confirmados la fecha, el lugar, el horario general y las profesiones representadas, normalmente 4 o 5 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones entre 3 y 5 días antes para ajustar catering, acreditaciones y sillas.
- ¿Cómo distribuyo los puestos de los expositores?
- Asigna los puestos después de conocer el número de participantes y las necesidades de cada empleador. Envía el plano y la ubicación definitiva al menos 7 días antes, dejando pasillos despejados y colocando cerca del equipo técnico a quienes hagan presentaciones.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a la feria?
- Revisa durante una prueba de 60 a 90 minutos el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos, los portátiles y todas las conexiones. También comprueba que están impresos el plano, el programa y las acreditaciones, y que el mobiliario y el catering tienen hora de entrega confirmada.
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