Organiser un forum des métiers, étape par étape

Un forum des métiers se prépare d’abord autour des professionnels présents, puis autour du parcours des visiteurs. Commence par fixer la date et le lieu, définir les métiers représentés et contacter les employeurs avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construis un programme lisible, répartis les exposants et réserve le mobilier ainsi que l’équipement technique. Les oublis les plus fréquents concernent les horaires confirmés, les besoins alimentaires, les badges et les câbles nécessaires aux présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Déterminer les métiers participants
3 personnes
3
Établir la liste des participants
2 personnes
4
Contacter les employeurs
3 personnes
5
Inviter les intervenants
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les participants
2 personnes
13
Répartir les exposants
2 personnes
14
Établir le programme
2 personnes
15
Confirmer les horaires de présentation
2 personnes
16
Commander le catering
2 personnes
17
Planifier le stock de boissons
18
Réserver des tables et des chaises
19
Tester l'équipement
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer le plan
22
Imprimer le programme
23
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Préparer le matériel promotionnel
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Dégager l’entrée
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
31
Accueillir les exposants
3 personnes
32
Distribuer les supports de stand
2 personnes
33
Faire monter les exposants
4 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
36
Tester le niveau sonore
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Préparer les en-cas
2 personnes
39
Préparer le matériel d’information
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
44
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
45
Présenter le programme
46
Faire le discours d’ouverture
47
Soutenir les exposants
2 personnes
48
Annoncer les présentations
49
Encadrer la salle de présentation
2 personnes
50
Gérer le micro
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Vérifier les stocks
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
58
Finaliser la dernière présentation
59
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

60
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Rassembler les objets trouvés
67
Fermer le lieu
2 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Remercier les participants
2 personnes
71
Recueillir les retours des visiteurs
72
Rassembler les factures et les reçus
73
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Cliques de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 160
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cafetièreqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Panneaux de standqté 24
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de tables hautesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 100
Presse-papiersqté 30
Tubes à affichesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Contacte les employeurs avant de publier l’invitation : pour chaque intervenant, confirme le métier présenté, le nom affiché, les horaires et le besoin éventuel d’un ordinateur ou d’un micro.
Ouvre le formulaire d’inscription assez tôt pour connaître le nombre de visiteurs et leurs besoins alimentaires. Relance les inscrits quelques jours avant le forum afin d’obtenir une liste fiable.
Construis le programme en séparant clairement les présentations et les échanges sur les stands. Envoie les horaires définitifs aux intervenants et aux participants au plus tard la semaine précédant l’événement.
Prépare le plan de salle à partir du nombre réel d’exposants : prévois les tables, chaises, tables hautes et panneaux indicateurs avant de répartir les stands. Imprime le plan et le programme en plusieurs exemplaires.
Teste le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones avant l’arrivée du public. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, câbles de recharge et batteries : ce sont souvent ces petits éléments qui retardent une présentation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un forum des métiers ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les employeurs, le lieu, le mobilier et le traiteur doivent être confirmés avant l’ouverture de la communication.
Combien de métiers faut-il prévoir pour un forum des métiers ?: Il n’y a pas de nombre fixe, mais vise une sélection couvrant plusieurs secteurs plutôt qu’une liste trop longue. Pour chaque métier, prévois au moins un intervenant confirmé et un créneau clairement indiqué dans le programme.
Quand envoyer les invitations aux participants ?: Envoie une première invitation environ 4 semaines avant le forum, puis une confirmation 5 à 7 jours avant. Cette seconde information doit rappeler l’horaire, le lieu, le plan et les éventuelles consignes pratiques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Réserve au minimum 2 heures avant l’ouverture au public. Ce délai permet d’installer les tables et panneaux, de préparer les badges, de tester les présentations et de régler les derniers problèmes de signalétique.

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